Bevor die erste Sitzung erfasst wird, richtet die Praxisleitung einmal die Stammdaten ein: Leistungen, Formularvorlagen, Körperbilder und die Behandlungsarten, die alles zusammenführen. Dieser Artikel zeigt die sinnvolle Reihenfolge. Für diese Arbeiten brauchst du die Rolle «Praxisleitung».
Die Reihenfolge
Die Behandlungsart verweist auf Vorlage, Körperbilder und Leistung. Deshalb legst du diese drei zuerst an und die Behandlungsart zum Schluss:
- Leistungen (Produkte) mit Tarifposition und Preis
- Formularvorlagen für das Protokoll
- Körperbilder
- Behandlungsarten
Schritt 1: Leistungen
Jede Behandlungsart verrechnet eine Leistung. Eine Leistung ist in OpenBiz ein Produkt vom Typ Dienstleistung. Lege es im Verkauf oder in der Buchhaltung unter Produkte an und achte auf drei Felder:
- Name – so erscheint die Leistung auf der Rechnung.
- Interne Referenz – hier trägst du die Tarifposition ein, zum Beispiel die Tarifziffer nach Tarif 590. Sie wird in die Sitzung übernommen.
- Verkaufspreis – der Preis pro Einheit.
- Tarif – die Tarifart für den Rückforderungsbeleg. Leer bedeutet Tarif 590, das passt für Komplementärmedizin.
Bei der Behandlungsart kannst du nur Produkte vom Typ Dienstleistung auswählen.
Schritt 2: Formularvorlagen
Eine Formularvorlage bestimmt, welche Fragen im Sitzungsprotokoll erscheinen. Du findest sie unter Therapie → Konfiguration → Formularvorlagen.
Pro Feld legst du fest:
- Frage bzw. Titel – die Beschriftung im Protokoll.
- Hilfetext – ein kurzer Hinweis unter der Frage (optional).
- Feldtyp – siehe Tabelle unten.
- Pflichtfeld – ein Protokoll lässt sich erst abschliessen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
| Feldtyp | So erscheint er im Protokoll |
|---|---|
| Text | einzeilige Eingabe |
| Langer Text | mehrzeiliges Textfeld |
| Zahl | Zahleneingabe |
| Auswahl | Auswahlliste; die Werte trägst du unter «Auswahlwerte» ein |
| Ja / Nein | Schalter |
| Skala | Knopfreihe, zum Beispiel 0 bis 10 für die Schmerzstärke; Grenzen unter «Skala von» und «Skala bis» |
| Datum | Datumsfeld |
Die Reihenfolge der Felder änderst du, indem du sie am Griff links in der Liste an die gewünschte Stelle ziehst.
Tipp: Das erste Feld vom Typ Skala erscheint in jeder Sitzung im Abschnitt «Verlauf» als Spalte «Schmerz». Leg die Schmerzskala deshalb als erste Skala in die Vorlage, dann siehst du die Entwicklung über alle Sitzungen auf einen Blick.
Schritt 3: Körperbilder
Körperbilder sind die Grafiken, auf denen du in der Sitzung Befunde markierst, zum Beispiel Ansicht von vorne und von hinten. Du findest sie unter Therapie → Konfiguration → Körperbilder.
Pro Körperbild lädst du eine Grafik hoch, gibst ihr eine Bezeichnung und ordnest sie im Feld Behandlungsarten zu. Die Zuordnung funktioniert in beide Richtungen: Du kannst die Bilder auch in der Behandlungsart im Reiter «Körperbilder» auswählen.
Ein Körperbild, das bereits in Sitzungen verwendet wird, lässt sich nicht löschen. Archiviere es stattdessen, wenn du es nicht mehr brauchst.
Schritt 4: Behandlungsarten
Unter Therapie → Konfiguration → Behandlungsarten führst du alles zusammen. Die Liste zeigt pro Behandlungsart Farbe, Dauer, Leistung, Formularvorlage und die Anzahl Sitzungen. Die Reihenfolge änderst du am Griff links. Im Formular stehen oben die Blöcke Einstellungen und Verrechnung und Protokoll, darunter der Reiter Körperbilder.
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Bezeichnung und Kürzel | Name der Behandlungsart. Er bildet auch den Titel jeder Sitzung, zum Beispiel «Akupunktur — 3. Sitzung». |
| Farbe | Farbiger Streifen der Sitzungskarten im Board. |
| Standarddauer (Minuten) | Wird in neue Sitzungen übernommen. |
| Formularvorlage | Bestimmt die Fragen im Protokoll. |
| Körperbilder | Stehen in jeder Sitzung dieser Behandlungsart für Befunde bereit. |
| Leistung | Wird beim Start des Protokolls als Leistungszeile in die Sitzung eingetragen und später verrechnet. |
Was passiert, wenn du eine Behandlungsart später änderst?
- Körperbilder hinzufügen oder entfernen: OpenBiz gleicht alle noch nicht verrechneten Sitzungen dieser Behandlungsart sofort an. Ein Bild, auf dem bereits Befunde eingezeichnet sind, bleibt stehen, damit keine Befunde verloren gehen. Verrechnete Sitzungen bleiben unverändert, denn sie sind Belege.
- Knopf «Mit offenen Sitzungen abgleichen» im Reiter Körperbilder: Er gleicht die offenen Sitzungen von Hand ab und meldet, wie viele Bilder ergänzt oder entfernt wurden. Das ist hilfreich für ältere Sitzungen.
- Namen ändern: Die Titel der bestehenden Sitzungen ziehen automatisch nach.
- Andere Formularvorlage: Wirkt auf neue Sitzungen. Bereits erfasste Protokollwerte werden nie gelöscht.
Checkliste vor dem Start
- Jede Behandlungsart hat eine Leistung, eine Formularvorlage und eine Standarddauer.
- Alle Mitarbeitenden haben die Rolle «Therapeut:in» oder «Praxisleitung».
- Wer mit Krankenkassen abrechnet: GLN, ZSR und UID der Praxis richtet Clixmedia bei der Portaleinrichtung ein. Jede Therapeutin und jeder Therapeut hat im eigenen Benutzer GLN und ZSR erfasst, siehe Artikel «07 – Tarif 590: Rückforderungsbeleg erstellen».