OpenBiz Tagesplan — Benutzerhandbuch

Modul clx_tagesplan für OpenBiz (Odoo 18). Tagesbetreuung planen, Anwesenheit erfassen, Dienste führen und automatisch abrechnen.

Inhalt

1. Überblick
2. Grundbegriffe — und das wichtigste Konzept: Betreuung ≠ Arbeitszeit
3. Das Menü im Überblick
4. Stammdaten: Klienten, Betreuer, Betreuungsorte
5. Tagesplanung: Betreuungsblöcke
6. Die Timeline-Ansicht bedienen
7. Anwesenheit bestätigen & Tagesabschluss
8. Dienste (Schichtplan) & Soll-Ist-Vergleich
9. Zeiterfassung der Betreuer (hr.attendance)
10. Abrechnung
11. Berichte
12. Konfiguration
13. Berechtigungen / Rollen
14. Protokolle am Klienten
15. Häufige Fragen

1. Überblick

Der Tagesplan organisiert die Tagesbetreuung: Wer betreut wann, wo und welchen Klienten. Aus den bestätigten Betreuungen entsteht automatisch die Monatsabrechnung (SO-Angebote) je Klient, die dann mit einem Klick und einer Prüfung zur Rechnung gewandelt wird. Für das Personal werden Dienste (geplante Präsenzzeiten) geführt; diese lassen sich der separat erfassten Arbeitszeit (hr.attendance) gegenüberstellen (Soll-Ist). Die Arbeitszeit selbst wird nicht im Tagesplan gestempelt — sie kommt aus der regulären Zeiterfassung von OpenBiz (siehe Kapitel 2.1 und Kapitel 9).

Kernfunktionen:

• Betreuungsblöcke planen — im Kalender, in der grafischen Timeline oder als Liste.
• Anwesenheit bestätigen (einzeln oder über den Tagesabschluss).
• Dienste (geplante Präsenzzeiten der Betreuer) mit Soll/Ist/Delta.
• Automatische Abrechnung: aus bestätigten Blöcken werden Angebote im Entwurf erzeugt.
• Berichte: Betreuungsstunden, Stunden je Betreuer, Zeit je Klient, Auslastung.

2. Grundbegriffe

Vier Begriffe muss man auseinanderhalten:

Begriff	Bedeutung
Betreuungsblock (Slot)	Eine konkrete Betreuung: 1 Klient + 1 Betreuer + 1 Ort + Zeitfenster. Grundlage der Abrechnung.
Dienst (Schicht)	Die geplante Präsenzzeit eines Betreuers (Soll) — unabhängig vom einzelnen Klienten. Grundlage der Personalplanung.
Zeiterfassung (hr.attendance)	Die tatsächlich gestempelte Arbeitszeit des Betreuers (Ist).
Ort / Raum	Wo betreut wird (z. B. Garten, Küche, Stube, Werkraum).

2.1 Das wichtigste Konzept: Betreuung ≠ Arbeitszeit

Merksatz: Die Betreuung eines Klienten und die Arbeitszeit eines Betreuers sind zwei getrennte Ebenen. Das Bestätigen eines Betreuungsblocks erzeugt keine Zeiterfassung.

Warum getrennt? Wegen der Gruppenbetreuung. Ein Betreuer kann zur selben Zeit mehrere Klienten parallel betreuen (z. B. 09:00–11:00 Uhr Klient A und Klient B im selben Raum). Das sind zwei Betreuungsblöcke, aber nur zwei Stunden Arbeitszeit — nicht vier. Würde man die Arbeitszeit aus den Blöcken ableiten, käme eine Doppelzählung heraus.

Zweiter Grund — Nebenzeiten. Ein Betreuer arbeitet auch ausserhalb der Betreuungsblöcke: Berichte und Protokolle schreiben, Vor- und Nachbereitung, Übergaben, Wege zwischen den Räumen, Pausen usw. Diese Zeiten stecken in keinem Betreuungsblock. Würde man die Arbeitszeit aus den Blöcken ableiten, würde sie diese Nebenzeiten unterschlagen.

