TRANSKRIPT
[00:00 – Einleitung und Voraussetzungen]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es darum, Lager und Lagerprodukte einzurichten. Voraussetzung dafür ist, dass die App Lager installiert ist und dass eine Grundkonfiguration des Lagers besteht. Diese sieht in der Regel so aus: Wir haben Eingänge, Lieferaufträge, Retouren und, wenn das Kassensystem installiert ist, auch Kassenaufträge. Alle anderen Dinge, die hier zu sehen sind, wie Manufaktur etc., werden in anderen Videos behandelt.
[00:52 – Produkt korrekt einrichten]
Um ein Produkt einzurichten, das über verschiedene Verkaufskanäle verkauft werden kann – wie Direktverkauf, Angebot, Auftrag, Rechnung, E-Commerce oder Kassensystem – muss das Produkt korrekt konfiguriert sein. Unter Produkte gelangen wir in die Produkteliste. Ich habe etwas vorbereitet. Wir haben hier ein Lagerprodukt mit folgenden Informationen: Natürlich haben wir einen Namen, ein Bild, einen Preis und die gewünschten Steuern. Das sind alles Standardeinträge, die generell für alle Produkte eingetragen werden müssen.
Was bei einem Verkauf über das Lager abweicht, ist der Produkttyp. Hier wählen wir ein lagerfähiges Produkt. Die Abrechnungspolitik wird folgendermassen bestimmt: In der Regel möchte ich nach der Bestellung abrechnen, also die Verrechnung wird nach dem Auftrag ausgelöst und nicht nachgelagert bei der Lieferung. Das ist wichtig, weil wenn man zum Beispiel über das Kassensystem eine Bestellung auslöst, soll diese sofort im Auftrags- und Verrechnungsablauf ausgelöst werden. Das ist die optimale Einstellung für alle Verkäufe, vor allem wenn verschiedene Verkaufskanäle genutzt werden.
Wenn du hier eine Option wählst, wird auch immer eine Information angezeigt: Lagerfähige Produkte sind physische Artikel, für die ein Lagerbestand verwaltet wird. Sobald ich ein lagerfähiges Produkt anwähle, sehe ich hier die Einheiten: Wie viele sind lagervorrätig, wie viele sind reserviert, beispielsweise bei einem Verkauf oder einem Angebot, sowie Eingänge und Ausgänge.
[03:24 – Seriennummern und Produktdetails]
Da in dieser Demo auch eine Fertigungs-App installiert ist, sind zusätzliche Dinge wie Stücklisten sichtbar. Für unser Beispiel werden wir diesen Akkuschrauber verkaufen und, weil wir Garantie darauf geben, über Seriennummern abwickeln. Die Garantie hängt an der Seriennummer, damit man genau weiss, welches Gerät im Retour-Management oder in einem Reparaturprozess zurückkommt.
Wichtig bei der korrekten Erstellung eines Produkts ist ausserdem, dass wir eine interne Referenz, also eine Artikelnummer, haben und, wenn wir Etiketten für das Produkt möchten, auch einen Barcode. Beides kann beliebig gewählt werden. Viele übernehmen die Artikelnummer vom Lieferanten, da das Produkt eingekauft wird. Alternativ kann man auch die eigene Artikelnummer verwenden.
Bei den internen Notizen können einfach Hinweise eingetragen werden, die nicht auf einem Lieferschein oder Auftrag erscheinen. Das sind rein interne Infos für den Lageristen oder die Personen, die Bestellungen verarbeiten.
Zusammengefasst haben wir auf der ersten Seite: ein lagerfähiges Produkt, die Standard-Abrechnungspolitik, Verkauf in Einheiten mit dem entsprechenden Preis sowie Artikelnummer und Barcode. Zusätzlich ist bestimmt, dass das Produkt verkauft und eingekauft werden kann.
[05:58 – Varianten und Verkaufseinstellungen]
Varianten nach Farbe, Grösse oder Leistung sind in diesem Produkt nicht vorhanden, können aber bei Bedarf hinzugefügt werden, wie im Verkaufsvideo gezeigt wird.
Beim Reiter Verkauf sehen wir, wo das Produkt sichtbar ist. Es kann angegeben werden, ob das Produkt auf einer Webseite oder im E-Commerce-Shop angeboten werden soll. Dort kann dann auch bestimmt werden, ob der Verkauf fortgesetzt werden soll, wenn das Produkt nicht vorrätig ist, oder ob es im Shop dann nicht bestellbar sein soll. Zudem kann die Lagerbestandsmenge angezeigt werden, und es kann eine Mindestmenge definiert werden, unter der der Verkauf nicht mehr fortgesetzt wird.
Für dieses Setup lasse ich den Verkauf im Shop fortlaufen und bestelle bei Bedarf einfach nach. Ausserdem kann angegeben werden, ob das Produkt im Kassensystem verfügbar ist und unter welcher Kategorie es geführt wird.
Ich habe ausserdem eine Verkaufsbeschreibung hinterlegt. Diese wird beispielsweise im Shop neben dem Produkt angezeigt.
[08:17 – Lagereinstellungen und Rückverfolgbarkeit]
Nun kommen wir zum Reiter Lager. Unter Standardvorgängen ist die Route auf Einkaufen gesetzt, da ein Einkauf definiert wurde. Falls das Produkt zuerst gefertigt werden müsste, würde man hier auf Fertigung umstellen.
Bei der Rückverfolgbarkeit schalten wir jetzt etwas ein. Keine Nachverfolgung bedeutet, der Verkauf erfolgt ohne Seriennummer. Wenn ich die Seriennummern-Option aktiviere, erscheint sofort der Button Seriennummern. Schalte ich es aus, verschwindet er wieder. Für unser Beispiel ist die Seriennummer-Option aktiviert.
