[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung: Dienstleistungen fuer Zeiterfassung]
Hallo zu diesem OpenBiz Video. In diesem Video geht es um Produkte, Dienstleistungen fuer Zeiterfassung. Wenn dieser Dienst aktiv ist in Deinem System, dann siehst Du schon ein Beispiel fuer die Dienstleistung fuer Zeiterfassung angelegt. Auch wurde ein Icon mit einer Uhr angelegt, damit man sehen kann, dass es ein Produkt fuer Zeiterfassung ist.
[00:38 – Neues Produkt anlegen: Stundenzettel]
Jetzt wollen wir ein neues Produkt machen. Ich habe dazu dieses Produkt dupliziert nach unserer gewohnten Weise und nenne es jetzt Stundenzettel. Wenn ich das bearbeite, habe ich hier die Einstellungen. Die Produktart ist Dienstleistung. Die Fakturierungsregel ist basierend auf Stundenzettel, das ist jetzt wichtig.
Wir gehen dann die verschiedenen Moeglichkeiten durch. Was man sehen kann ist, wenn ich eine Fakturierungsregel anwaehle, dann wird hier eine Beschreibung angezeigt. Anhand dieser Beschreibung kann man sich vorstellen, was die jeweilige Einstellung tut.
[01:27 – Fakturierungsregel: Basierend auf Stundenzettel]
Jetzt nehmen wir das erste Beispiel, basierend auf Stundenzettel. Wie es hier steht: Stelle die Rechnung auf der Grundlage von Stundenzetteln, gelieferter Menge fuer Projekte und Aufgaben aus, die sich spaeter erstellen. Das bedeutet, ich habe jetzt ein Produkt, das ich dann verkaufe mit einem Auftrag. Dieses wird an Aufgaben in einem Projekt gebunden werden koennen, die dann nach Masseinheit Stunden abgerechnet werden. Also trage ich hier natuerlich den Preis fuer diese Arbeitsstunde ein. Sagen wir, der Preis ist 120 Franken pro Stunde, das ist dann mein Stundenabrechnungspreis.
[02:18 – Einstellungen: Was soll bei Auftrag erstellt werden]
Die anderen Einstellungen sind: Bei Auftrag soll was erstellt werden? Nichts, also keine Aufgabe, kein Projekt. Oder ich haette gern, dass wenn ich das verkaufe, automatisch ein Projekt und eine entsprechende Aufgabe dazu mit der Bezeichnung des Produktes erstellt wird.
Jetzt habe ich keine Projektvorlage, sondern es soll ein beliebiges Projekt erstellt werden. Wenn ich eine Projektvorlage erstellt habe, wie das funktioniert siehst Du im Video ueber Projekte, dann kann ich das hier anwaehlen. Was dann passiert: Beim Verkauf wird ein Projekt anhand dieser Vorlage erstellt und Aufgaben dazu anhand dieses Produktes.
Ich speichere das jetzt ab. Jetzt noch nicht vergessen, ich haette gerne auch wieder das Erloeskonto gesetzt, damit das Ganze richtig funktioniert.
[03:25 – Verkaufsbeispiel mit Stundenzettel-Produkt]
Nun schauen wir an, wie sich das Produkt im Verkauf verhaelt. Wenn ich jetzt in den Verkauf gehe und einen Verkauf anlege, wiederum mit den bekannten Einstellungen, dann habe ich dieses Produkt Stundenzettel. Ich verkaufe jetzt sagen wir mal 20 Stunden. Ich koennte verschiedene von diesen Produkten hier verkaufen und sie verschiedenartig anschreiben. Man kann auch jetzt schon im Projekt anschreiben. Das ist Arbeiten fuer Objektstudie, 20 Stunden. Und ich nehme das gleiche Produkt, aber das sind dann die Arbeiten fuer Projektplan, da brauche ich nur 10 Stunden.
So verkaufe ich das Ganze, und da kann ich jetzt weitere physische Produkte hinzufuegen, was auch immer gewuenscht ist. Das ergibt dann einen kompletten Auftrag, den bestaetige ich jetzt.
[04:48 – Automatisch erstellte Projekte und Aufgaben]
Jetzt ist Folgendes passiert: Wir haben automatisiert bei diesem Produktverkauf ein Projekt und Aufgaben erhalten. Wieso zwei? Ich habe zwei Aufgaben hier. Eine ist fuer die Objektstudie, eine fuer den Projektplan.
