[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung in den Lagerbestand]
Hallo und willkommen zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um den Lagerbestand. Wir möchten zuerst erklären, welche Anzeigen es gibt und was diese bedeuten.
Als Beispiel nehme ich eine Holzplatte. Dieses Produkt ist so konfiguriert, dass es verkauft und eingekauft werden kann. Das ist wichtig, deshalb erwähne ich es ausdrücklich. Ausserdem ist es als lagerfähiges Produkt konfiguriert und wird in Mengen bestellt.
Was sehe ich nun? Ich habe zwei Werte: 50 Stück im Vorrat, aber prognostiziert sind es nur 46. Woher kommt diese Differenz? Ich sehe, dass es für dieses Produkt eine Stückliste gibt, was bedeutet, dass ein Fertigungsauftrag existiert und diese Holzplatten darin verwendet werden.
Wenn ich die prognostizierten Bestände aufrufe, sehe ich, dass von den 50 vorhandenen Stücken 4 im Ausgang reserviert sind, was die prognostizierten 46 ergibt. Wenn ich die Reservierung anklicke, sehe ich, dass diese 4 Holzplatten für die Produktion einer Tischplatte reserviert wurden. Das System zeigt mir also, dass 4 Stück Holzplatten für eine laufende Produktion reserviert sind.
[02:15 – Bestand manuell aktualisieren]
Jetzt schauen wir uns einen normalen Vorgang an. Ich nehme ein ganz einfaches Produkt, zum Beispiel eine Antenne. Diese Antenne hat aktuell keinen Bestand und ist als Verbrauchsartikel konfiguriert. Ich stelle sie nun auf ein lagerfähiges Produkt um. Da die Ware intern bezogen wird und ich keine Einkaufsrouten benötige, deaktiviere ich die Einkaufsoption.
Ich könnte nun die Funktion "Auffüllen" verwenden. Diese ist ein Assistent, der je nach Produktkonfiguration eine Angebotsanfrage oder einen Fertigungsauftrag auslösen kann. Da ich in diesem Fall jedoch keinen Einkauf konfiguriert habe, möchte ich den Bestand einfach manuell aktualisieren.
Dazu klicke ich auf "Menge aktualisieren", lege einen neuen Eintrag an und gebe die gezählte Menge ein. Da in meiner Konfiguration nur ein Lagerort vorhanden ist, wird dieser nicht zur Auswahl angezeigt. Bei mehreren Lagerorten könnte ich den gewünschten Ort hier zuweisen.
Ich gebe 22 Stück ein, wende die Änderung an und bestätige. Jetzt sind 22 Stück am Lager eingebucht.
[04:40 – Folgebuchung und Bestandshistorie]
Angenommen, eine Woche ist vergangen und neue Produkte sind eingetroffen. Ich klicke erneut auf "Menge aktualisieren". Nun gebe ich nicht die Anzahl der neu erhaltenen Stücke ein, sondern den tatsächlichen neuen Gesamtbestand. Ich gebe 33 ein, wende die Änderung an und bestätige. Der Bestand beträgt jetzt 33 Stück.
In der Bestandshistorie sehe ich, dass zuerst 22 Stück eingebucht wurden und dann 11 hinzugekommen sind. So funktioniert die Bestandsaktualisierung: Es wird immer der tatsächlich gezählte Bestand eingegeben, nicht die Differenzmenge.
Ich kann dasselbe nochmals machen, etwa 38 als neuen Bestand eingeben, und nach Bestätigung zeigt das System 38 Stück. Die Historie dokumentiert alle Bestandsveränderungen lückenlos.
[06:38 – Bestand im Verkaufsprozess]
Wenn ich dieses Produkt nun in einem Verkauf verwende, sehe ich sofort den aktuellen Bestand von 38 Stück. Nach Bestätigung des Auftrags wird eine Lieferung erstellt. Wenn ich zurück zum Produkt navigiere, sehe ich die Reservierung von minus 1 Stück aus diesem Verkauf. Durch Anklicken gelangt man direkt zum Verkaufsauftrag, über die Prognose zurück zur Bestandsübersicht und schliesslich wieder zur Produktansicht.
Das ist die einfache manuelle Aktualisierung: Ich zähle den tatsächlichen Bestand, trage diesen ein und habe jederzeit Zugriff auf die Historie sowie die Prognose, welche Mengen reserviert oder unterwegs sind.
[08:25 – Unterschied bei Produkten mit Seriennummer]
Wie verhält sich die Bestandsaktualisierung bei Produkten mit Seriennummernverfolgung? Als Beispiel nehmen wir den Akkuschrauber aus dem ersten Video. Dieser ist auf Seriennummer konfiguriert.
Wenn ich hier "Menge aktualisieren" aufrufe, zeigt das System nicht eine Gesamtmenge an, sondern listet jeden Artikel einzeln mit seiner Seriennummer auf. Das ist logisch, da jede Seriennummer ein individuelles Gerät repräsentiert. Möchte ich ein weiteres Stück hinzufügen, erfasse ich eine neue Seriennummer, wende die Änderung an und das System bestätigt den Eingang. Der Bestand beträgt nun 6 Stück.
Das ist der wesentliche Unterschied: Bei Produkten mit Seriennummer wird jeder Artikel einzeln erfasst, während bei normalen Produkten einfach die Gesamtmenge eingetragen wird.
[10:01 – Produktbewegungen und Verkaufskanäle]
Nun schauen wir uns die Produktbewegungen an. Die Lieferung aus dem zuvor erstellten Verkauf wird validiert und ist damit abgeschlossen. Der Bestand der Antenne reduziert sich entsprechend auf 37 Stück.
Ich erstelle einen weiteren Verkauf über den normalen Verkaufskanal, diesmal 2 Stück, und bestätige den Auftrag. Der prognostizierte Bestand zeigt nun 35 Stück, mit 2 reservierten Stücken für diesen Auftrag.
Zusätzlich verkaufe ich ein weiteres Stück über das Kassensystem. Ich suche das Produkt in der Kasse, verkaufe ein Stück, schliesse die Zahlung ab und bestätige. Nach Abschluss der Kassensitzung ist das Produkt auch aus diesem Kanal korrekt ausgebucht worden.
In der Produktübersicht sehe ich alle Bewegungen: Der erste Ausgang stammt aus dem regulären Verkauf, der zweite aus dem Kassensystem, wo der Kunde anonym blieb. Das System bietet damit jederzeit eine vollständige Übersicht über alle Lagerbewegungen, egal über welchen Verkaufskanal sie entstanden sind.
[13:46 – Ausblick auf folgende Videos]
In den nachfolgenden Videos zeige ich, wie man eine Inventur durchführt. Danach folgt ein Video darüber, wie automatisierte Nachbestellungen konfiguriert werden – für Produkte mit hinterlegtem Lieferanten, bei denen automatisch ein Einkauf ausgelöst wird.
Vielen Dank und bis zum nächsten Video.