TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung in die Buchhaltungsjournale]
Hallo und willkommen zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video stelle ich euch die Buchhaltungsjournale vor.
Wenn ihr auf die Monatsabrechnung klickt, seht ihr die Standardjournale. In der Grundeinstellung ist der Filter "Favoriten" gesetzt. Wenn ihr diesen Filter entfernt, werden weitere Journale angezeigt: Wechselkursdifferenzen, Steuern aus Istversteuerung und Bestandesbewertung. Was diese Funktionen bedeuten, zeige ich in den jeweiligen Videos.
[00:50 – Das Journal "Sonstiges" und manuelle Buchungen]
Das Journal "Sonstiges" hat beispielsweise einen Knopf "Neuer Eintrag". Wenn ihr darauf klickt, könnt ihr eine beliebige Buchung mit Soll- und Haben-Positionen, also Konto und Gegenkonto, vornehmen. Das heisst, ihr könnt hier manuell buchen.
Das ist die Funktion des Journals "Sonstiges" – für alle Buchungen, die keine Kundenrechnung, Lieferantenrechnung, Bankzahlung oder Kassenzahlung betreffen. Den Filter "Favoriten" können wir anschliessend wieder setzen, was auch unserer Grundeinstellung entspricht.
[01:37 – Journalkonfiguration und neues Bankkonto anlegen]
Unter Konfiguration findet ihr die Journalliste mit allen vorhandenen Journalen und ihren jeweiligen Typen.
Wenn ihr ein zweites Bankkonto abbilden möchtet, müsst ihr ein Journal vom Typ "Bank" erstellen, ein Kurzzeichen vergeben und ein zweites Konto hinterlegen. Am einfachsten geht das durch Duplizieren eines bestehenden Journals.
Als Beispiel: Ich gehe auf das bestehende Bankjournal, wähle "Aktionen" und dann "Duplizieren". Ich benenne das neue Journal beispielsweise "Sparkonto" und lasse den Typ "Bank" unverändert. Das automatisch duplizierte Konto, hier zum Beispiel 1025, benenne ich ebenfalls "Sparkonto". Ich ergänze eine kurze Beschreibung, speichere und gehe zurück.
[03:03 – Ergebnis und weitere Anwendungsfälle]
Alle anderen Einstellungen wurden automatisch übernommen, da ich ein bestehendes, funktionierendes Journal dupliziert habe. Das neue Journal erhält ein eindeutiges Kurzzeichen, zum Beispiel "BANK2".
In der Liste und auf dem Dashboard sehe ich nun sowohl das Bankkonto als auch das Sparkonto. Um das Sparkonto vollständig einsatzfähig zu machen, müsste noch eine IBAN hinterlegt werden.
Dieses Prinzip lässt sich auf weitere Journale anwenden: Wenn ihr zum Beispiel eine Kreditkarte abbilden möchtet, dupliziert ihr das Bankjournal, benennt es "Kreditkarte" und bucht dort monatlich eure Kreditkartenbewegungen ein. In der Regel werden diese Journale zu Beginn von unserem Team gemeinsam mit euch eingerichtet.
[04:48 – Journalansicht und Filteroptionen am Beispiel Kundenrechnungen]
Nun zu den einzelnen Standardjournalen. Wenn ich das Journal "Kundenrechnungen" öffne, sehe ich alle aktiven Kundenrechnungen in der Übersicht. Ich kann die angezeigten Spalten anpassen, zum Beispiel die Steuer einblenden oder die Währung ausblenden.
Über die Filterfunktion lassen sich gezielt Rechnungen nach Status anzeigen: Entwurf, gebucht, storniert, unbezahlt, bezahlt und so weiter. Zusätzlich kann nach Datum gefiltert werden, etwa monatlich, quartalsweise oder nach Jahr.
Mit benutzerdefinierten Filtern lassen sich aus tausenden von Rechnungen gezielt bestimmte Einträge herausfiltern. Auch Gruppierungen sind möglich, zum Beispiel nach Rechnungsdatum, Woche oder Quartal. Bei entsprechender Konfiguration lässt sich auch nach Kampagnen, Verkaufsquellen oder eCommerce-Bestellungen gruppieren.
[07:20 – Ansichten und gespeicherte Filter]
Es gibt eine Listenansicht sowie weitere Ansichtsoptionen. Innerhalb einer Rechnung kann man oben rechts direkt zur nächsten springen. Der Status einer Rechnung, zum Beispiel "bezahlt" oder "offen", ist sowohl in der Einzelansicht als auch in der Liste sichtbar.
Eine häufig verwendete Filterung lässt sich speichern, indem ihr "Aktuelle Suche speichern" wählt und einen Namen vergebt, zum Beispiel "Filter Status". Ihr könnt den Filter optional als Standard setzen oder mit anderen Nutzern teilen.
Nach dem Speichern steht dieser Filter als Schnellzugriff zur Verfügung und kann jederzeit mit einem Klick aktiviert werden. So lassen sich beliebig viele eigene Filter anlegen und dauerhaft nutzen.
[08:53 – Zusammenfassung: Funktion und Struktur von Journalen]
Ein Journal dient dazu, zusammengehörende Buchungsvorgänge übersichtlich darzustellen und schnell zugänglich zu machen. Hinter jedem Journal steht ein bestimmter Journaltyp, der seine Funktionsweise bestimmt. Ein Bankjournal verhält sich deshalb anders als ein Rechnungsjournal: Es enthält zusätzliche Felder wie die Kontonummer, Zwischenbuchungskonten und weitere bankspezifische Einstellungen.
[09:48 – Weitere Einstellungsmöglichkeiten und Schnellzugriffe]
Journale können farblich gekennzeichnet werden, zum Beispiel das Bankkonto in Grün. Je nach Journaltyp stehen unterschiedliche Schnellzugriffe zur Verfügung: beim Rechnungsjournal etwa "Rechnung erstellen", "Gutschrift erstellen" oder "Rechnung hochladen". Beim Bankjournal gibt es beispielsweise die Funktion "Interne Überweisung", über die direkt ein Übertrag auf ein anderes Journal, etwa das Sparkonto, ausgelöst werden kann.
Wenn ein Journal selten genutzt wird, kann es aus den Favoriten entfernt werden, damit es bei der täglichen Arbeit nicht stört. Bei Bedarf ist es jederzeit wieder über den entsprechenden Filter abrufbar.
[11:17 – Abschluss]
Das war eine Übersicht der Hauptfunktionen von Journalen in OpenBiz. Danke fürs Zuschauen und bis zum nächsten Video.