Beides zusammen bedeutet: Die Summe der Betreuungsblöcke ist nicht die tatsächliche Arbeitszeit (Gruppenbetreuung zählt zu viel, Nebenzeiten fehlen). Deshalb kann die Arbeitszeit nicht aus den Blöcken erzeugt werden — der Betreuer erfasst seine Arbeitszeit nach wie vor selbst (Stempeln/manuell in der Zeiterfassung).

Deshalb:

• Betreuungsblöcke → zählen für die Abrechnung am Klienten (jede Betreuung wird verrechnet, auch parallele).
• Arbeitszeit des Betreuers → kommt ausschliesslich aus Diensten (Soll) und der Zeiterfassung hr.attendance (Ist), nie aus Betreuungsblöcken. Sie wird weiterhin manuell/gestempelt erfasst.

Beispiel Gruppenbetreuung: Betreuerin Sara Keller betreut 09:00–11:00 Uhr im Garten gleichzeitig Felix Kunz, Ida Baumann und Clara Kunz.

• Das sind 3 Betreuungsblöcke → 3 verrechnete Betreuungen (je 2 h am jeweiligen Klienten).
• Saras Arbeitszeit dafür sind 2 Stunden — die stehen in ihrem Dienst (Soll) und in hr.attendance (Ist), nicht als 6 Stunden aus den Blöcken.

3. Das Menü im Überblick

Die App Tagesplan hat folgende Menüpunkte:

• Ansicht
  • Timeline — grafische Planungsansicht (Ressourcen-/Balkenplan).
  • Alle Blöcke — Liste/Pivot/Graph aller Betreuungsblöcke.
  • (Die klassische Kalenderansicht ist über den Ansichts-Umschalter oben rechts erreichbar.)
• Tagesabschluss — Anwesenheiten eines Tages gesammelt bestätigen.
• Dienste — Schichtplan der Betreuer (Liste + Timeline).
• Klienten — betreute Personen.
• Betreuer — als Betreuer gekennzeichnete Mitarbeitende.
• Abrechnung
  • Monatsabrechnung — automatisch erzeugte Angebote je Klient/Monat.
  • Nicht verrechnet — bestätigte Blöcke ohne Position.
• Berichte — Betreuungsstunden, Abrechnungsstatus, Stunden je Betreuer, Zeit je Klient, Auslastung Orte.
• Konfiguration — Betreuungsorte, Einstellungen.

4. Stammdaten

4.1 Betreuungsorte

Konfiguration → Betreuungsorte. Räume/Bereiche, in denen betreut wird (z. B. Garten, Küche, Stube, Werkraum). Jeder Betreuungsblock hat einen Ort.

4.2 Klienten

Klienten. Zeigt die betreuten Personen. Ein Klient wird über das Feld „ist Tagesplan-Klient“ gekennzeichnet. Relevante Felder am Klienten:

• Wird verrechnet — steuert, ob Betreuungen dieses Klienten abgerechnet werden.
• Betreuungsprodukt — das Produkt, das auf die Angebotszeilen kommt (leer = Firmen-Standardprodukt). Die MWST kommt aus diesem Produkt (siehe Kapitel 10).
• Zahler — abweichender Rechnungsempfänger (z. B. Gemeinde/Angehörige). Leer = Klient zahlt selbst.

4.3 Betreuer

Betreuer. Zeigt die als Tagesplan-Betreuer gekennzeichneten Mitarbeitenden. Am Mitarbeitenden werden gesetzt:

• Tagesplan-Betreuer (Flag) — nur so erscheint die Person hier und ist wählbar.
• Farbe — Kennfarbe des Betreuers (Avatar/Timeline).
• Max. parallele Klienten — wie viele Klienten dieser Betreuer gleichzeitig betreuen darf (0 = unbegrenzt, Standard 1). Steuert die Überlappungsprüfung bei der Planung.

5. Tagesplanung: Betreuungsblöcke

Ein Betreuungsblock verbindet Klient + Betreuer + Ort + Zeit. Du legst ihn in einer der Ansichten an: Timeline, Kalender oder Liste (Alle Blöcke).

