[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung Terminreservierung]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um die Basisfunktionen der Terminreservierung. Es gibt viele Möglichkeiten bei der Terminreservierung, von den Einstellungen über Ressourcen, Ressourcentypen und Services bis hin zur Darstellung im Kalender und in der Online-Terminreservierung auf der Webseite.
[00:41 – Beispiel und Übersicht]
Hier haben wir ein Beispiel, anhand dessen ich die Basisfunktionen der Terminreservierung zeige: wie Termine reinkommen, wie man Termine verschiebt, verändert und wie Terminblocker funktionieren. In diesem Beispiel haben wir drei Services: ein Online-Meeting, das auf der Webseite und im Backend reserviert werden kann, sowie Studio B und Studio A als weitere Services. Das ist ein Beispiel, um zu zeigen, wie das konfiguriert werden kann. Wie Ihr Konzept und Ihr Geschäftsmodell funktioniert, können Sie natürlich selbst bestimmen und die Ressourcen und Services entsprechend einteilen und benennen.
[01:33 – Ressourcen und Arbeitsstunden]
Bei den Ressourcen haben wir zwei Standorte: Studio B und Studio A. Hinter beiden steht ein Arbeitsstundenkalender. In diesem Beispiel haben wir Montag bis Dienstag, 9 bis 14 Uhr für Studio A. Bei Studio B haben wir Freitag bis Samstag, und als Verantwortlicher ist jeweils der Administrator eingetragen.
Warum sind diese Einstellungen wichtig? Anhand dieser Stundeneinstellungen werden online automatisch die verfügbaren Zeitslots angezeigt. Die Verantwortlichkeit regelt zudem, wie Blocker funktionieren. Das werden wir gleich gemeinsam anschauen.
[02:32 – Ressourcentypen und deren Einstellungen]
Dann haben wir die Ressourcentypen. Diese dienen vor allem dazu festzulegen, wie sich die Reservierungsmöglichkeiten verhalten. Zum Beispiel: wie viele Monate voraus kann gebucht werden, wie lange bleibt eine Reservierung offen, werden Ressourcen automatisch oder manuell ausgewählt, und ob ein Kalendereintrag als geblockte Zeit kalkuliert wird. In diesem Fall ist damit der Standardkalender eines Benutzers gemeint.
[03:22 – Termin im Backend erstellen]
Schauen wir uns das Ganze an. Ich habe die Möglichkeit, im Backend einen Termin zu erstellen. Ich wähle den Service Online-Meeting und gehe zum Beispiel auf den 2. April, von 10 bis 11 Uhr. Dann gebe ich den Kunden an, nehmen wir den Demokunden, und bestätige das. Nun habe ich diesen Termin erhalten mit der Referenznummer, dem Kunden und dem Verantwortlichen.
[04:23 – Reservierung und automatische Verrechnung]
Wenn ich zurück auf Reservierung gehe, sehe ich am 2. April um 10 Uhr den Termin vom Demokunden mit der Referenz. Was zusätzlich passiert ist: Im Verkauf habe ich ein Dokument erhalten, das diese Reservierung widerspiegelt. Daraus kann man direkt weitere Dienstleistungen oder Produkte hinzufügen und eine Verrechnung machen. Das bedeutet, wenn ich eine Reservierung mache, wird automatisch eine Verrechnung angestossen mit Auftrag und dann Rechnung. So gehen keine Terminverrechnungen verloren.
[05:18 – Ansicht im Frontend und Kundenportal]
Schauen wir jetzt das Frontend an. Wenn ich als Kunde auf der Webseite das Gleiche reservieren möchte, also ein Online-Meeting, dann sehen wir im April, dass am 2. April der Slot von 10 bis 11 Uhr besetzt ist, weil dort bereits reserviert wurde. Das System nimmt die belegten Stunden automatisch raus. Das passiert anhand der Arbeitszeiten der Ressource, die dahinter geschaltet ist.
Die Einstellungen der Ressourcentypen bestimmen, wie viel im Kalender sichtbar ist und wie sich die Reservierung verhält. All diese Einstellungen machen die Möglichkeiten auf der Webseite sichtbar. Du kannst also mit den Einstellungen experimentieren und immer schauen, was online passiert.
[06:46 – Kundenportal und Kommunikation]
Wenn ich als Demokunde eingeloggt bin und Portalzugriff habe, dann sehe ich unter meinen Reservierungen diesen Termin. Der Kunde bekommt jederzeit den Termin in der Übersicht, kann ihn anwählen und Fragen stellen, zum Beispiel: "Muss ich pünktlich sein?" Diese Nachricht kann er absenden. Er kann auch eine Bestätigung ausdrucken, einen Termin wiederholen, eine neue Planung machen, abbrechen oder weitere Reservationen eintragen. Wie lange voraus abgebrochen werden kann, ist in den Grundeinstellungen konfigurierbar.
