Spesen verwalten
Mit der OpenBiz Spesen-App erfassen, genehmigen und erstatten Mitarbeiter ihre Ausgaben effizient. Der gesamte Prozess von der Erfassung bis zur Erstattung wird digital abgebildet.
Spesenkategorien einrichten
- Gehe zu Spesen → Konfiguration → Spesenkategorien
- Erstelle Kategorien fuer verschiedene Ausgabentypen (z.B. Reise, Verpflegung, Material)
- Konfiguriere die Fakturierungseinstellungen pro Kategorie
Spesen erfassen
Es gibt mehrere Moeglichkeiten, Spesen zu erfassen:
- Manuell eingeben: Erstelle eine neue Spesenzeile und fuelle die Details aus. Haenge den Beleg an.
- Beleg hochladen: Aktiviere die Digitalisierung in den Einstellungen und lade Belege hoch – OpenBiz erkennt die Daten automatisch
- Drag and Drop: Ziehe einen Beleg direkt in die Spesen-App
- Per E-Mail: Leite Belege an die konfigurierte E-Mail-Adresse weiter
Spesenabrechnung erstellen und einreichen
- Gehe zu Spesen → Meine Spesen → Spesenabrechnungen
- Klicke auf Neu und fuege einzelne Spesenpositionen hinzu
- Klicke auf Einreichen, um die Abrechnung zur Genehmigung zu senden
Spesen genehmigen
- Oeffne die eingereichten Spesenabrechnungen
- Pruefe die einzelnen Positionen und Belege
- Klicke auf Genehmigen oder Ablehnen
- Mehrere Abrechnungen koennen auch in der Listenansicht gesammelt genehmigt werden
Spesen buchen und erstatten
- Nach der Genehmigung: Klicke auf Buchungssatz erstellen, um die Spesen zu verbuchen
- Erstattung erfolgt ueber:
- Gehaltsabrechnung: Erstattung wird mit dem naechsten Lohnlauf ausgezahlt
- Einzelerstattung: Direkte Zahlung an den Mitarbeiter
- Sammelerstattung: Mehrere Abrechnungen auf einmal erstatten
Spesen weiterverrechnen
Um Spesen an Kunden weiterzuverrechnen, weise der Spesenposition eine Analytische Verteilung zu, die mit einem Kundenprojekt verknuepft ist. Die Spesen erscheinen dann auf der naechsten Kundenrechnung.
Tipps
- Nutze die Beleg-Digitalisierung, um die manuelle Eingabe zu minimieren
- Richte klare Spesenkategorien ein fuer bessere Auswertungen
- Erstatte Spesen regelmaessig, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhoehen
- Verwende die analytische Verteilung, um projektbezogene Ausgaben korrekt zuzuordnen