[TRANSKRIPT]
[00:00 -- Einfuehrung und Rueckblick auf Teil 1]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. Im ersten Teil der Lohnabrechnung haben wir gesehen, wie man unter Personal die Arbeitsvertraege aufrufen kann. Ich bin jetzt bereits im Lohnmenue drin. Hier nochmals das Beispiel, wie man einen Vertrag hinterlegt, der dann die Basisberechnungsstruktur geladen hat, die verwendet wird, um die Lohnberechnung fuer den jeweiligen Mitarbeiter vorzunehmen.
[00:55 -- Uebersicht Lohnlaeufe]
Gehen wir zurueck auf die Basismitarbeiter-Lohnabrechnung. Wenn ein paar Lohnberechnungen gelaufen sind, man nennt das auch Lohnlaeufe, dann sind diese hier gelistet. Jeder Lohnlauf hat eine Nummer und je nachdem wie viele aktive Arbeitsvertraege ich habe, die korrekt ausgefuellt und mit Lohnbasisberechnungen verbunden sind, bekomme ich diese Berechnungen hier. Ich mache jetzt einen auf: Hier haben wir einen Lohnlauf fuer den Monat August. Den Namen kann ich selber bestimmen und darin habe ich die entsprechenden Daten.
[01:47 -- Konfiguration der Lohnkontostruktur]
Schauen wir, wie wir die weitere Konfiguration machen, damit das Ganze funktioniert. Unter Konfiguration haben wir die Lohnkontostruktur. Da gibt es eine Struktur, die heisst bei mir Basisstruktur fuer neue Abrechnungen. Wieso benenne ich das so? Weil diese Struktur, die ich dann aus den Lohnregeln konfiguriere, die Basisstruktur ist, die jeweils beim Mitarbeiter geladen wird. Man kann das auch verschachteln, aber das zeigen wir im naechsten Video, wie man die Berechnungen komplexer verschachteln kann, um weitere Strukturen zu bilden.
[02:40 -- Lohnregeln erklaert]
Wir bleiben bei der Basisstruktur. Ich brauche natuerlich als erstes Lohnregeln. Was ist eine Lohnregel? Die Lohnregel sagt, wie pro Lohnabrechnungszeile berechnet wird. Als Beispiel: Wir haben einen Grundgehalt mit einer Kinderzulage. Es ergibt dann unten das Bruttogehalt, also die Summe davon. Dann haben wir die Abzuege fuer AHV, ALV, BVG zum Beispiel. Dann haben wir Zuwendungen fuer Spesen und Telefon, oder weitere Abzuege wie zum Beispiel Miete Archivraum. In der Summe ergibt das den Nettogehalt und auch die Auszahlung.
[03:28 -- Beliebige Strukturen anlegen]
Mit Neu kann ich beliebige Strukturen anlegen. Es gibt keine Einschraenkung, wie viele Abzuege oder Zuwendungen ich in meiner Lohnabrechnung haben moechte. Ich kann hier fast alle Lohnregeln in einem Paket konfigurieren, die dann den entsprechenden Lohn ergeben.
[04:12 -- Einstellungen einer Lohnregel]
Schauen wir die Berechnungen und Einstellungen an. Beim Grundgehalt habe ich einen Namen, den ich beliebig vergeben kann und der dann auch mehrsprachig in der Lohnabrechnung und im PDF-Druck erscheint. Dann habe ich verschiedene Stufen, also Kategorien: Basisstufe, Zuwendung, Bruttoabzuege und so weiter. Die verschiedenen Einheiten kann ich diesen Kategorien zuteilen. Es macht Sinn, dass ein Abzug die Kategorie Abzug bekommt, eine Zuwendung die Kategorie Zuwendung, und alles was mit Brutto und Netto zu tun hat, eine Basisstufe ist.
[05:05 -- Artikelnummer und Reihenfolge]
Dann kann ich eine Artikelnummer vergeben, die auch auf dem Ausdruck erscheint. Die Reihenfolge wird benutzt, um die Position im Ausdruck zu definieren. Eins ist zuoberst. Ich habe kontinuierlich 1, 2, 10, 20 und so weiter. Alle Zuwendungen habe ich auf 20 gelegt, Abzuege auf 40 und das Netto auf 90. Wie Sie das strukturieren, ueberlassen wir Ihnen. Sie koennen auch mit 1, 2, 3, 4, 5 durchnummerieren.
