Die KI-Funktionen von OpenBiz
Worum geht es?
OpenBiz bietet eine vollständig integrierte Suite von KI-Modulen, mit denen Sie moderne Sprachmodelle (Large Language Models, kurz LLM) direkt in Ihren Geschäftsalltag einbetten. Anders als bei Stand-Alone-Tools wie ChatGPT arbeitet die KI hier direkt mit Ihren echten Daten — Kunden, Rechnungen, Produkten, Dokumenten — und innerhalb der gewohnten OpenBiz-Oberfläche.
Sie entscheiden dabei selbst, welcher Anbieter hinter der KI stehen soll: Anthropic Claude, OpenAI (ChatGPT), ein lokal betriebenes Open-Source-Modell auf Ihrem eigenen Server — oder eine Kombination aus mehreren. Ihre Daten verlassen dabei nie unnötig das System.
Die Module sind modular aufgebaut. Sie installieren nur, was Sie tatsächlich brauchen — vom einfachen KI-Chat bis zur firmeneigenen Wissensdatenbank mit semantischer Suche. KI Beratung buchen
Der Neo Agent — Ihr persönlicher KI-Assistent
Das Herzstück der KI-Integration ist der Neo Agent, ein persönlicher Assistent, der via Text oder Sprache bedient wird — am Desktop wie auch auf dem Handy. Typische Anwendungsbeispiele:
Voice Transkription - für Telefonate oder Punkt-zu-Punkt verschlüsselte Meetings — Sie veschicken eine Termineinladung, mit dem Meet-Link kann eine Punkt-zu-Punkt verschlüsseltes Telefonat mit Voice Recording und Transkript gestartet werden. Echte Einhaltung von DSGVO ohne Drittservice (Teams, Zoom etc.), keine Fake Sicherheit.
Spesenabrechnung unterwegs — Sie fotografieren Ihre Quittung mit dem Handy, laden sie in den Neo Agent hoch, und OpenBiz legt automatisch eine Spesenbuchung inklusive Betrag, Datum, Mehrwertsteuer und Kategorie an. Kein manuelles Abtippen mehr.
Kontakte aus dem Internet anlegen — Sie diktieren dem Neo Agent „Leg mir einen Kontakt an für die Firma XY aus Zürich", und er recherchiert Adresse, Telefon, Website und erstellt den Datensatz.
Rechnungen massenhaft einlesen — Eingehende Lieferantenrechnungen werden per KI ausgelesen, den richtigen Konten zugeordnet und als Eingangsrechnungs-Entwurf in OpenBiz angelegt — auch im Stapelbetrieb für ganze Posteingangsordner.
Eigene Wissensdatenbank abfragen — Fragen Sie natürliche Fragen wie „Was war nochmal unsere Preispolitik für Rahmenverträge über 50'000 Franken?" und der Agent antwortet auf Basis Ihrer hinterlegten Firmendokumente.
Der Neo Agent selbst ist die Benutzeroberfläche — dahinter stehen eine Reihe spezialisierter Module, die je nach Bedarf aktiviert werden.
Die zentralen Module im Überblick
Basis und Chat
LLM Integration Base ist das Fundament der gesamten KI-Suite. Es stellt die Verbindung zu allen unterstützten KI-Anbietern her und verwaltet Modelle, Zugangsdaten und Konfigurationen zentral an einem Ort.
Easy AI Chat ist der einfache Einstieg: ein Chatfenster in OpenBiz, in dem Sie mit der KI sprechen können wie mit ChatGPT — jedoch direkt aus dem System heraus. Ideal, um schnell eine E-Mail zu formulieren, einen Text zu übersetzen oder eine Kalkulation zu überprüfen.
LLM Assistant erweitert den Chat um vordefinierte Prompt-Vorlagen. So können Sie für wiederkehrende Aufgaben — etwa „Erstelle mir eine Offerte nach unserem Standard-Aufbau" — einen Knopfdruck statt einer ausformulierten Anweisung verwenden.