5.1 Status-Ablauf eines Blocks

Status	Bedeutung	Farbe in der Timeline
Entwurf	Neu angelegt, noch nicht fix.	🟠 Orange
Geplant	Bestätigt eingeplant/fix.	🔵 Blau
Anwesenheit bestätigt	Klient war da → wird verrechnet.	🟢 Grün
Nicht erschienen	Klient kam nicht (Platz war reserviert → wird i. d. R. trotzdem verrechnet).	⚪ Grau
Abgesagt	Betreuung fällt aus → keine Verrechnung.	🔴 Rot

5.2 Regeln bei der Planung

• Ein Klient kann nicht doppelt zur selben Zeit belegt werden (hart verboten).
• Ein Betreuer darf nur so viele parallele Klienten haben, wie in „Max. parallele Klienten“ erlaubt (Gruppenbetreuung).

6. Die Timeline-Ansicht bedienen

Ansicht → Timeline. Die Timeline ist ein grafisches Planungsbrett: waagrechte Zeitachse, links eine Zeile pro Ort (bzw. pro Betreuer, siehe unten), und die Betreuungen als farbige Balken.

6.1 Elemente

• Balkenfarbe = Status (siehe Tabelle oben; Legende unten in der Ansicht).
• Linkes Badge (Buchstabe) = Betreuer (Initiale + Kennfarbe).
• Runder Avatar = Klient.
• Zeile = Ort/Raum; der Ort steht zusätzlich am Balkenende.

6.2 Skalen und Navigation

• Tag / Woche / Monat — Umschalten oben links. In der Tagesansicht läuft die Achse von 06:00 bis 24:00 (die Nachtstunden sind ausgeblendet).
• Heute — springt auf den heutigen Tag.
• Zoomen — Strg + Mausrad.

6.3 Planen per Maus

• Verschieben — den ganzen Balken mit der Maus an eine andere Zeit/Zeile ziehen und loslassen; das setzt die Zeit (bzw. den Ort) neu.
• Öffnen — Klick auf den Balken öffnet den Betreuungsblock; Klick auf den Klienten-Avatar öffnet den Kontakt des Klienten.

Ob per Maus geplant werden darf, hängt von der Berechtigung ab: nur Teamleitung und höher dürfen verschieben. Die Dauer eines Blocks (Anfang/Ende) wird im Block-Formular gesetzt, nicht durch Ziehen an den Balkenkanten.

6.4 Gruppierung

Standard ist die Gruppierung nach Ort. Über die Gruppieren-nach-Funktion in der Suchleiste kann nach Betreuer, Klient, Status u. a. umgruppiert werden — die Zeilen der Timeline ändern sich entsprechend.

7. Anwesenheit bestätigen & Tagesabschluss

Sobald ein Klient tatsächlich da war, wird der Block „Anwesenheit bestätigt“. Damit entsteht (bei verrechenbarem Klienten) automatisch die Abrechnungsposition.

7.1 Einzeln

Im Block-Formular auf „Anwesenheit bestätigen“ klicken. Die verrechneten Stunden werden dabei automatisch auf die Blockdauer gesetzt, sofern nicht bereits ein abweichender Wert erfasst wurde.

7.2 Gesammelt über den Tagesabschluss

Tagesabschluss öffnet einen Assistenten, in dem alle offenen Betreuungen eines Tages auf einmal bestätigt (oder als „nicht erschienen“ markiert) werden — inkl. Möglichkeit, die verrechneten Stunden je Zeile anzupassen.

7.3 Nicht erschienen / Absagen

• Nicht erschienen — der Platz war reserviert; standardmässig wird trotzdem verrechnet (steuerbar in den Einstellungen, siehe unten).
• Absagen — die Betreuung fällt aus und wird nicht verrechnet; eine bereits erzeugte Position wird entfernt.

8. Dienste (Schichtplan) & Soll-Ist-Vergleich

Dienste. Ein Dienst ist die geplante Präsenzzeit eines Betreuers (Soll) — z. B. „Thomas Brun, Montag 08:00–16:00“. Der Dienst ist unabhängig vom einzelnen Klienten und dient der Personalplanung.

Je Dienst siehst du:

• Soll (h) — geplante Stunden (aus dem Zeitfenster).
• Ist (h) — tatsächlich gestempelte Stunden (aus hr.attendance, siehe Kapitel 9).
• Delta (h) — Abweichung Soll ↔ Ist.

