TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um E-Mails und CC-E-Mails.
[00:21 – Eingehende E-Mail und automatische Zuweisung]
Wir haben einen Testfall vor uns. Von aussen wurde an eine Pipe-Adresse in unser CRM eine Nachricht geschickt. Der Absender war langbacher@gmail.com, wie wir hier sehen. OpenBiz hat diese E-Mail bereits erkannt und festgestellt, dass sie zum Kontakt "Demokunde" gehört. Sie wurde automatisch zugewiesen, und wir sehen hier die entsprechende Verbindung.
Wir sehen ausserdem ein rotes Icon. Dieses Icon bedeutet, wie hier beschrieben, dass der Kontakt auf der schwarzen Liste für Massenmailings steht. Das heisst, dieser Benutzer hat sich einmal aus einem Massenmail-Versand ausgetragen. Das ist auch direkt im CRM ersichtlich.
Zusätzlich sehen wir, dass die ursprüngliche Nachricht auch an Tim Lambach in CC geschickt wurde. Der Demokunde hat die Nachricht also gesendet, aber Tim Lambach als CC-Empfänger eingetragen. Dieser Tim Lambach war im System bisher unbekannt.
[01:50 – Umgang mit unbekannten CC-Empfängern]
Wenn ich nun antworten möchte, kann ich zunächst entscheiden, was ich mit diesem unbekannten Benutzer mache. Wenn ich auf "Nachrichten" klicke, wird mir angezeigt, dass die Nachricht an die Follower dieses Vorgangs verschickt wird. Als Follower ist bisher der Demokunde eingetragen, da er der ursprüngliche Empfänger war.
Ich kann nun entscheiden, Tim ebenfalls in den Versand aufzunehmen. Da unser System diesen Kontakt abspeichern möchte, wird Tim Metclicks Media in OpenBiz als neuer Kontakt angelegt. Da ich den Namen kenne, kann ich ihn direkt mit der E-Mail-Adresse als Kontakt einfügen und speichern. So habe ich einen sauber hinterlegten Kontakt und einen vollständigen Mail-Verlauf.
Wenn das nächste Mal eine E-Mail von Tim eingeht, wird auch er automatisch erkannt, genau wie der Demokunde.
[03:14 – Versand und Mail-Tracking]
Wenn ich die Nachricht jetzt versende, wird die Mail an beide geschickt. Ich sehe beide Namen im Versand. Sobald die Empfänger die Nachricht lesen, ändert sich das Icon, wie wir es vom Mail-Tracking kennen: zunächst "zugestellt" und dann mit zwei Häkchen "gelesen".
Ein weiterer Effekt des Hinzufügens von Tim ist, dass er nun automatisch ein Follower dieses Mail-Verlaufs ist. Wenn der Austausch weitergeht – Frage, Antwort, Frage, Antwort – ist Tim stets dabei.
[04:02 – Follower entfernen und gezielt steuern]
Wenn ich nur noch mit dem Demokunden weiterfahren möchte, entferne ich Tim einfach aus den Followern. Dann sind noch zwei Follower vorhanden, und wenn ich eine neue Nachricht sende, wird mir das nochmals angezeigt. Ich kann Tim aktiv aus dem Versand nehmen und die Nachricht abschicken.
So haben wir zwei Nachrichten im Verlauf: eine an beide, bei der anderen habe ich Tim aktiv entfernt. Der Mail-Verlauf läuft nun nur noch mit zwei E-Mail-Adressen: mir selbst und dem Demokunden.
[04:56 – Follower wieder hinzufügen]
Möchte ich Tim wieder hinzufügen, kann ich das einfach über "Follower hinzufügen" tun. Ich muss ihn nicht mehr explizit einladen, könnte aber optional noch eine Notiz senden, um ihn zu informieren. Sobald alle drei wieder eingetragen sind, wird beim nächsten Versand die Mail erneut an alle Beteiligten geschickt.
Ich kann also genau kontrollieren, was ich mit CC-Empfängern in meinem Mailversand mache. Natürlich kann ich auch eine ganze Gruppe hinzufügen – 20 Personen oder mehr – das ist alles möglich.
[05:54 – Übersicht der Mail-Status-Icons]
Zur Übersicht noch eine kurze Erklärung der Icons im System:
Das doppelte Icon bedeutet "Zustellung geöffnet", also mit Rückmeldung vom Mail-Server sicher zugestellt. Ein weiteres Icon zeigt an, dass es sich um einen nicht definierten Partner handelt, dessen E-Mail-Adresse nicht im System gespeichert ist. Diese kann aber jederzeit gespeichert werden. Ein weiteres Icon bedeutet, dass die Nachricht zwar gesendet wurde, jedoch keine Information über Zustellung oder Öffnung vorliegt.
Ob eine Rückmeldung über die Zustellung oder das Öffnen einer E-Mail möglich ist, hängt vom Empfangsserver sowie vom Mail-Client des Empfängers ab. Eine E-Mail gilt als zuverlässig gelesen, wenn der Doppelhaken angezeigt wird. Das bedeutet, dass die Nachricht – zum Beispiel eine Rechnung – angekommen ist, geöffnet und gelesen wurde.
[07:06 – Abschluss]
Das war die kurze Übersicht über die Mail-Status-Icons und wie Follower – also CC-Empfänger – hinzugefügt werden können und wie man den gesamten Mailversand steuert. Danke und bis zum nächsten Video.