[05:55 -- Aktiv, sichtbar, Unternehmen]
Aktiv bedeutet: Ist es relevant fuer die Lohnabrechnung, kommt es zum Tragen, wird es berechnet, ja oder nein, und erscheint es im Ausdruck, ja oder nein. Wenn ich mehrere Unternehmen habe, kann ich die Lohnabrechnung fuer verschiedene Unternehmen auswaehlen.
[06:22 -- Berechnungsarten]
Dann geht es um die Berechnungen. Es gibt folgende Moeglichkeiten: Die Einstellung Immer bedeutet ueber die ganze Liste, egal was kommt. Ein Bereich ist, wenn ich Wertebereiche eintragen moechte. Und Python-Code, diese zwei Dinge erklaeren wir in einem speziellen Video.
[07:11 -- Basisberechnung und Beispiele]
Bei der Basisberechnung gibt es einfache Sachen. Ich kann eine Prozentberechnung machen. Beim Bruttogehalt habe ich Menge 1.0 und brauche keinen Abzug, das wird einfach mit Faktor 1.0 weitergerechnet. Bei einem Abzug wird dann prozentual oder nach fixem Betrag gerechnet. Hier kann ich einen fixen Betrag eintragen, wie zum Beispiel minus 266. Das bedeutet, in der Liste erscheint ein Basisabzug von minus 266.
[07:58 -- Python-Code fuer Berechnungen]
Wenn ich Python-Code anwaehle, kann ich bestimmen, was berechnet wird. Der Grundgehalt als Resultat ist contract.wage, das ist der Bruttolohn. Wer sich mit Python auskennt, versteht das schnell. Ansonsten kann man unsere Technik fragen.
[08:26 -- Abzuege konfigurieren]
Schauen wir einen Abzug an, zum Beispiel AV. Reihenfolge 20, Kategorie Abzuege, sichtbar und aktiv, soll ausgedruckt werden. Mit Python-Code gebe ich ein: Das Resultat ist vom Bruttolohn, also contract.wage, mal minus 0.053 Prozent. Das waere der Standardabzug AV in der Schweiz, den ich auf den Bruttolohn berechnen moechte.
Weiter sehen wir: AHV, ALV mit 0.011, BVG mit einem fixen Betrag. Spesen Telefon mit 30 Franken plus. Und einen Miete-Archivraum-Abzug von minus 122.15 als fixer Betrag.
[09:37 -- Flexible Konfiguration]
Sie sehen, Sie koennen sich die Abzuege, Zuschlaege und Brutto-Netto-Zeilen zusammenkonfigurieren und festlegen, wie das Ganze berechnet wird. Feste Betraege, Python-Code mit Berechnungen auf dem Bruttolohn -- mit diesen Regeln kann ich beliebig arbeiten und bekomme die Berechnung pro Lohnausdruckszeile.
[10:22 -- Abhaengige Regeln und Support]
Es gibt noch weitere Dinge wie abhaengige Regeln. Ich kann auf diesen Regeln noch andere Regeln erfassen, die sagen: Wenn AHV gleich X, dann passiert dieses und so weiter. Fuer diese Regeln machen wir ein spezielles Video, oder weil das so individuell ist, fragen Sie uns im Support. Wir helfen Ihnen gerne.
[10:53 -- Buchhaltungskonten pro Lohnzeile]
Bei der Buchhaltung ist es wichtig, fuer jede Lohnausdruckszeile das Soll-Konto und das Haben-Konto festzulegen. Zum Beispiel bei einer Kinderzuwendung kann ich das auf einem Aufwandskonto eintragen. Welches Konto das ist, sagt Ihnen Ihr Buchhalter, wo das Ganze im Soll und Haben verbucht werden soll. Konsultieren Sie Ihren Buchhalter oder Ihren Treuhaender, der wird Ihnen helfen. Wichtig ist: Es ist flexibel moeglich, jede einzelne Zeile entsprechend buchen zu lassen.