8.1 Dienste-Timeline

Über den Ansichts-Umschalter (oben rechts) gibt es zusätzlich die Timeline der Dienste: eine Zeile pro Betreuer, die Dienste als Balken über die Woche — der grafische Dienstplan. (Hier ist der ganze Tag sichtbar, damit auch Frühdienste vor 06:00 angezeigt werden.)

Wichtig: Aus den Diensten — nicht aus den Betreuungsblöcken — ergibt sich die Arbeitszeit des Betreuers.

9. Zeiterfassung der Betreuer

Die tatsächliche Arbeitszeit der Betreuer wird über die Standard-Anwesenheitserfassung von OpenBiz (hr.attendance) erfasst — z. B. per Badge, Kiosk/App oder manuell. Der Tagesplan liest diese Ist-Zeiten und stellt sie im Dienst dem Soll gegenüber.

Das Bestätigen eines Betreuungsblocks schreibt bewusst KEINE Arbeitszeit — siehe Abschnitt 2.1. Grund: bei Gruppenbetreuung würde parallele Betreuung doppelt zählen, und Nebenzeiten (Berichte, Vor-/Nachbereitung, Wege, Pausen) stecken in keinem Block. Deshalb erfasst der Betreuer seine Arbeitszeit weiterhin selbst (Stempeln/manuell); der Tagesplan liest sie nur für den Soll-Ist-Vergleich.

9.1 Was die Anwesenheitsliste zeigt

Jede Zeile ist eine Stempelung eines Betreuers:

Spalte	Bedeutung
Mitarbeiter	Der Betreuer, der gestempelt hat.
Check-in	Beginn der erfassten Arbeitszeit (gestempelt oder manuell erfasst).
Check-out	Ende der erfassten Arbeitszeit.
Arbeitsstunden	Die daraus berechnete Dauer (Check-out − Check-in). Das ist das Ist.

Genau diese Arbeitsstunden greift der Tagesplan im Dienst auf und stellt sie dem geplanten Soll gegenüber:

• Soll = geplante Dienstzeit (z. B. 08:00–16:00 → 8 h),
• Ist = Summe der gestempelten Arbeitsstunden im Dienstfenster,
• Delta = Ist − Soll (positiv = mehr, negativ = weniger gearbeitet als geplant).

Beispiel: Steht bei Thomas Brun in der Liste eine Stempelung von 08:00 bis ca. 15:13, sind das rund 7,2 Arbeitsstunden. In seinem Dienst mit Soll 8 h ergibt das ein Ist von ~7,2 h und ein Delta von ~−0,8 h. Fehlt für einen Dienst jede Stempelung, bleibt Ist = 0 und das Delta entspricht dem vollen Soll — der Betreuer hat (noch) nicht gestempelt.

10. Abrechnung

10.1 Wie Angebote entstehen

Beim Bestätigen der Anwesenheit (bzw. bei „nicht erschienen“, falls verrechenbar) wird automatisch ein Angebot je Klient und Monat im Entwurf gesucht oder angelegt und die Betreuung als Position eingetragen. Die Menge ergibt sich aus den verrechneten Stunden der bestätigten Blöcke.

• Es gibt ein Entwurfs-Angebot je Klient und Monat.
• Bereits gesendete/bestätigte Angebote werden nicht stillschweigend verändert (es entsteht ggf. ein zweites Angebot; Hinweis im Chatter).

10.2 Granularität der Angebotszeilen

In den Einstellungen wählbar:

• Pro Block (Standard) — jede Betreuung eine eigene Zeile.
• Pro Tag — alle Betreuungen eines Klienten an einem Tag in einer Zeile summiert.

10.3 Nichterscheinen verrechnen

Einstellung „Nichterscheinen verrechnen“ (Standard: an): ein als „nicht erschienen“ markierter Block wird trotzdem verrechnet (der Platz war reserviert). Aus → Nichterscheinen wird nicht verrechnet.

10.4 Abweichender Zahler

Ist am Klienten ein Zahler hinterlegt (z. B. Gemeinde), läuft das Angebot auf diesen Rechnungsempfänger.

