Benutzerverwaltung

Benutzerverwaltung

In OpenBiz ist ein Benutzer jede Person, die Zugang zur Datenbank hat. Als Administrator kannst du beliebig viele Benutzer hinzufügen und deren Zugriffsrechte individuell steuern.

Benutzer hinzufügen

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer → Benutzer verwalten
2. Klicke auf Neu
3. Fülle das Formular mit den erforderlichen Daten aus
4. Konfiguriere im Tab Zugriffsrechte die Berechtigungen pro App
5. Speichere den Benutzer
6. Eine Einladungs-E-Mail wird automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet

Benutzertypen

OpenBiz kennt drei Benutzertypen:

• Interner Benutzer: Vollzugriff auf die Datenbank gemäss den definierten Zugriffsrechten
• Portal-Benutzer: Externer Benutzer mit eingeschränktem Zugriff auf das Kundenportal
• Öffentlicher Benutzer: Website-Besucher über das Frontend

Angemeldete Geräte prüfen

1. Klicke auf dein Benutzersymbol oben rechts und wähle Mein Profil
2. Öffne den Tab Geräte
3. Überprüfe alle angemeldeten Geräte (grüner Punkt = aktuell angemeldet)
4. Klicke auf eine Karte, um Details wie IP-Adresse und letzte Aktivität zu sehen

Geräte widerrufen

Wenn ein verdächtiges Gerät angezeigt wird:

1. Klicke auf das betroffene Gerät
2. Klicke auf Widerrufen
3. Bestätige mit deinem Passwort

Benutzer deaktivieren

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer → Benutzer verwalten
2. Markiere die zu deaktivierenden Benutzer mit der Checkbox
3. Klicke auf das Aktionen-Symbol und wähle Archivieren
4. Bestätige mit OK

Wichtig: Deaktiviere niemals den Administrator-Benutzer (admin), da dies die Datenbank unbrauchbar machen kann.

Passwort zurücksetzen

Option 1: Vom Login-Bildschirm

1. Stelle sicher, dass unter Einstellungen → Berechtigungen die Option Passwort zurücksetzen aktiviert ist
2. Auf der Login-Seite klicke auf Passwort zurücksetzen

Option 2: Durch den Administrator

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer
2. Wähle den Benutzer aus
3. Klicke auf Passwort-Zurücksetzung senden

Passwort direkt ändern

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer & Unternehmen → Benutzer
2. Wähle den Benutzer aus
3. Klicke auf das Aktionen-Symbol und wähle Passwort ändern
4. Gib das neue Passwort ein und bestätige

Mehrere Unternehmen konfigurieren

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer → Benutzer verwalten
2. Wähle den Benutzer aus
3. Im Tab Zugriffsrechte unter Mehrere Unternehmen:
   • Erlaubte Unternehmen: Wähle alle Unternehmen, auf die der Benutzer Zugriff haben soll
   • Standardunternehmen: Wähle das Unternehmen, das beim Login aktiv ist

Tipps

• Lege die minimale Passwortlänge unter Einstellungen → Berechtigungen fest (Standard: 8 Zeichen)
• Prüfe regelmässig die angemeldeten Geräte deiner Benutzer
• Nutze Portalbenutzer für externe Kontakte wie Kunden oder Lieferanten
• Konfiguriere Multi-Company-Zugriff nur, wenn du die Auswirkungen genau kennst