[11:43 -- Zusammenfassung Konfiguration]
Nun haben wir die wichtigsten Sachen drin. Wir haben die Lohnregeln eingestellt. Unter Konfiguration Lohnkontostruktur koennen wir beliebig viele Setups einstellen, also auch ein Setup fuer Teilzeitmitarbeiter oder Interim, mit anderen strukturellen Abrechnungen und Berechnungen. Man legt als erstes eine Basis fest und alles weitere sind Kopien davon oder Abweichungen. Dann wird festgelegt, wie die Berechnung vor sich geht.
Die anderen Menuepunkte unter Konfiguration wie Anteil Arbeitgeber/Arbeitnehmer und Vertragsbeguenstigungsvorlagen sind in einem anderen Video erklaert. Das sind Spezialitaeten und auch hier koennen Sie unseren Support jederzeit fragen.
[12:50 -- Lohnlaeufe und Entwurfsmodus]
Gehen wir ins Hauptmenue zurueck. Hier sehen wir die bereits abgelaufenen Lohnlaeufe. Je nach Monat steht der Lohnlauf vom Juli, Lohnlauf vom August und hier ein neuer, der gerade angelegt worden ist.
Mit Neu wurde der angelegt. Was man jetzt sieht: Ich habe eine Verguetungsberechnung drin mit genau den Abzuegen, die wir besprochen haben.
[13:34 -- Lohnregeln in Echtzeit aendern]
Nun machen wir eine Aenderung. Wir haben einen BVG-Fixabzug von 498.35. Ich aendere das jetzt auf 420.50. Gespeichert, dann gehe ich zurueck in meinen Lohnlauf. Der ist noch nicht bestaetigt, das ist ein Entwurf. Mit Neuberechnen wird das Ganze neu berechnet und jetzt habe ich die 420.50 drin.
Sie koennen also in Echtzeit die verschiedenen Regeln aendern. Zum Beispiel sage ich bei Spesen, ich haette gerne 50. Dann gehe ich zurueck, klicke auf Neuberechnen und habe die 50 drin. Nicht vergessen zu speichern, wie das mir gerade auch passiert ist.
[15:16 -- Lohnabrechnung drucken]
Im Grossen und Ganzen ist das die Basiskonfiguration. Wenn ich diesen Entwurf habe, kann ich ihn auch schon drucken. Ich sage Mitarbeiterabrechnung anschauen und bekomme dieses PDF. Da ist Ihr Logo mit Ihrem Setup. Die Mitarbeiterabrechnung fuer September, der Name kann geregelt werden und wird entsprechend ausgedruckt. Hier kommt das hinterlegte Bankkonto, das habe ich jetzt nicht gemacht, aber das ist die Lohnabrechnung mit den ganzen Abzuegen, inklusive der korrigierten Werte. Hier kann man das auch gegenzeichnen lassen.
[16:29 -- Bestaetigungen und Buchungen]
Wenn ich bestaetige, habe ich Buchungsinformationen und ein Buchungsdatum. Vorher ist das leer und es gibt keine Buchungszeilen. Wenn ich bestaetige, werden diese aufgefuellt. Jetzt habe ich ein Buchungsdatum erhalten und eine Buchungsinformation im Lohnjournal. Wenn ich da draufklicke, sehe ich alle Lohnbuchungen. Je nachdem stehen verschiedene Konten drin: Aufwandskonten, Abzugskonten mit den verschiedenen Soll- und Habenbuchungen pro Lohnauszugszeile.
[17:18 -- Gesamtuebersicht und Ausblick]
Das waere die Uebersicht, wie das Ganze mit der Lohnabrechnung funktioniert. In der Gesamtuebersicht sehe ich den Monat, was bestaetigt wurde, was im Entwurfsmodus ist, was erledigt und gebucht ist. So sehe ich die ganzen Lohnauszuege.
Im naechsten Video wird noch gezeigt, wie man den Batch-Modus benutzt. Das heisst, wie macht man die Lohnabrechnungslaeufe, wenn man 100 Mitarbeiter hat oder auch nur 50, sodass das im Massenmodus passiert.
Danke und bis zum naechsten Video.