Rekrutierung in OpenBiz
Das Rekrutierungsmodul in OpenBiz hilft dir, Bewerbungen strukturiert zu verwalten. Jeder Bewerber durchläuft vordefinierte Phasen – von der Erstbewerbung bis zum unterschriebenen Vertrag. So nutzt du die wichtigsten Funktionen.
Einstellungen konfigurieren
- Gehe zu Rekrutierung → Konfiguration → Einstellungen
- Aktiviere bei Bedarf die folgenden Optionen:
- Interview-Umfrage senden – Sendet Fragebögen an Bewerber zur Vorqualifikation
- Lebenslauf-Anzeige – Zeigt den Lebenslauf direkt auf der Bewerberkarte an
- Lebenslauf-Digitalisierung (OCR) – Extrahiert automatisch Name, Telefon und E-Mail aus dem Lebenslauf
- Klicke auf Speichern
Kanban-Ansicht und Bewerbungsphasen
Die Kanban-Ansicht zeigt alle Bewerber in ihren jeweiligen Phasen. OpenBiz bietet sechs Standardphasen:
- Neu – Neue Bewerbung eingegangen
- Erstqualifikation – Erste Sichtung der Unterlagen
- Erstes Interview – Vorstellungsgespräch geplant
- Zweites Interview – Vertiefendes Gespräch
- Vertragsangebot – Angebot wird unterbreitet
- Vertrag unterschrieben – Bewerber wurde eingestellt
Jede Bewerberkarte zeigt einen farbigen Status an:
- Grün – Bereit für die nächste Phase
- Rot – Blockiert
- Grau – In Bearbeitung
Phasen anpassen
- Neue Phase erstellen: Klicke auf + Phase in der Kanban-Ansicht und gib einen Namen ein
- Phase bearbeiten: Fahre mit der Maus über den Phasennamen, klicke auf das Zahnrad-Symbol und wähle Bearbeiten
- Du kannst folgende Einstellungen ändern:
- Phasenname
- E-Mail-Vorlage – Wird automatisch gesendet, wenn ein Bewerber diese Phase erreicht
- In Kanban eingeklappt – Phase wird standardmässig ausgeblendet
- Eingestellt-Phase – Markiert Bewerber als eingestellt
- Jobspezifisch – Phase gilt nur für bestimmte Stellen
- Phase löschen: Zahnrad-Symbol → Löschen (Bewerber müssen vorher verschoben werden)
E-Mail-Vorlagen nutzen
OpenBiz bietet vorkonfigurierte E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Bewerbern:
- Bewerbungseingangsbestätigung – Automatisch bei neuen Bewerbungen
- Interesse – Bewerber wurde vorausgewählt
- Kein Interesse mehr – Bewerber hat abgesagt
- Absage – Bewerber wird nicht weiter berücksichtigt
- Interview planen – Automatisch bei Erreichen der Erstqualifikation
E-Mails manuell senden
- Öffne die Bewerberkarte
- Klicke im Chatter auf Nachricht senden
- Klicke auf das Vollbild-Symbol für den erweiterten Editor
- Wähle bei Bedarf eine E-Mail-Vorlage über das Drei-Punkte-Menü
- Passe den Text an und klicke auf Senden
Tipps
- Nutze die OCR-Digitalisierung, um Bewerberdaten automatisch auszulesen
- Richte E-Mail-Vorlagen für jede Phase ein, um die Kommunikation zu automatisieren
- Verwende die Statusfarben (Grün/Rot/Grau), um den Fortschritt im Blick zu behalten
- Erstelle jobspezifische Phasen, wenn verschiedene Stellen unterschiedliche Abläufe haben