Neo ist der KI-Assistent in OpenBiz. Du sprichst mit ihm in normalen Sätzen, und er arbeitet direkt mit deinen Daten: Er fasst Notizen zusammen, sucht offene Rechnungen, prüft Buchungen, wertet aus und schreibt Texte. Neo weiss dabei immer, wo du gerade bist. Öffnest du ihn in einem Kontakt, bezieht er sich auf diesen Kontakt, öffnest du ihn in einer Rechnung, auf diese Rechnung. Auf Wunsch recherchiert er auch im Internet.
Auf einen Blick
- Öffne einen Datensatz, zum Beispiel einen Kontakt oder eine Rechnung, und klicke rechts im Verlauf auf «KI».
- Wähle einen Vorschlag oder schreib deine Frage in das Eingabefeld und drücke Enter.
- Neo antwortet direkt im Verlauf, als Text, Tabelle oder indem er dir die passende Liste öffnet.
- Für Fragen über das ganze System öffnest du in der App LLM unter Chat eine neue Unterhaltung.
- Allgemeine Fragen, zum Beispiel zu Vorschriften oder aktuellen Themen, beantwortet Neo mit einer Internet-Recherche und nennt die Quellen, sofern die Recherche bei dir eingeschaltet ist.
1. Neo weiss, wo du bist
Neo ist an den Datensatz gebunden, aus dem du ihn startest. Du musst also nicht dazuschreiben, um welchen Kontakt oder welche Rechnung es geht. «Zeig mir die offenen Rechnungen» heisst in einem Kontakt: die offenen Rechnungen dieses Kontakts. «Prüfe die Verbuchung» heisst in einer Rechnung: die Verbuchung dieser Rechnung.
Willst du etwas zu einem anderen Datensatz wissen, nennst du ihn einfach mit Namen oder Nummer, zum Beispiel «Zeig mir die Rechnung RE/2026/00030». Dann arbeitet Neo mit diesem.
2. Im Kontakt: Vorschläge nutzen
Öffne einen Kontakt und klicke rechts oben im Verlauf auf «KI» (Zauberstab). Der Verlauf wird zum KI-Chat, der Knopf heisst jetzt «KI beenden». Oben siehst du, mit welchem Kontakt Neo arbeitet, zum Beispiel «AI Chat – Musterbau AG». Unten stehen die häufigsten Vorschläge als Knöpfe.
Ein Klick auf die Glühbirne zeigt alle Vorschläge für diesen Ort, zum Beispiel «Offene Rechnungen», «Zahlungsverhalten», «Follow-up-Mail entwerfen» oder «Notizen zusammenfassen». Ein Klick auf einen Vorschlag setzt den passenden Auftrag ins Eingabefeld. Du kannst ihn noch anpassen und schickst ihn mit Enter ab.
Beispiel: Notizen zusammenfassen
Mit «Notizen zusammenfassen» liest Neo alle Notizen im Verlauf dieses Kontakts und fasst sie zusammen, mit einem kurzen Fazit am Schluss. Das hilft vor einem Telefonat oder wenn du einen Kunden von einer Kollegin übernimmst.
Beispiel: Offene Rechnungen
Schreibst du im selben Kontakt «Zeig mir die offenen Rechnungen», öffnet Neo direkt die Liste der Ausgangsrechnungen, gefiltert auf diesen Kontakt und auf «nicht bezahlt». Von dort arbeitest du wie gewohnt weiter.
3. In der Rechnung: prüfen und bearbeiten
Hast du eine Frage zu einer Rechnung, öffnest du die Rechnung und dort den KI-Chat. Neo weiss dann, um welche Rechnung es geht. Typische Aufträge sind:
- «Prüfe die Verbuchung dieser Rechnung.»
- «Warum ist diese Rechnung noch offen?»
- «Setze diese Rechnung auf Entwurf zurück.»
- «Erfasse die Zahlung für diese Rechnung.»
Bei einer Prüfung zeigt Neo Status, Beträge und die Buchungszeilen mit Soll und Haben und schreibt ein Fazit dazu.
Änderungen an Buchungen
Neo kann Daten nicht nur lesen, sondern auch ändern. Sag bei Änderungen klar, was er tun soll, und kontrolliere das Ergebnis danach in der Rechnung. Die buchhalterische Verantwortung bleibt bei dir. Im Zweifel fragst du zuerst «Was würdest du ändern?» und gibst erst danach den Auftrag.
4. Fragen ohne Bezug zum aktuellen Datensatz
Auch wenn du gerade in einem Kontakt bist, kannst du Neo allgemeine Aufträge geben, zum Beispiel einen Text formulieren, eine E-Mail kürzen oder etwas erklären lassen. Neo erkennt am Auftrag, ob er sich auf den Kontakt bezieht oder nicht. Das Ergebnis kannst du anschliessend übernehmen, wo du es brauchst.
Startest du die KI an einem Ort ohne Datensatz, etwa im Dialog oder in einem neuen Chat der App LLM, arbeitet Neo ohne Bezug. Das eignet sich für Texte, die du intern oder anderswo verwendest.