Zusätzlich kann beim Lieferschein ein Produkttext mit Details hinterlegt werden, damit der Kunde genau weiss, welchen Akkuschrauber er mit welchen Leistungsdaten erhalten hat.
Unter Buchhaltung wird noch das entsprechende Konto hinterlegt, auf das gebucht werden soll. Danach speichere ich das Setup.
[10:19 – Lagerbestand abrufen]
Wir haben nun ein Produkt, das wir verkaufen können. Das Lager ist jedoch leer. Im Bereich Lager unter Berichte kann der aktuelle Bestand eingesehen werden. Ich sehe dort meinen Akkuschrauber mit null Vorräten – das Lager ist leer.
[11:24 – Lager auffüllen mit Seriennummern]
Jetzt füllen wir das Lager auf. Der Ablauf ist folgender: Ein Einkauf wurde ausgelöst, der Lieferant hat das Paket geliefert, jemand geht ins Lager, öffnet das Paket und bucht die Produkte mit ihren Seriennummern ein.
Dazu klicken wir auf Menge aktualisieren und erstellen mit Neu die entsprechenden Einträge. Da ich nur einen Lagerort habe, erscheint die Spalte Lagerorte nicht. Das Produkt wird automatisch übernommen, und das System erwartet nun die Seriennummern.
Ich lese die Seriennummer vom Gerät ab und trage sie ein. Über Erstellen und Bearbeiten kann man weitere Details zur Seriennummer hinterlegen, beispielsweise interne Referenzen oder, bei Mehrmandanten-Systemen, das zugehörige Unternehmen. Die gezählte Menge ist eins. So füge ich nun mehrere Akkuschrauber mit ihren jeweiligen Seriennummern ein.
Nachdem alle vier Einträge erfasst sind, klicke ich auf Alle anwenden. Als Grund wähle ich Einlieferung Produkte. Das Lager zeigt nun den kompletten Vorgang und die neuen Bestände.
[14:46 – Bestand über Produktansicht prüfen]
Wenn du das Produkt im Bereich Verkauf suchst, siehst du dort ebenfalls den aktuellen Bestand. Wir haben jetzt vier Vorräte. Bei einem Klick auf die Bestandszahl erscheint die Ansicht mit allen vier Einheiten und ihren Seriennummern. Über die Historiefunktion kann der gesamte Verlauf eingesehen werden, also wann Einlieferungen stattgefunden haben und welche Lagerorte beteiligt waren.
[16:11 – Manuellen Verkauf erstellen]
Wir haben nun ein Produkt mit Bestand und können abverkaufen. Dazu erstellen wir jetzt einen manuellen Verkauf. Ich öffne gleichzeitig die Lieferauftragsübersicht, um zu sehen, was im Lager passiert.
Ich wähle einen Kunden aus und füge den Akkuschrauber hinzu. Sofort sehe ich die Verfügbarkeit: vier Einheiten sind vorhanden. Ich sehe auch prognostizierte Werte, zum Beispiel Eingänge aus bestehenden Einkaufsaufträgen. Wäre das Produkt nicht verfügbar, würde das Feld rot angezeigt.
Ich bestätige den Auftrag. Das System erkennt sofort, dass es sich um ein Lagerprodukt handelt, und legt automatisch eine Lieferung an.
[18:27 – Lieferung abwickeln]
In der Lieferübersicht finde ich den entsprechenden Lieferauftrag. Das Produkt ist verfügbar, und die erledigte Menge ist noch null. Jetzt geht jemand ins Lager, arbeitet diesen Auftrag ab und trägt die erledigte Menge ein – oder klickt auf Mengen bestimmen, damit automatisch eine eins eingetragen wird.
Anschliessend kann der Lieferschein gedruckt werden. Auf dem Lieferschein sind das Lagerprodukt, die abverkaufte Seriennummer sowie der Artikel-Barcode und der Lieferungsbarcode ersichtlich. Der Lieferschein kann dem Paket beigelegt oder als Anschrift vorne aufgeklebt werden.
Zusätzlich können Etiketten gedruckt werden, um eine Übersicht zu haben, was bei welchem Verkauf versendet wurde.
Sobald das Paket bereit ist, wird die Lieferung mit Validieren abgeschlossen. Das System bietet auch die Möglichkeit, eine SMS-Lieferbestätigung zu versenden, sofern ein SMS-Providervertrag eingerichtet ist.
[22:35 – Abschluss und Übersicht]
Die Lieferung ist nun erledigt. Im Verkaufsauftrag sehen wir den kompletten Ablauf: Die Menge wurde auf eins aktualisiert. Abschliessend könnte jetzt noch eine Rechnung erstellt werden.
Beim Produkt selbst sehen wir nach einem Aktualisieren: Der verkaufte Akkuschrauber ist auf null. Im Lager haben wir noch drei Einheiten, ein Stück ist abgegangen. Bei den Seriennummern sind noch vier eingetragen, und der verkaufte Artikel lässt sich über seine Seriennummer eindeutig einem Verkauf und einer Lieferung zuordnen.
Über die Verkaufsstatistik kann die komplette Verkaufsanalyse abgerufen werden, gefiltert nach Monat, Kunde oder anderen Kriterien. Der aktuelle Bestand und die gesamte Historie sind jederzeit direkt aus dem Produkt heraus abrufbar.
Das bedeutet: Wenn du ein Produkt so einrichtest, dass es für jeden Verkaufskanal funktioniert, muss es genau so konfiguriert werden, wie in diesem Video gezeigt.