Ablaufdaten
In OpenBiz können Sie Ablaufdaten verwenden, um die Lebenszyklen verderblicher Produkte vom Einkauf bis zum Verkauf zu verwalten und zu verfolgen. Die Verwendung von Ablaufdaten reduziert Produktverluste aufgrund unerwarteten Verfalls und hilft, den Versand abgelaufener Produkte an Kunden zu vermeiden.
In OpenBiz können nur Produkte, die über Lose und Seriennummern verfolgt werden, mit Ablaufdaten versehen werden. Sobald eine Los- oder Seriennummer zugewiesen wurde, kann ein Ablaufdatum festgelegt werden. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen (z. B. Lebensmittelhersteller), die regelmäßig oder ausschließlich verderbliche Produkte kaufen und verkaufen.
Siehe auch
Ablaufdaten aktivieren
Um Ablaufdaten zu aktivieren, gehen Sie zu Lager ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und scrollen Sie zum Abschnitt Rückverfolgbarkeit. Kreuzen Sie dann Los- & Seriennummern an, um die Funktion zu aktivieren.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, erscheint eine neue Option zur Aktivierung von Ablaufdaten. Klicken Sie auf dieses Kontrollkästchen, um die Funktion zu aktivieren, und stellen Sie sicher, dass Sie die Änderungen mit Speichern bestätigen.
Tipp
Wenn die Funktion Los- & Seriennummern aktiviert ist, erscheint eine zusätzliche Funktion Los- & Seriennummern auf Lieferscheinen anzeigen. Die Aktivierung dieser Funktionen hilft bei der durchgängigen Rückverfolgbarkeit und erleichtert die Verwaltung von Produktrückrufen, die Identifizierung fehlerhafter Produktstapeln und vieles mehr.
Ablaufdaten auf Produkten konfigurieren
Sobald die Funktionen Los- & Seriennummern und Ablaufdaten in den Einstellungen der Lager-App aktiviert wurden, können die Ablaufdaten für einzelne Produkte konfiguriert werden.
Gehen Sie dazu zu Lager ‣ Produkte ‣ Produkte und wählen Sie ein Produkt aus, das Sie bearbeiten möchten. Wenn Sie ein Produkt auswählen, wird das Produktformular für diesen Artikel angezeigt.
Wichtig
Um Produkte anhand von Los- oder Seriennummern verfolgen zu können oder um Verfallsinformationen zu konfigurieren, muss ihr Produkttyp im Reiter Allgemeine Informationen auf Güter eingestellt sein. Wählen Sie dann im Feld Bestand verfolgen entweder Mittels einzigartiger Seriennummer oder Mittels Los aus.
Klicken Sie dann auf den Reiter Lager und scrollen Sie runter zum Abschnitt Rückverfolgbarkeit. Kreuzen Sie das Kästchen Ablaufdatum an.
Bemerkung
Wenn ein Produkt vor der Aktivierung der Nachverfolgung nach Losen oder Seriennummern auf Lager ist, muss möglicherweise eine Bestandsaufnahme vorgenommen werden, um dem vorhandenen Bestand Losnummern zuzuweisen.
Tipp
Zur Verarbeitung großer Mengen von Produkten bei Wareneingängen oder Lieferungen empfiehlt es sich, die Verfolgung anhand von Losen vorzunehmen, sodass mehrere Produkte zu demselben Los zurückverfolgt werden können, falls Probleme auftreten.
Im Abschnitt Datumsangaben finden Sie vier Kategorien für Verfallsinformationen, die für das Produkt konfiguriert werden können.
Ablaufdatum: die Anzahl der Tage nach Erhalt von Produkten (entweder von einem Lieferanten oder auf Lager nach der Produktion), in denen Waren gefährlich werden können und nicht verwendet oder verbraucht werden sollten.
Mindesthaltbarkeitsdatum: die Anzahl der Tage vor dem Verfallsdatum, in denen die Ware zu verderben beginnt, ohne dass sie schon gefährlich ist.
Entfernungsdatum: die Anzahl der Tage vor dem Verfallsdatum, in denen die Waren aus dem Lager genommen werden sollen.
Warndatum: die Anzahl der Tage vor dem Verfallsdatum, in denen eine Warnung für Waren eines bestimmten Loses oder mit einer bestimmten Seriennummer ausgelöst werden sollte.
Bemerkung
Die in diese Felder eingegebenen Werte berechnen automatisch das Ablaufdatum für Waren, die auf Lager sind, unabhängig davon, ob sie von einem Lieferanten gekauft oder selbst hergestellt wurden.