Die KI-Anbieter (Provider)
OpenBiz lässt Ihnen die Wahl, welche KI-Anbieter Sie nutzen möchten. Jeder ist als eigenes Modul verfügbar und kann einzeln oder in Kombination aktiviert werden:
Anthropic LLM Integration — Zugang zu Claude, der KI-Familie von Anthropic. Bekannt für besonders präzise und durchdachte Antworten, starke Mehrsprachigkeit und hohe Qualität bei analytischen Aufgaben.
OpenAI LLM Integration — Zugang zu GPT-4 und anderen Modellen von OpenAI. Der bekannteste KI-Dienst, breit einsetzbar.
Ollama LLM Integration — Open-Source-Modelle, die auf Ihrem eigenen Server laufen. Wichtig für alle Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen: Ihre Daten verlassen die firmeneigene Infrastruktur nicht.
Replicate LLM Integration — Plattform mit grosser Auswahl an spezialisierten Open-Source-Modellen, insbesondere für Bildgenerierung und kreative Aufgaben.
LiteLLM Proxy Integration — Ein vorgelagerter Proxy, der zahlreiche Anbieter unter einer einheitlichen Schnittstelle vereint. Nützlich, wenn Sie mehrere Anbieter parallel nutzen und zentral abrechnen möchten.
Letta LLM Integration — KI-Agenten mit persistentem Gedächtnis. Der Agent „erinnert" sich über Konversationen hinweg an wichtige Details — ideal für längerfristige Begleitung von Kundenprojekten.
LLM ComfyUI / ComfyICU Integration — Anbindung an Bild- und Medienerzeugung. Damit lassen sich zum Beispiel Produktbilder, Illustrationen oder Marketingvisuals direkt aus OpenBiz erzeugen.
Die firmeneigene Wissensdatenbank (RAG)
Die wohl spannendste Funktionsgruppe ist die Wissensdatenbank mit semantischer Suche — technisch „Retrieval-Augmented Generation" oder RAG genannt. Der Nutzen: Ihre KI antwortet nicht mehr aus allgemeinem Wissen, sondern aus Ihren eigenen Dokumenten, Verträgen, Handbüchern und Firmendaten.
LLM Knowledge ist das Kernmodul dafür. Sie füttern die Wissensdatenbank mit PDFs, Word-Dokumenten, Website-Inhalten oder OpenBiz-Datensätzen. Die KI zerlegt die Dokumente in sinnvolle Abschnitte, verschlagwortet sie mit mathematischen „Fingerabdrücken" (Embeddings) und speichert sie in einer Spezialdatenbank. Bei einer Frage findet sie die passenden Stellen auch dann, wenn die verwendeten Wörter nicht identisch sind — es geht um Bedeutung, nicht um Wortgleichheit.
LLM Knowledge Automation sorgt dafür, dass diese Wissensdatenbank automatisch aktuell bleibt. Wenn ein Mitarbeiter ein neues Handbuch hochlädt, eine Offerte ändert oder ein Wiki-Eintrag angepasst wird, aktualisiert sich der KI-Index ohne manuelles Zutun.
LLM Tool RAG liefert der KI die Werkzeuge, um bei jeder Frage zuerst in dieser Wissensdatenbank nachzuschlagen — inklusive Quellenangaben. So sehen Sie in der Antwort immer, aus welchem Dokument die Information stammt.
LLM Knowledge Integration for Document Pages verknüpft das bordeigene Dokumenten-Seiten-Modul (Knowledge / Wiki) direkt mit der Wissensdatenbank.
LLM RAG LlamaIndex und LLM RAG Mistral sind Erweiterungen für fortgeschrittene Anwender: Das eine verbessert die Aufteilung komplexer Dokumente in sinnvolle Abschnitte, das andere ermöglicht das Auslesen von Text aus Bildern, Quittungen und handgeschriebenen Notizen.