10.5 MWST

Die MWST wird vom Produkt gesteuert. Was am Betreuungsprodukt als Steuer hinterlegt ist (z. B. ausgenommen nach Art. 21, oder ein Steuersatz), landet automatisch in der Angebotsposition. Ist am Produkt keine Steuer hinterlegt, erscheint auch keine. Es gibt keine separate MWST-Einstellung im Modul.

10.6 Nicht verrechnet / Abrechnungsstatus

• Abrechnung → Nicht verrechnet — bestätigte Blöcke, die (noch) keine Position haben.
• Berichte → Abrechnungsstatus — Auswertung nach Abrechnungsstand.

11. Berichte

Unter Berichte (jeweils als Pivot/Graph):

• Betreuungsstunden — geleistete Betreuungsstunden (aus Slots) je Klient/Zeitraum.
• Stunden je Betreuer — Arbeitszeit (aus Diensten/Anwesenheit) je Betreuer.
• Zeit je Klient — Betreuungszeit je Klient.
• Auslastung Orte — Belegung der Räume.

Bewusst getrennt: „Betreuungsstunden“ (aus Blöcken) und „Stunden je Betreuer“ (aus Diensten/Anwesenheit) sind unterschiedliche Grössen — siehe Kapitel 2.

12. Konfiguration

Konfiguration → Einstellungen (Bereich Tagesplan):

• Standard-Betreuungsprodukt — Produkt für die Abrechnung, wenn am Klienten keines hinterlegt ist. (Steuert auch die MWST — siehe 10.5.)
• Granularität der Angebotszeilen — pro Block / pro Tag.
• Nichterscheinen verrechnen — ein/aus.
• Gesendete Angebote erweitern — ob Betreuungen auch an bereits gesendete Angebote angefügt werden (aus = es entsteht ein zweites Angebot).

Konfiguration → Betreuungsorte — die Räume/Bereiche pflegen.

13. Berechtigungen / Rollen

Drei aufeinander aufbauende Rollen:

Rolle	Darf
Betreuer	Alle Betreuungen lesen, aber nur eigene bearbeiten/bestätigen.
Teamleitung	Alle Betreuungen planen (auch per Maus in der Timeline), Dienste führen.
Manager	Zusätzlich Konfiguration/Einstellungen.

Zusätzlich gilt die Multi-Company-Trennung: jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten (Betreuungen, Dienste, Orte, Auswertungen).

14. Protokolle am Klienten

Betreuungsprotokolle werden als interne Notizen im Chatter des Klienten-Kontakts geführt (automatisch datiert, mit Verfasser). Im Kalender-Popover eines Betreuungsblocks gibt es dafür neben dem Klienten den Button „Protokoll“, der direkt den Kontakt öffnet — dort wird im Chatter/den internen Notizen protokolliert.

15. Häufige Fragen

Warum steht bei einem Dienst „Ist 0 / Delta negativ“?
Weil für diesen Betreuer im Dienstzeitfenster noch keine hr.attendance-Stempel vorliegen. Sobald die Anwesenheit erfasst ist, füllen sich „Ist“ und „Delta“.

Warum sehe ich meine Betreuungen/Dienste nicht?
Meist eine Firmen-Zuordnung: Datensätze gehören zu einer anderen Firma als der aktuell gewählten. Oben rechts die richtige Firma wählen.

Warum erscheint keine Steuer im Angebot?
Am verwendeten Betreuungsprodukt ist keine Steuer hinterlegt — siehe 10.5.

Kann ein Betreuer mehrere Klienten gleichzeitig betreuen?
Ja (Gruppenbetreuung), bis zur am Betreuer eingestellten Zahl „Max. parallele Klienten“. Für die Abrechnung zählt jede Betreuung; für die Arbeitszeit nur der Dienst — nicht die Summe der Blöcke.

Verschiebt sich ein Block in einen anderen Monat, stimmt die Abrechnung noch?
Ja. Der Block wird auf das Angebot des neuen Monats umgehängt und das alte Angebot entsprechend korrigiert.

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Ende des Handbuchs. Bei Fragen zur Konfiguration wende dich an clixmedia.ch.