Tipp
Wenn im Abschnitt Datumsangaben keine Werte für Verfallsinformationen vorhanden sind, können die Daten (und Lose) bei Wareneingängen und Lieferungen in und aus dem Lager manuell zugewiesen werden. Auch wenn sie zugewiesen wurden, können sie bei Bedarf überschrieben und manuell geändert werden.
Ablaufdaten bei Wareneingang auf Los- und Seriennummern festlegen
Sie können Ablaufdaten für eingehende Waren direkt auf dem Wareneingang generieren. Navigieren Sie zu Lager ‣ Vorgänge ‣ Wareneingänge und klicken Sie dann auf eine Zeile, um den Datensatz Wareneingang zu öffnen.
Wichtig
Wenn Sie auf Validieren klicken, bevor Sie den bestellten Produktmengen eine Seriennummer zuweisen, erscheint ein Benutzerfehler-Pop-up. Das Pop-up verlangt die Eingabe einer Los- oder Seriennummer für die bestellten Produkte. Der Wareneingang kann ohne eine zugewiesene Los- oder Seriennummer nicht validiert werden.
Klicken Sie von hier aus auf das Symbol (Details), das sich in der Produktzeile befindet. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Pop-up-Fenster Detaillierte Vorgänge angezeigt.
Im Pop-up-Fenster wird das Ablaufdatum automatisch ausgefüllt, basierend auf der Konfiguration im Produktformular. Klicken Sie auf das Feld Los-/Seriennummer in der entsprechenden Zeile und geben Sie dann die Los- oder Seriennummer ein.
Tipp
Wenn der Abschnitt Datumsangaben auf dem Produktformular nicht konfiguriert wurde, kann das Ablaufdatum manuell eingegeben werden.
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind, um das Pop-up-Fenster zu schließen. Klicken Sie abschließend auf Bestätigen.
Eine intelligente Schaltfläche Rückverfolgbarkeit wird nach der Validierung des Wareneingangs angezeigt. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Rückverfolgbarkeit, um den aktualisierten Rückverfolgbarkeitsbericht zu sehen, der Folgendes enthält: ein Referenz-Dokument, das Produkt, das zurückverfolgt wird, die Los/Serie # und mehr.
Ablaufdaten für gefertigte Produkte festlegen
Ablaufdaten können auch für selbst hergestellte Produkte generiert werden. Um den hergestellten Produkten Ablaufdaten zuzuweisen, muss ein Fertigungsauftrag abgeschlossen werden.
Um einen FA zu erstellen, gehen Sie zur Fertigungsapp ‣ Vorgänge ‣ Fertigungsaufträge und klicken Sie auf Neu. Wählen Sie ein zu fertigendes Produkt im Drop-down-Menü des Felds Produkt und wählen Sie dann die zu produzierende Menge.
Bemerkung
Um ein Produkt zu fertigen, müssen in den Zeilen der Spalte Produkt Materialien zum Verbrauch vorhanden sein. Dies können Sie entweder durch die Erstellung einer Stückliste für das Produkt oder durch manuelles Hinzufügen von zu verbrauchenden Materialien durch Klicken auf Zeile hinzufügen erreichen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen.
Die entsprechende Anzahl von Los-/Seriennummern wird automatisch in das Feld eingetragen. Klicken Sie auf das Symbol (Details), um weitere Informationen zu diesen spezifischen Nummern anzuzeigen. In diesem Pop-up-Fenster werden alle zuvor für das Produkt konfigurierten Ablaufinformationen angezeigt.
Produkte mit Ablaufdatum verkaufen
Der Verkauf von verderblichen Produkten mit Ablaufdatum erfolgt genauso wie der Verkauf jeder anderen Art von Produkten. Der erste Schritt beim Verkauf verderblicher Produkte ist die Erstellung eines Verkaufsauftrags.
Gehen Sie dazu zur Verkaufsapp ‣ Neu, um ein neues Angebot zu erstellen, und füllen Sie die Informationen auf dem Verkaufsauftragsformular aus.
Fügen Sie einen Kunden hinzu und klicken Sie auf Produkt hinzufügen, um die gewünschten Produkte zu den Produkt-Zeilen hinzuzufügen, und hinterlegen Sie eine Menge für die Produkte.
Klicken Sie dann auf den Reiter Weitere Informationen. Ändern Sie im Abschnitt Lieferung den Liefertermin, auf ein Datum nach dem erwarteten Datum und klicken Sie auf Anwenden, um das Datum zu bestätigen. Klicken Sie zum Abschluss auf Bestätigen, um den Verkaufsauftrag zu bestätigen.
Wichtig
Wenn die Produkte vor dem auf dem Produktformular festgelegten Warndatum geliefert werden, werden keine Warnungen erstellt.
