TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung]
Hallo zu diesem Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um das Dokumentenlayout.
[00:19 – Einstellungen aufrufen]
Wenn du die entsprechenden Rechte hast und einen Grundkurs durchlaufen hast, siehst du unter deinen Menüs die App Einstellungen. Wenn du auf Einstellungen klickst, gelangst du in die allgemeinen Einstellungen des Systems. Dort findest du das Dokumentenlayout. Mit dem Klick auf "Dokumentenlayout konfigurieren" gelangst du in den Konfigurationsteil.
[00:44 – Layouts und Schriftarten]
Es gibt vier Grundlayouts. Aktuell ist bei uns "Striped" eingestellt. Ausserdem kann die Schriftart gewählt werden, zum Beispiel Roboto oder Raleway. Die Auswahl wird direkt in der Vorschau visualisiert.
Du kannst das Grundlayout ändern. Beim Layout "Light" verändert sich die Position von Logo und Hauptadresse. Beim Hauptteil ändern sich die Überschriften und die Struktur, während die Fusszeile meistens identisch bleibt. So unterscheiden sich die verschiedenen Layouts voneinander.
Beim Layout "Boxed" erscheint ein grösseres Logo mit der Adresse und E-Mail-Adresse auf der rechten Seite, der restliche Inhalt ist in einem Boxmodus dargestellt. Das Layout "Bold" hat eine entsprechend andere Struktur, und "Striped" ist nochmals anders aufgebaut. Welches Layout du wählst, bleibt dir überlassen.
[02:06 – Logo, Farben und Hintergrund]
Das Logo deines Unternehmens kannst du hier hochladen. Aus dem Logo werden die Hauptfarben automatisch extrahiert. Falls diese nicht stimmen, kannst du sie manuell anpassen.
Anschliessend hast du die Möglichkeit, einen Hintergrund zu definieren. Kein Hintergrund ist die schnellste Option bei der Dokumentengenerierung, da keine Grafik eingebunden werden muss. Es gibt auch einen vordefinierten Standard-Hintergrund. Mit der Option "Benutzerdefiniert" kannst du eine eigene Datei hochladen. Wichtig dabei ist, eine möglichst kleine, komprimierte PDF-Datei im richtigen Format zu verwenden, also zum Beispiel A4 im Endformat ohne Schnittzeichen und Beschnitt. Dieser Hintergrund eignet sich, wenn du einen firmeneigenen Hintergrund mit bestimmten Farben und Grafiken verwenden möchtest. Teste in jedem Fall den Ausdruck, die Geschwindigkeit und die Qualität des Ergebnisses.
[03:34 – Slogan, Fusszeile und Druckformat]
Du hast ausserdem die Möglichkeit, einen Slogan zu hinterlegen, der auf den Dokumenten angezeigt wird. Die Hauptadresse, die Fusszeile sowie das Druckformat können ebenfalls erfasst werden. Mit "PDF-Ansicht herunterladen" erhältst du eine Vorschau des Layouts.
[03:52 – Verwendung der Layouts]
Wenn du anschliessend eine Rechnung oder ein Angebot generierst, wird das Dokument vom System in diesem Layout erstellt. Du erhältst jeweils ein PDF, das du direkt drucken kannst. Richte deinen Browser so ein, dass PDFs direkt im Browser geöffnet werden, indem du das entsprechende PDF-Plugin installierst. So hast du einen schnellen Druckprozess und musst nicht den Umweg über externe Programme gehen.
[04:28 – Abschluss]
Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern. Das gewählte Layout wird dann für alle deine Dokumente im Verkauf, in der Abrechnung und weiteren Bereichen verwendet. Danke und bis zum nächsten Video.