Kalender verwenden
Der OpenBiz Kalender ist eine Planungs-App, mit der du Termine, Meetings und Events direkt in OpenBiz verwalten kannst. Du kannst Kalender von Drittanbietern synchronisieren und die Verfügbarkeit deines Teams koordinieren.
Kalenderansicht
Beim Öffnen der Kalender-App siehst du eine Übersicht deiner aktuellen Termine. Du kannst zwischen Tag, Woche, Monat und Jahr wechseln. Mit den Pfeiltasten navigierst du zwischen den Zeiträumen, und mit Heute springst du zurück zum aktuellen Tag.
Drittanbieter-Kalender synchronisieren
- Gehe zu Kalender → Konfiguration → Einstellungen
- Gib die Client-ID und das Client-Secret für Outlook und/oder Google ein
- Klicke auf Speichern
Termine, die in synchronisierten Kalendern erstellt werden, erscheinen automatisch auf allen verbundenen Plattformen.
Aktivitäten aus dem Chatter erstellen
- Klicke in einem beliebigen Datensatz auf den Aktivitäten-Button im Chatter
- Wähle einen Aktivitätstyp wie "Meeting" oder "Demo-Anruf"
- Klicke auf Kalender öffnen, um den Termin dort weiterzubearbeiten
Termin planen
- Öffne die Kalender-App und klicke auf das gewünschte Datum
- Gib einen Titel für den Termin ein
- Passe Start und Ende an – aktiviere Ganztägig bei Bedarf
- Füge Teilnehmer hinzu
- Füge bei Bedarf eine Videokonferenz-URL ein oder klicke auf OpenBiz Meeting für einen automatischen Link
- Klicke auf Speichern & Schliessen oder Mehr Optionen für weitere Einstellungen
Erweiterte Terminoptionen
- Dauer: Definiere die Länge des Meetings in Stunden
- Wiederkehrend: Erstelle wiederkehrende Termine (täglich, wöchentlich, monatlich)
- Tags: Füge Tags wie "Kundenmeeting" oder "Internes Meeting" hinzu
- Privatsphäre: Steuere, wer den Termin sehen kann
- Erinnerungen: Wähle Benachrichtigungsoptionen für Teilnehmer
Team-Verfügbarkeit koordinieren
- Aktiviere im Kalender das Kontrollkästchen neben Teilnehmer
- Wähle die gewünschten Teammitglieder aus, um deren Kalender einzublenden
- So siehst du auf einen Blick, wann alle verfügbar sind
Verfügbarkeiten teilen
- Klicke auf Verfügbarkeiten teilen oben auf der Kalenderseite
- Klicke und ziehe, um verfügbare Zeiten auf dem Kalender auszuwählen
- Klicke auf Öffnen, um den zugehörigen Termin zu konfigurieren
- Konfiguriere die Terminoptionen:
- Planung: Setze eine Mindestvorlaufzeit für Bestätigungen
- Stornierung: Definiere, bis wann Teilnehmer stornieren können
- Verfügbarkeit: Wähle ob Benutzer oder Ressourcen gebucht werden
- Vorauszahlung: Erfordere eine Zahlung vor der Buchung
- Klicke auf Teilen für einen direkten Link oder Veröffentlichen für die Website
Tipps
- Synchronisiere deinen Google- oder Outlook-Kalender für eine zentrale Terminverwaltung
- Nutze wiederkehrende Termine für regelmässige Meetings
- Verwende Tags, um Termine in der Suche schnell zu finden und zu filtern
- Teile deine Verfügbarkeiten, damit Kunden und Kollegen Termine direkt buchen können