[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung in die Kalender-App]
Hallo zu diesem weiteren OpenBiz-Video. In diesem Video geht es um die App Kalender.
[00:18 – Übersicht und Ansichten]
Wir öffnen den Kalender. Zur Begrüssung sehen wir die Übersicht in der Kalenderansicht. Es gibt noch eine zweite Ansicht, die Listenansicht, welche man oben rechts einstellen kann. In der Listenansicht lassen sich Sortierungen vorgeben, zum Beispiel nach Startdatum, Enddatum oder Dauer.
Es gibt verschiedene Darstellungsmodi: die Tagesansicht mit detaillierten Informationen zu jedem Termin, die Wochenansicht mit den Wochentagen sowie die Monatsansicht. Wenn man auf einen Termin geht, sieht man jeweils mehr Informationen – wie Dauer und Teilnehmer. Zusätzlich gibt es die Jahresansicht, in der man durch das gesamte Jahr scrollen kann.
[01:16 – Eigener Kalender und Kalender von Mitarbeitenden]
Auf der rechten Seite sieht man den persönlichen Bereich. Das heutige Datum ist markiert. Als Administrator kann man weitere Kalender von Mitarbeitenden einblenden. Wählt man alle Kalender aus, sieht man neben den eigenen Terminen – die in Gelb dargestellt sind – auch Termine anderer Mitarbeitenden in anderen Farben. So lassen sich alle Termine auf einen Blick betrachten und Überschneidungen erkennen.
Man kann einzelne Mitarbeitende gezielt hinzufügen. Fügt man zum Beispiel die Mitarbeiterin Ketti hinzu, sieht man deren freigegebene Termine. Fügt man zusätzlich Paolo hinzu, erscheinen auch seine Termine. Wenn man die entsprechenden Zugriffsrechte hat, kann man nicht nur die Termine einsehen, sondern auch verschieben und für Teammitglieder neue Termine planen.
[03:01 – Termin erstellen und Teilnehmende einladen]
Wie erstellt man nun einen Termin? Als Beispiel soll ein gemeinsamer Termin für sich selbst und Paolo geplant werden, der am Donnerstag um 9 Uhr beginnt. Man klickt direkt auf den gewünschten Zeitslot und wählt "Bearbeiten", um direkt in die Detailansicht zu gelangen.
Dort gibt man Paolo als Teilnehmer ein und kann mit einem Klick auf "E-Mail" eine Einladung verschicken. Ausserdem lässt sich ein Ort, zum Beispiel "Office", sowie eine Beschreibung eintragen. Unter den Optionen können Wiederholungen eingestellt und der Status auf "beschäftigt" oder "verfügbar" gesetzt werden. Der Termin kann zudem als privat geschützt werden.
Nach dem Speichern lässt sich der Termin bei Bedarf verlängern, zum Beispiel bis 11 Uhr. Per E-Mail wird Paolo aktiv die Einladung mit Betreff und allen Termininformationen zugestellt.
[04:40 – Termin aus Sicht des eingeladenen Mitarbeiters]
Nun schauen wir, was der Mitarbeiter Paolo auf seiner Seite sieht. Er sieht einen Termin, der noch nicht vollständig farbig ausgefüllt ist – ein Hinweis auf einen ausstehenden Termin. Klickt er darauf, wird eine Aktion gefordert: Er sieht, dass der Administrator ihn eingeladen hat, und kann den Termin akzeptieren.
Wechselt man zurück zur Administratoransicht und aktualisiert die Seite, sieht man, dass der Termin akzeptiert wurde und beide Personen für diesen Zeitslot eingeplant sind.
[05:31 – Benachrichtigungen in OpenBiz]
Wie wird man über Termine benachrichtigt? OpenBiz informiert Benutzende intern über Terminanfragen und andere Aktionen. Ob es sich um eine geplante Aufgabe, eine Terminanfrage oder eine andere Aktivität handelt – OpenBiz leitet diese Informationen direkt intern weiter. Es ist also nicht nötig, für jede Aktion ein E-Mail auszulösen und die Postfächer mit unzähligen Benachrichtigungen zu füllen.
Je nach Einstellung der Benutzenden werden E-Mails ausgelöst oder nicht. Unter den Benutzereinstellungen gibt es die Option, Benachrichtigungen per E-Mail oder intern über OpenBiz zu verarbeiten. Dementsprechend wird man dann über alle relevanten Aktionen informiert.
[07:08 – Kalenderübersicht mit mehreren Mitarbeitenden]
Betrachtet man den Kalender für verschiedene Benutzende, sieht man, dass jede Person eine eigene persönliche Farbe hat – zum Beispiel Paolo und Ketti mit ihren jeweiligen Kalenderfarben. Diese dienen der klaren Unterscheidung. Blendet man alle Kalender gleichzeitig ein, erhält man eine vollständige Übersicht der gesamten Teamplanung.
[07:50 – Externe Personen zu einem Termin einladen]
Hat man einen externen Kunden, den man zu einem Termin einladen möchte, funktioniert das folgendermassen: Man erstellt einen neuen Termin, zum Beispiel mit dem Titel "Kunde", und lädt anstelle eines internen Mitarbeitenden eine externe Firma ein, etwa "Colline Dias". Der Ablauf ist identisch: Man stellt Ort und weitere Optionen ein und löst die E-Mail-Einladung aus.
Der Einladungsstatus der externen Person wird im Termin angezeigt. Sobald Colline Dias die E-Mail öffnet oder antwortet, ist der Status ersichtlich – ob der Termin akzeptiert, abgelehnt oder noch offen ist. Der Status lässt sich auch nachträglich manuell anpassen. Bei jeder Statusänderung wird automatisch ein E-Mail an den Partner ausgelöst – als Einladung, Aktualisierung oder Absage.
[10:05 – Zusammenfassung und Suchfunktionen]
Das sind die Hauptfunktionen der Kalender-App: Termine erstellen, die Kalender von Teammitgliedern einsehen, interne Mitarbeitende einladen sowie externe Personen per E-Mail-Einladung einbeziehen.
Zusätzlich gibt es eine Suchfunktion, mit der man über Stichwörter suchen und die Ansicht nach verschiedenen Kriterien filtern kann – wie es in OpenBiz überall möglich ist. Eigene Suchanfragen und Filter lassen sich als persönliche Favoriten abspeichern, sodass der Kalender beim nächsten Öffnen direkt mit dem gewünschten Filter angezeigt wird.
[11:11 – Konfiguration von Erinnerungen]
Unter dem Menüpunkt "Konfiguration" – sofern dieses Menü sichtbar ist und man über erweiterte Rechte verfügt – lässt sich einstellen, wie Erinnerungen ausgelöst werden. Man kann automatische Benachrichtigungen für Termine in verschiedenen Zeitabständen anlegen, sodass Teilnehmende rechtzeitig an bevorstehende Termine erinnert werden.
Das wäre es zum Thema Kalender. Danke und bis zum nächsten Video.