Klicken Sie nun auf die intelligente Schaltfläche Lieferung oben auf dem Verkaufsauftrag, um zum Wareneingangsformular zu gelangen.
Klicken Sie auf dem Wareneingangsformular auf Validieren und dann im darauffolgenden Pop-up-Fenster auf Anwenden, um automatisch alle Mengen als Erledigt zu verarbeiten und dem Kunden die Produkte zu liefern.
Wichtig
Um verderbliche Produkte mit Ablaufdatum zu verkaufen, muss die Entnahmestrategie für den Lagerort, in dem die Produkte gelagert werden, auf FEFO eingestellt sein. Wenn der Bestand an verderblichen Produkten in einem Los nicht ausreicht, entnimmt OpenBiz die benötigte Restmenge automatisch aus einem zweiten Los mit dem nächsten Ablaufdatum. Entnahmestrategien können auch für Produktkategorien festgelegt werden.
Siehe auch
Ansicht der Ablaufdaten für Los- & Seriennummern.
Um alle Produkte mit Ablaufdatum nach Losnummer anzuzeigen (und/oder zu gruppieren), gehen Sie zur Lager-App ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern.
Entfernen Sie dort alle Standardsuchfilter aus der Suchleiste. Klicken Sie dann auf Gruppieren nach, wählen Sie Benutzerdefinierte Gruppe hinzufügen und wählen Sie den Parameter Ablaufdatum aus dem Drop-down-Menü. Dadurch werden alle verderblichen Produkte, ihre Ablaufdaten und die zugewiesene Losnummer aufgeschlüsselt.
Tipp
Kunden können die Benachrichtigung über das Ablaufdatum auch in ihrem Kundenportal einsehen.
Ablaufwarnungen
Um Ablaufwarnung zu sehen, gehen Sie zur Lagerapp ‣ Produkte ‣ Los-/Seriennummern.
Klicken Sie dann bei verderblichen Produkten auf eine Los-/Seriennummer. Dadurch wird das Formular zu den Details zu Seriennummern angezeigt.
Tipp
Um Informationen zum Ablaufdatum in der Listenansicht anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol (Einstellungen anpassen) oben in der Datensatzliste und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Ablaufdatum.
Auf dem Detailformular Los-/Seriennummer sind in den Datumsangaben alle Informationen zum Ablaufdatum der Produkte aufgeführt.
Wenn das Ablaufdatum für eine Los-/Seriennummer überschritten ist, wird oben auf dem Formular ein roter Ablaufwarnung angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass die Produkte in diesem Los entweder abgelaufen sind oder bald ablaufen werden.
Gehen Sie zurück zur Seite Los-/Seriennummern zurück (über die Brotkrümelnavigation).
Um die neue Ablaufwarnung oder alle Ablaufwarnungen für Produkte zu sehen, die abgelaufen sind (oder bald ablaufen werden), kehren Sie über die Brotkrümel zurück zur Seite Los-/Seriennummern. Entfernen Sie alle Suchfilter aus der Suchleiste auf dem Dashboard Los-/Seriennummern.
Klicken Sie dann auf Filter und wählen Sie Ablaufwarnungen.
Benachrichtung über Verfallsdaten
Benutzer können benachrichtigt werden, wenn das Verfallsdatum für ein Produkt überschritten wurde. So können bestimmte Mitarbeiter über den Status von Artikeln in ihrem Zuständigkeitsbereich auf dem Laufenden gehalten werden.
Um eine Benachrichtigung zu konfigurieren, navigieren Sie zu: Lager ‣ Produkte ‣ Produkte. Wählen Sie ein Produkt aus, das mit Los-/Seriennummern und Verfolgung des Ablaufdatums konfiguriert ist. Navigieren Sie zum Reiter Lager. Wählen Sie im Abschnitt Logistik einen Benutzer im Feld Verantwortlich aus.
Wenn das Ablaufsdatum für eine Los-/Seriennummer für dieses Produkt abläuft, wird dem Benutzer in diesem Feld eine Benachrichtigung gesendet.
Bemerkung
Sobald das Ablaufdatum erreicht ist, werden Ablaufwarnungen in der Formularansicht der Charge/Seriennummer des Produkts erstellt.
Um diese Warnungen anzupassen, aktivieren Sie den Entwicklermodus, gehen Sie zu Einstellungen ‣ Technisch ‣ Aktivitätstypen und wählen Sie die Warnung Warnungsdatum erreicht.
Der zugewiesene Standardbenutzer wird benachrichtigt, sobald das Ablaufdatum erreicht ist. Wenn kein Standardbenutzer konfiguriert ist, wird die Aktivität dem auf der Registerkarte Lager des Produkts ausgewählten Verantwortlichen zugewiesen.