[07:56 – Kommunikation zum Termin]
Im Backend sehe ich die Nachricht und kann auch antworten, zum Beispiel: "Ja, gerne." Das heisst, Du hast für jeden Termin eine komplette Kommunikation. Du kannst Dateien vorausschicken, und der Kunde kann das ebenfalls. Wenn der Kunde im Kundenportal einen Refresh macht, sieht er die gesamte Kommunikation. Wir haben also eine komplette Kundenkommunikation in der Reservierung.
[08:49 – Termine in der Listenansicht verwalten]
Im Listenmodus sieht man immer alle Termine und den Status in einer Listenform. Ich kann einen Termin zum Beispiel auf "Erledigt" oder "Verpasst" stellen. Die Knöpfe erklären sich von selbst. Man kann verschieben, und das geht auch per Drag-and-Drop: Man nimmt den Termin, das Verschieben-Fenster geht automatisch auf, und man bestätigt den neuen Zeitpunkt. Der Kunde wird informiert und bekommt ein E-Mail. Alternativ kann man per Doppelklick auf den Termin klicken und dort verschieben.
[10:00 – Termine blockieren mit privatem Kalender]
Nun ein anderes Szenario: Was passiert, wenn ich in meinem privaten Kalender etwas blockieren möchte? Zum Beispiel habe ich am 27.03. einen Zahnarzttermin von 14 bis 16 Uhr und möchte diese Zeit über alle Dienstleistungen hinweg blockieren. Aktuell sehe ich, dass am 27.03. um 14 und um 15 Uhr Online-Meetings gebucht werden könnten.
Um das zu blockieren, gehe ich in den normalen Kalender, denn wir haben eingestellt, dass ein Kalendereintrag als geblockte Zeit gilt. Jeder Benutzer in OpenBiz hat seinen eigenen Standardkalender. Ich erstelle nun einen Termin am 27.03. mit dem Titel "Zahnarzt" und speichere das.
[12:09 – Automatische Blockierung auf der Webseite]
Wenn wir jetzt auf die Webseite gehen und das Online-Meeting anschauen, sehen wir: Am 27.03. Mittwoch sind die zwei möglichen Nachmittagsslots geblockt. Das passiert automatisch durch diese Einstellung. Ich kann das auch weiterspielen und einen Tag früher blockieren. Nach einem Refresh ist dort ebenfalls blockiert. Als Admin kann ich kurzfristig etwas blockieren, indem ich mir einfach einen privaten Termin setze, und dementsprechend reagieren die verfügbaren Zeiten.
[13:06 – Zusammenfassung Blockierung und Kalenderansicht]
So funktioniert grundsätzlich das Zusammenspiel von den verfügbaren Zeitslots, die sichtbar und buchbar sind, und der automatischen Blockierungsmöglichkeit über den privaten Kalender. Private Termine sind nicht zu verwechseln mit Geschäftsterminen, die hier tatsächlich geplant werden.
In der Kalenderansicht sieht man die Termine, und je nachdem, wie Typen, Ressourcen und Services konfiguriert sind, laufen diese getrennt, sind aber abrufbar. Die Ansicht passt sich automatisch der Konfiguration an.
[14:53 – Termine löschen]
In der Listenfunktion kann ich einen Termin löschen. Ich wähle ihn an und lösche das Ganze. Wenn ich einen Termin lösche, bleibt eine zugehörige Reservierung übrig, die ich dann ebenfalls löschen kann, da sie noch im Entwurfsmodus ist. Entsprechend kann ich auch die Rechnungsteile löschen, je nachdem was ich aufheben möchte. Löschen geht auch über die andere Ansicht, direkt bei der Reservierung. Solche Änderungen tragen sich automatisch beim Kunden im Kundenkonto aus.
[16:10 – Vorreservierungen]
Zur Vorreservierung: Diese zeigt Einträge, die noch nicht abgeschlossen sind. Wenn ein Kunde online eine Reservierung startet, bekommt er je nach Einstellung eine Verifizierung per Code-Eingabe. Wird der Code nicht verifiziert beziehungsweise die E-Mail-Adresse nicht bestätigt, bleibt die Reservierung als Vorreservierung bestehen. Erst nach Verifizierung ist eine Reservierung gültig. Ungültige Vorreservierungen, die über die vorkonfigurierte Zeit hinauslaufen, eliminieren sich automatisch. Du kannst also prüfen, wie viele Vorreservierungen es gibt und wie viele Reservierungen nicht funktioniert haben.
[17:47 – Abschluss]
Das ist die Grundfunktionalität der Terminreservierung und Administration: Termine erstellen, wie sie reinkommen, Termine verschieben, löschen, automatisch blockieren mit dem privaten Kalender. Vertiefte Informationen findest Du in den weiteren Videos zur Terminreservierung im Detail sowie im Manual, das im nächsten Kurs detailliert auf die Terminreservierungen und die ganzen Einstellungen eingeht. Danke und bis zum nächsten Video.