Mit Zertifikate & Lizenzen verwalten Sie in OpenBiz alle Zertifikate und Lizenzen zentral – inklusive Gültigkeitsdauer, hinterlegtem PDF-Dokument und automatischer Erinnerung vor dem Ablauf. Jedes Zertifikat lässt sich einem Kontakt (z. B. einem Mitglied), einem Kunden, einem Lieferanten oder einem Mitarbeitenden zuordnen. Ihre Mitglieder sehen ihre eigenen Zertifikate zudem im Kundenportal.
Typische Einsätze: Mitglieder-Zertifizierungen (z. B. CMC – Certified Management Consultant), Berufs- und Weiterbildungszertifikate, Software- und Betriebslizenzen, Konzessionen.
Wo finde ich die Funktion?
Über das Hauptmenü Zertifikate (und analog Lizenzen). Sie finden dort:
- Zertifikate – die Liste aller erfassten Zertifikate
- Konfiguration › Typ – die Zertifikatstypen (z. B. «CMC», «Erste Hilfe», «ISO»)
Ein Zertifikat erfassen
- Öffnen Sie Zertifikate › Zertifikate und klicken Sie auf Neu.
- Füllen Sie die Felder aus:
- Name – Bezeichnung des Zertifikats
- Nummer – Zertifikatsnummer
- Gehört zu – Kunde, Lieferant, Kontakt oder Mitarbeiter. Je nach Auswahl wählen Sie darunter den passenden Kontakt (bzw. Mitarbeitenden).
- Typ – der Zertifikatstyp (siehe Konfiguration)
- Startdatum und Enddatum (Ablauf)
- Ausgestellt von – ausstellende Organisation
- Erinnerung (Tage vorher) – Anzahl Tage vor dem Enddatum, an dem automatisch erinnert wird
- Datei – das Zertifikat als PDF hochladen (es sind nur PDF-Dateien erlaubt)
- Optional: Projekt, Aufgabe, Produkt, Benutzer, Firma sowie Notizfelder
- Speichern. Der Status wird automatisch gesetzt (siehe unten).
Status & automatische Erinnerung
Der Status ergibt sich aus den Datumsangaben:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Neu erfasst, noch nicht aktiv |
| Aktiv | Gültig (Enddatum in der Zukunft) |
| Läuft bald ab | Der Erinnerungszeitpunkt ist erreicht |
| Abgelaufen | Enddatum überschritten |
Der Erinnerungszeitpunkt berechnet sich aus Enddatum minus «Erinnerung (Tage vorher)». Ein täglicher Automatismus (Zertifikat-Scheduler) prüft alle Zertifikate und versendet am Erinnerungstag automatisch eine Erinnerungs-E-Mail. So verpassen Sie und Ihre Mitglieder keine fällige Erneuerung.
Ansichten
- Liste – alle Zertifikate mit Kontakt, Nummer, Typ, Start-/Enddatum, Erinnerung und Status
- Kanban – übersichtlich nach Status gruppiert
- Kalender – Zertifikate über ihre Laufzeit (Start bis Ablauf)
Mit der Suche und den Filtern finden Sie z. B. schnell alle Zertifikate mit Status «Läuft bald ab».
Verknüpfung mit Kontakt, Benutzer oder Mitarbeiter
Auf dem Formular eines Kontakts, Benutzers oder Mitarbeitenden erscheint oben rechts eine Schaltfläche Zertifikat mit der Anzahl. Ein Klick zeigt direkt alle Zertifikate der jeweiligen Person – ideal, um bei einem Mitglied auf einen Blick den Zertifizierungsstand zu sehen.
Im Kundenportal
Angemeldete Mitglieder sehen ihre eigenen Zertifikate und Lizenzen im Kundenportal und können das hinterlegte PDF herunterladen. So haben Ihre Mitglieder jederzeit selbstständig Zugriff auf ihre gültigen Nachweise.
Lizenzen
Die Lizenzen funktionieren identisch zu den Zertifikaten (eigenes Menü Lizenzen, eigene Typen/Stufen unter Konfiguration, gleiche Status-Logik und gleiche automatische Ablauf-Erinnerung).
Praxisbeispiel: CMC-Zertifizierung eines Verbands
- Unter Konfiguration › Typ einmalig den Typ «CMC» anlegen.
- Pro zertifiziertem Mitglied ein Zertifikat erfassen: Gehört zu = Kontakt, das Mitglied auswählen, Typ = CMC, Start-/Enddatum der Zertifizierung setzen, das offizielle CMC-Zertifikat als PDF hochladen und Erinnerung (Tage vorher) z. B. auf 60 Tage setzen.
- OpenBiz erinnert automatisch rechtzeitig vor Ablauf – das Mitglied kann die Re-Zertifizierung fristgerecht angehen, und das Zertifikat ist im Mitgliederportal jederzeit abrufbar.
Tipp: Legen Sie die Zertifikatstypen sauber an, bevor Sie viele Zertifikate erfassen – so bleiben Auswertungen und Filter konsistent.