Wenn ich auf die Aufgaben direkt gehe, habe ich jetzt hier Arbeiten fuer Projektplan fuer Azure Interior. Azure Interior hat aber auch eine Objektstudie. Wir haben 20 Stunden und 10 Stunden und die gilt es jetzt natuerlich zu leisten.
Gehen wir zurueck in den Auftrag. Ich habe jetzt das gleiche Dienstleistungsprodukt mit zwei verschiedenen Ausfuehrungen zu 20 und 10 Stunden verkauft, habe ein Projekt bekommen und zwei Aufgaben. Wenn ich ueber das Projekt reingehe, sehe ich mein Projekt, das wurde fuer diesen Kunden erstellt und es sind zwei Aufgaben dahinter. Diese zwei Aufgaben sehe ich in der Taskuebersicht.
[06:02 – Zeiterfassung auf Aufgaben]
Jetzt kann man beginnen zu arbeiten. Ich gehe also hin und sage Bearbeitung, ich gebe diesen Job jemandem, also der, der daran arbeitet und die Hauptausfuehrung macht. Dann kann ich die Fristen angeben, bis wann das erledigt sein soll.
Nun kann ich anfangen zu arbeiten. Urspruenglich sind 20 Stunden geplant und ich mache jetzt eine Simulation. Das muessen natuerlich die Mitarbeiter ausfuellen, aber ich sage jetzt: Hier wurde gearbeitet, Objektstudie A gemacht, fuenf Stunden geleistet. Und morgen nochmal Objektstudie B, fuenf Stunden. Insgesamt habe ich jetzt zehn Stunden gemacht.
Das speichere ich jetzt ab, dann sind 50 Prozent ausgefuehrt von diesen 20.
[07:17 – Rueckmeldung im Auftrag und Teilrechnung]
Wie schaut das jetzt im Auftrag aus? Was wir jetzt sehen: Die Zahlen sind blau geworden. Zehn wurden schon erledigt von diesen 20 Stunden. Die Zeiterfassung funktioniert und wird zurueck in den Auftrag rapportiert.
Jetzt kann man entweder abwarten bis die ganze Menge erfuellt wurde, oder man sagt, ich habe jetzt Ende Monat und moechte eine Teilrechnung machen. Dann geht man auf Rechnung erstellen und sagt einfach eine Teilrechnung. Hier kann ich noch einstellen, welchen Zeitraum des Stundenerfassungszettels ich abrechnen moechte. Ich sage jetzt, das hat heute angefangen und geht bis morgen. Dann Rechnung erstellen und anzeigen.
[08:29 – Teilrechnung der geleisteten Stunden]
Jetzt muesste eine Rechnung von diesen zehn Stunden entstehen, und das wurde auch gemacht. Das System hat eine Teilrechnung von den geleisteten zehn Stunden erstellt, weil die zehn Stunden auf dem Zeiterfassungszettel erfasst wurden. Wenn ich diese bestaetige, habe ich die Rechnung, die kann ich dem Kunden schicken. Abgerechnet sind zehn, ausgeliefert zehn.
Wenn jetzt bei den Aufgaben weiter gearbeitet wird, sehen wir, dass noch eine Restzeit von zehn Stunden besteht. Ich kann wieder hingehen, das Ganze simulieren und sagen, am 22. haben wir dann den Abschluss gemacht, wieder zehn Stunden. Das wuerde dann eine zweite Teilrechnung geben.
[09:44 – Zusammenfassung der Produkteinstellungen]
So funktioniert das Ganze mit der Uebersicht und so funktioniert auch dieses Produkt, das wir erstellt haben. Gehen wir nochmal zu den Produkten und sehen die Einstellungen. Das war das Setting, das am meisten gebraucht wird, weil es am ausfuehrlichsten ist: basierend auf Stundenzettel diese Abrechnung machen.
[10:05 – Ausblick auf weitere Videos]
Weitere Beispiele oder Kombinationen zwischen Fakturierungsregeln wie Festpreis und Meilensteine sowie den Einstellungen, was beim Sichern des Auftrages erstellt werden soll, ob eine Aufgabe, ein Projekt und Aufgabe, nur ein Projekt oder gar nichts, diese Kombinationen siehst Du in nachfolgenden Videos.
Danke und bis zum naechsten Video.