5. Der KI-Chat in der App LLM: Fragen über das ganze System
Die App LLM ist der zentrale Ort für die KI. Unter Chat findest du links alle deine Unterhaltungen, auch die, die du in einem Kontakt oder einer Rechnung begonnen hast. Mit «+» startest du eine neue Unterhaltung.
Oben rechts siehst du, mit welchem Datensatz eine Unterhaltung verknüpft ist, welches Sprachmodell und wie viele Werkzeuge Neo verwendet und welcher Assistent antwortet.
In einer neuen Unterhaltung ohne Datensatz arbeitet Neo über die ganze Datenbank. Er sucht sich die nötigen Daten selbst zusammen und wertet sie aus, zum Beispiel:
- «Wie viele Kundenrechnungen sind noch offen, wie hoch ist der Gesamtbetrag, und welche ist am längsten überfällig?»
- «Welche Abwesenheiten hat Mitarbeiterin Muster dieses Jahr, und welche Ferientage sind noch nicht bewilligt?»
- «Welche Kontakte haben wir dieses Quartal neu erfasst?»
6. Internet-Recherche
Auf Wunsch eingeschaltet
Die Internet-Recherche ist eine Zusatzfunktion von Neo. Clixmedia schaltet sie auf Wunsch für deinen Neo ein und legt fest, wie viele Suchen er pro Antwort machen darf.
Ist die Recherche eingeschaltet, beantwortet Neo auch allgemeine Fragen, die nicht in OpenBiz stehen: Vorschriften, Fachwissen, Preise, Adressen von Ämtern und Firmen oder aktuelle Ereignisse. Er sucht selbständig im Internet, fasst die Ergebnisse zusammen und setzt die Quellen als Links unter die Antwort. So kannst du jede Aussage nachprüfen.
Erst intern, dann im Internet
Daten aus OpenBiz holt Neo immer aus OpenBiz, nie aus dem Internet. Fragen zu OpenBiz selbst beantwortet er aus der OpenBiz-Wissensbasis. Findet er dort keine Antwort, sagt er das und bietet dir an, im Internet zu recherchieren. Mit «Ja, recherchiere im Internet» gibst du ihm den Auftrag.
Neo fragt nach, wenn die Frage zu allgemein ist
Ist eine Frage zu offen, zum Beispiel «Was muss ich erfüllen, wenn ich als soziale Institution über die SVA abrechnen möchte?», fragt Neo nach dem Kanton, der Art der Institution und der Leistung. Die Regeln sind je nach Kanton und Leistung verschieden. Je genauer deine Angaben, desto genauer die Antwort.
Antworten prüfen
Neo fasst zusammen, was er findet. Das ist schnell und meistens treffend, aber ohne Gewähr. Prüfe wichtige Angaben, vor allem Beträge, Fristen und rechtliche Aussagen, in den angegebenen Quellen oder bei der zuständigen Stelle.
7. Datenschutz und Kosten
Wohin gehen die Daten?
Neo arbeitet mit dem Sprachmodell, das du mit Clixmedia ausgewählt hast, zum Beispiel Claude von Anthropic. Für jede Antwort schickt OpenBiz deine Frage und die dafür nötigen Daten verschlüsselt an dieses Sprachmodell, zum Beispiel die Notizen eines Kontakts, wenn du sie zusammenfassen lässt. Neo liest dabei nur, was er für den Auftrag braucht.
Bei einer Internet-Recherche gehen zusätzlich die Suchbegriffe an den Suchdienst des Anbieters. Neo ist angewiesen, keine Namen, Adressen, Gesundheitsangaben oder anderen Personendaten von Kunden, Klientinnen und Klienten oder Mitarbeitenden in Suchbegriffe zu setzen, und formuliert die Suche allgemein. Jede Suche wird mit ihren Suchbegriffen protokolliert, damit sie nachprüfbar bleibt.
Was kostet eine Antwort?
Das Sprachmodell rechnet nach verarbeiteten Textmengen ab, sogenannten Tokens. Jede Antwort verbraucht Tokens, auch eine Frage zu deinen OpenBiz-Daten. Eine Internet-Recherche braucht zusätzlich mehr, weil Neo die gefundenen Seiten mitliest: Gemessen sind es rund 30'000 bis 45'000 Tokens pro Antwort, dazu eine kleine Gebühr pro Suche. Das ergibt rund 5 bis 10 Rappen pro Antwort mit Internet-Recherche (Stand Oktober 2026, Claude Sonnet 5).
Tipps für gute Ergebnisse
- Am richtigen Ort starten: Geht es um einen Kontakt oder eine Rechnung, öffne die KI dort. Dann musst du nichts erklären.
- Konkret fragen: «Fasse die Notizen der letzten drei Monate in fünf Punkten zusammen» bringt mehr als «Was gibt es Neues?».
- Nachfragen: Neo kennt den bisherigen Verlauf. «Mach es kürzer» oder «Jetzt als E-Mail an den Kunden» funktioniert ohne Wiederholung.
- Vorschläge nutzen: Die Vorschläge sind erprobte Aufträge und führen am schnellsten zum Ziel.
- Ergebnisse kontrollieren: Vor allem bei Änderungen an Daten und bei Angaben aus dem Internet.