Für die technische Speicherung stehen mehrere Optionen bereit:
LLM PgVector nutzt PostgreSQL — also die Datenbank, die OpenBiz ohnehin schon einsetzt. Keine zusätzliche Infrastruktur nötig, ideal für die meisten KMU.
LLM Qdrant Integration verwendet eine spezialisierte Vektordatenbank, die bei sehr grossen Datenmengen (hunderttausende Dokumente) schneller ist.
LLM Vector Store Base ist die Abstraktionsschicht darunter — sie ermöglicht den Wechsel zwischen Speicherorten ohne Neuaufbau.
KI-Werkzeuge für einzelne Fachbereiche
LLM Tool Account bietet 18 KI-gestützte Werkzeuge speziell für die Buchhaltung: Saldenlisten erzeugen, Steuerreports ausführen, Buchungssätze erfassen, Abstimmungen durchführen, Zahlungen vorbereiten und den Periodenabschluss begleiten — alles per natürlichsprachigen Anweisungen.
LLM Tool MIS Builder stellt 44 Werkzeuge für das MIS Builder-Modul (Management Information System) bereit. KPIs anlegen, Perioden konfigurieren, Berichte berechnen, Abweichungen analysieren — alles im Dialog mit der KI.
LLM Tool Website umfasst 31 Werkzeuge rund um den Website-Betrieb: Seiten erstellen, Inhalte generieren, Menüs pflegen, SEO optimieren, Weiterleitungen einrichten, Besucherstatistiken auswerten. Der KMU-Klassiker „Kannst du mir schnell eine neue Landingpage für die Sommerkampagne anlegen?" wird damit Realität.
Mistral OCR Tool extrahiert Text aus Bildern und PDFs mit Hilfe moderner Bild-KI-Modelle. Grundlage für die Quittungs- und Rechnungs-Workflows.
Account Invoice Import LLM ist die spezialisierte Anwendung davon: Eingangsrechnungen werden per KI-OCR ausgelesen und direkt in die Buchhaltung übergeleitet. Zusammenspiel mit dem OCA-Modul account_invoice_import.
LLM Content Generation erzeugt Texte auf Knopfdruck — Produktbeschreibungen, Newsletter-Entwürfe, Blog-Einleitungen. Auf Wunsch im Stil Ihrer bestehenden Unternehmenskommunikation.
LLM Training Management richtet sich an Unternehmen, die eigene Modelle feintunen möchten: Trainingsdatensätze verwalten, Trainingsjobs auslösen, Fortschritte überwachen.
Fortgeschrittene Integration: MCP
Das Model Context Protocol (MCP) ist ein neuer Standard, über den externe KI-Programme wie Claude Desktop oder andere Entwicklerwerkzeuge direkt mit OpenBiz-Daten arbeiten können — selbstverständlich nur im Rahmen der konfigurierten Zugriffsrechte.
LLM MCP Server macht OpenBiz zu einem MCP-Host. Ihre Mitarbeiter können dann etwa aus Claude Desktop heraus Fragen zu Ihren OpenBiz-Daten stellen, ohne sich separat einloggen zu müssen.
LLM MCP ermöglicht umgekehrt, dass OpenBiz selbst externe MCP-Dienste nutzt.
LLM Tool ist die technische Grundlage dafür: das Framework, über das die KI konkrete Aktionen in OpenBiz auslösen kann (Datensätze anlegen, Felder ändern, Reports erzeugen).
Typische Anwendungsszenarien aus der Praxis
Der Geschäftsführer unterwegs fotografiert im Restaurant die Rechnung, fragt den Neo Agent auf dem Handy „Kannst du das als Bewirtung für den Kunden Meier buchen?" — und findet die Spesenbuchung am nächsten Morgen bereits im System.
Die Verkaufsleiterin lädt ihre gesammelten Angebotsvorlagen, Preislisten und Rahmenverträge in die Wissensdatenbank. Bei jeder neuen Anfrage kann sie oder ihr Team in Sekunden fragen „Was haben wir der Firma Müller letzten Frühling für ähnliche Projekte offeriert?" und bekommt eine fundierte Antwort mit Quellenangaben.
