Mitgliedschaft: Automatische Erneuerung und Ampel

OpenBiz kann Mitgliedschaften automatisch verlängern: Vor dem Ablauf erhält das Mitglied eine Ankündigung per E-Mail, am Tag nach dem Mitgliedschaftsende entsteht die neue Rechnung. Eine farbige Ampel zeigt bei jedem Kontakt, in der Liste und im Kanban, wo jede Mitgliedschaft steht.

Wie Sie Laufzeit, anteilige Berechnung und Aufnahmegebühr einrichten, beschreibt der Artikel «Mitgliedschaftsprodukte: anteilig, variable Periode, Aufnahmegebühr».

So läuft eine Erneuerung ab

1. Ankündigung: Die Vorlaufzeit vor dem Ende, z. B. 1 Monat, geht dem Mitglied die Ankündigung per E-Mail zu. Die Ampel wechselt auf Wird erneuert.
2. Erneuerung: Am Tag nach dem Mitgliedschaftsende erstellt OpenBiz die Rechnung für die nächste Periode. Rechnungsdatum ist dieser Tag, deshalb stimmen Laufzeit, anteilige Berechnung und Aufnahmegebühr automatisch.
3. Neue Periode: Die Ampel steht wieder auf Läuft.

1. Vorgaben am Mitgliedschaftsprodukt

Öffnen Sie Mitglieder › Konfiguration › Mitgliedschaftsprodukte und das gewünschte Produkt. Im Abschnitt Automatische Erneuerung:

1. Haken Sie Automatisch erneuern an.
2. Wählen Sie das Erneuerungsprodukt. Leer bedeutet: dasselbe Produkt. Bei Produkten mit festen Terminen hinterlegen Sie das Folgeprodukt, z. B. «Firmenmitgliedschaft 2027» bei «Firmenmitgliedschaft 2026».
3. Wählen Sie bei Rechnung, was mit der neuen Rechnung geschieht:
   • Nur Entwurf – Sie prüfen und buchen selbst
   • Buchen – die Rechnung wird gebucht, aber nicht verschickt
   • Buchen und per E-Mail senden – vollautomatisch
4. Wählen Sie bei Ankündigung (Vorlage) die E-Mail-Vorlage und bei Vorlaufzeit Anzahl und Einheit (Tage, Wochen oder Monate).

2. Erneuerung beim Kontakt prüfen

Öffnen Sie das Mitglied und den Reiter Mitgliedschaft. Dort sehen Sie:

• oben die Ampel als farbiges Feld, z. B. «Wird erneuert am 01.11.2026»
• im Abschnitt Automatische Erneuerung die geltenden Einstellungen sowie Nächste Ankündigung, Ankündigung versendet und Nächste Erneuerung
• den Zeitstrahl mit der laufenden Periode, der Markierung «heute» und der geplanten nächsten Periode

3. Einstellungen für einzelne Mitglieder übersteuern

Gilt für ein Mitglied etwas anderes als die Vorgabe am Produkt, z. B. eine längere Vorlaufzeit oder keine automatische Erneuerung:

1. Haken Sie im Reiter Mitgliedschaft das Feld Eigene Einstellungen an. Die Felder werden mit den Vorgaben des Produkts vorbefüllt.
2. Passen Sie die Werte an, oder entfernen Sie den Haken bei Automatisch erneuern.
3. Speichern Sie den Kontakt.

Ohne Haken gelten wieder die Vorgaben des Produkts.

4. Sehen, ob die Ankündigung verschickt wurde

Unter dem Titel Zeitstrahl zeigt eine Zeile den Stand der Ankündigung für die laufende Periode:

• grün: Ankündigung versendet am …
• orange: Ankündigung noch nicht versendet, fällig seit …
• grau: Ankündigung geplant am …

Zusätzlich steht im Chatter des Kontakts eine Notiz mit der verwendeten Vorlage, und die Mitgliederliste hat die Spalte Ankündigung versendet. Ob eine E-Mail tatsächlich zugestellt wurde, sehen Sie im Entwicklermodus unter Einstellungen › Technisch › E-Mails.

5. Kündigung erfassen

Kündigt ein Mitglied, erfassen Sie das Austrittsdatum und den Grund, z. B. über Aktionen › Mitgliedschaft Massenstatus (auch für ein einzelnes Mitglied). Die laufende Periode bleibt bis zum Ende gültig, wird aber nicht mehr erneuert. Die Ampel zeigt Gekündigt per …, der Zeitstrahl wird anthrazit.

Nach dem Ende der Periode wird aus «Gekündigt» automatisch Ex-Mitglied.

6. Die Ampel: alle Zustände

7. Mitglieder nach Ampel filtern und gruppieren

Liste

1. Öffnen Sie Mitglieder und wechseln Sie in die Listenansicht.
2. Wählen Sie im Suchmenü unter Gruppieren nach den Eintrag Ampel.

Die Gruppen erscheinen in fester Reihenfolge mit farbigem Balken: Läuft, Wird erneuert, Kostenbefreit, Gekündigt, Abgelaufen, Ex-Mitglied, Kein Mitglied.

Kanban

Im Kanban, ebenfalls gruppiert nach Ampel, hat jede Spalte oben einen farbigen Balken und jede Karte einen farbigen Rand.

Filter

Im Suchmenü stehen unter Filter alle Ampel-Zustände zur Auswahl sowie:

• Ankündigung fällig (nächste 30 Tage) – wer demnächst angeschrieben wird
• Automatische Erneuerung aktiv
• Hinweis Erneuerung – Mitglieder, bei denen die Erneuerung nicht möglich war, z. B. wegen eines fehlenden Folgeprodukts

8. Ankündigungs-E-Mail anpassen

Die Vorlage Mitgliedschaft: Ankündigung Erneuerung öffnen Sie über das Feld Ankündigung (Vorlage) am Produkt. Betreff und Text können Sie frei anpassen. Name des Mitglieds, Mitgliedschaft und Erneuerungsdatum werden automatisch eingesetzt. Die Vorlage gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Versendet wird in der Sprache des Kontakts, sofern diese Sprache in OpenBiz aktiviert ist.

9. Täglichen Lauf einschalten

Ankündigungen und Erneuerungen erstellt ein täglicher Lauf. Er aktualisiert auch die Ampel, z. B. den Wechsel von «Läuft» auf «Wird erneuert», wenn das Ankündigungsdatum erreicht ist. Er heisst Mitgliedschaft: automatische Erneuerung und Ankündigungen und ist bei der Installation ausgeschaltet, damit Sie zuerst alle Produkte in Ruhe einrichten können. Ist alles geprüft, aktivieren Sie ihn im Entwicklermodus unter Einstellungen › Technisch › Geplante Aktionen, oder Sie lassen ihn von Clixmedia einschalten.