Lieferantenrechnungen in OpenBiz
Lieferantenrechnungen können in OpenBiz manuell oder automatisch erfasst werden. Der Bericht Fällige Verbindlichkeiten gibt dir einen Überblick über offene Rechnungen und deren Fälligkeitsdaten.
Rechnung manuell erstellen
- Gehe zu Buchhaltung → Lieferanten → Rechnungen
- Klicke auf Neu
- Alternativ: Klicke im Buchhaltungs-Dashboard auf Neu im Journal Lieferantenrechnungen
Rechnung automatisch erstellen
Lieferantenrechnungen können automatisch erstellt werden durch:
- E-Mail an einen Alias – Sende eine E-Mail an die dem Einkaufsjournal zugeordnete Adresse
- PDF hochladen – Lade ein PDF-Dokument direkt hoch
Für automatische Verbuchung: Gehe zu Buchhaltung → Lieferanten → Lieferanten, wähle den Lieferanten und setze im Tab Buchhaltung das Feld Rechnungen automatisch buchen auf die gewünschte Option.
Rechnung ausfüllen
Stelle sicher, dass folgende Felder korrekt ausgefüllt sind:
- Lieferant – Wird teilweise automatisch aus früheren Bestellungen befüllt
- Rechnungsreferenz – Referenznummer des Lieferanten für den Abgleich
- Automatisch vervollständigen – Wähle eine frühere Rechnung/Bestellung als Vorlage
- Rechnungsdatum – Ausstellungsdatum des Dokuments
- Buchungsdatum – Datum der buchhalterischen Erfassung
- Zahlungsreferenz – Wird automatisch bei Zahlungsregistrierung befüllt
- Empfängerbank – Kontonummer für die Zahlung
- Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen
- Journal – Zugehöriges Journal und Währung
Im Tab Rechnungszeilen:
- Klicke auf Zeile hinzufügen
- Wähle ein Produkt
- Passe Menge, Preis und Steuern an
Rechnung bestätigen
- Klicke auf Bestätigen – Die Rechnung erhält eine eindeutige Nummer und der Status wechselt zu Gebucht
- Eine Journalbuchung wird automatisch erstellt
Zahlung registrieren
- Klicke auf Bezahlen
- Wähle Journal, Zahlungsmethode, Betrag und Währung
- Bei Teilzahlungen wird der offene Restbetrag angezeigt
- Klicke auf Zahlung erstellen
- Der Status zeigt In Zahlung bis die Bankabstimmung erfolgt ist
Bericht: Fällige Verbindlichkeiten
- Gehe zu Buchhaltung → Berichtswesen → Fällige Verbindlichkeiten
- Klicke auf den Pfeil neben einem Lieferanten, um die Details seiner offenen Rechnungen zu sehen
- Exportiere den Bericht als PDF oder XLSX
Tipps
- Nutze die automatische Digitalisierung (OCR), um Rechnungsdaten automatisch auszulesen
- Verwende die Rechnungsreferenz des Lieferanten für einen einfachen Abgleich
- Prüfe regelmässig den Bericht Fällige Verbindlichkeiten, um Zahlungsfristen einzuhalten
- Aktiviere die automatische Verbuchung bei Lieferanten mit häufigen Rechnungen