Der Buchhalter verarbeitet jeden Morgen seinen Rechnungseingangsordner per Stapelverarbeitung — die KI erkennt Lieferant, Betrag, MWST-Code, Kostenstelle und legt die Eingangsrechnungs-Entwürfe an. Er muss nur noch prüfen und freigeben.
Das Marketing-Team generiert Produkttexte, Newsletter und Social-Media-Posts direkt aus den Stammdaten heraus, in einheitlicher Tonalität.
Die Kundenberaterin stellt dem Neo Agent Fragen zu komplexen Produktkonfigurationen und erhält Antworten, die auf dem aktuellen internen Handbuch beruhen — ohne suchen, blättern oder nachfragen.
Datenschutz und Schweizer Anforderungen
Gerade für Schweizer Unternehmen ist der Umgang mit sensiblen Daten zentral. Die OpenBiz-KI-Module tragen dem Rechnung:
Freie Wahl des Anbieters — Sie entscheiden pro Einsatzbereich, welcher KI-Anbieter verwendet wird. Sensible Daten können über einen lokalen Ollama-Betrieb verarbeitet werden, weniger kritische Aufgaben nutzen die leistungsstärkeren Cloud-Modelle.
Lokaler Betrieb möglich — Über die Ollama-Integration laufen Open-Source-Modelle wie Llama, Mistral oder Qwen direkt auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Keine Datenübermittlung an externe Dienstleister.
Swiss/Deuschland Hosted — In Kombination mit einem DSGVO Hosting bleiben sämtliche Daten und KI-Verarbeitungen innerhalb der DSGVO.
Transparenz über Datenflüsse — Jeder KI-Aufruf ist nachvollziehbar protokolliert. Sie sehen, welches Modell welche Frage mit welchen Daten beantwortet hat.
DSGVO- und DSG-konform — Die Module sind so konzipiert, dass sich sowohl die Schweizer Datenschutzbestimmungen als auch die EU-DSGVO einhalten lassen.
Was Sie für den Start brauchen
Für einen ersten Einstieg reichen wenige Module:
- LLM Integration Base — die Basis.
- Ein Provider-Modul — typischerweise Anthropic (empfohlen für Qualität) oder Ollama (empfohlen für Datenschutz).
- Easy AI Chat — erster Einsatz im Chat.
Wer die Wissensdatenbank-Funktion nutzen will, ergänzt zusätzlich:
- LLM Knowledge plus LLM PgVector (Speicherung).
- LLM Knowledge Automation (Aktualisierung).
- LLM Tool RAG (damit die KI die Wissensdatenbank tatsächlich nutzt).
Darüber hinaus wählen Sie die Spezialwerkzeuge nach Bedarf (Buchhaltung, Website, OCR etc.).
Hinweis zu den Zugangsdaten: Für Cloud-Anbieter wie Anthropic oder OpenAI benötigen Sie einen API-Schlüssel (API Key) des jeweiligen Anbieters. Dieser ist unabhängig von einem allfälligen Privatabo wie Claude.ai oder ChatGPT Plus und wird direkt bei den Anbietern erworben — die Abrechnung erfolgt dort nach tatsächlichem Verbrauch.
Fazit
Die OpenBiz-KI-Suite ist kein einzelnes Feature, sondern eine modulare Komplettlösung für HighEnd KI Automatisierung. Unternehmen beginnen typischerweise mit einem kleinen Set — etwa KI-Chat und einem Provider — und erweitern schrittweise, sobald der Nutzen konkret sichtbar wird. Genau diese schrittweise Einführung, kombiniert mit der Flexibilität bei der Anbieterwahl und der tiefen Integration in die bestehenden OpenBiz-Prozesse, macht den Unterschied zu separat betriebenen KI-Tools.
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