TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung in Ausgleichsmodelle]
Hallo und willkommen zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um Ausgleichsmodelle.
Wenn ich meinen Bankdatei-Import lade – bei uns ist das das CAMT 53 – habe ich immer wieder die gleichen Vorgänge wie zum Beispiel Bankgebühren jeden Monat oder andere wiederkehrende Zahlungen, die ich schnell ausgleichen möchte. Das Ziel ist, dass diese Beträge automatisch auf dasselbe Konto gebucht werden. Die Werte, zum Beispiel Bankgebühren, müssen dabei nicht immer gleich sein, sie können variieren. Ich möchte aber mit einem Knopf sicherstellen, dass es immer auf das richtige Konto gebucht wird und keine Fehler entstehen. So kann ich diese Aufgabe auch einem Kollegen übergeben, der mithilfe dieser Schaltflächen die Ausgleichsmodelle einfach ausführen kann.
Für dieses Beispiel möchte ich zwei Szenarien zeigen: Bankgebühren und eine Überzahlung.
[01:24 – Ausgangslage und offene Rechnungen]
Wie immer haben wir das vorbereitet, so wie es in der Realität aussieht. Ich habe hier unbezahlte Rechnungen von Debitoren sowie Rechnungen auf der Kreditorenseite, die zwar bezahlt, aber noch nicht ausgeglichen sind.
Wenn ich eine normale Bankdatei importiere und diese Bankgebühren enthält, möchte ich diese manuell zuteilen können. Dafür gibt es in der Konfiguration ein Menü namens Abstimmungsmodelle, das sich im Bereich der Bankkonten befindet, da die Bankdatei ja von der Bank stammt.
[02:14 – Abstimmungsmodelle konfigurieren]
Es gibt ein Grundmodell, das sich lohnt anzuschauen und dem wir in einem separaten Video noch mehr Aufmerksamkeit widmen werden. Dieses Modell ist auf perfekte Übereinstimmung von Rechnungen ausgelegt. Es lässt sich so konfigurieren, dass die Software dazulernt. Das hängt davon ab, wie gut die Bankdatei ist, die mir die Bank schickt. Das CAMT 53 sowie das CAMT 54 folgen dem ISO-Standard 2022, aber in der Praxis variiert die Umsetzung dieses Standards.
Um dem entgegenzuwirken, kann man verschiedene Einstellungen vornehmen. Wenn ich weiss, dass die Notizinformationen im Zahlungsfile nicht korrekt erkannt werden, also die Software die enthaltenen Angaben nicht findet, kann ich das Modell entsprechend anpassen und die Software lernen lassen. In den Notizen stehen normalerweise Angaben darüber, wer bezahlt hat, mit welchem Konto, Notizen vom Zahler, die Rechnungsnummer und auch die Referenznummer.
Das ist ein Prozess, den man Schritt für Schritt konfiguriert und laufend verbessert, bis das System praktisch alle Rechnungen korrekt zuordnet. Es gibt viele Einstellungsmöglichkeiten, zum Beispiel Zahlungstoleranzen, die definieren, was als Überzahlung oder Unterzahlung gilt.
[04:09 – Neue Ausgleichsmodelle erstellen]
Jetzt konzentrieren wir uns auf spezifische Sonderfälle. Ich möchte einen Knopf für Bankgebühren, einen für Unterzahlungen und einen für Überzahlungen erstellen. Der Grund dafür ist, dass ich den Ausgleich zuerst sehen möchte, bevor die Software ihn automatisch durchführt. So kann ich kurz bestätigen, ob es sich um eine Über- oder Unterzahlung handelt, und dann den entsprechenden Knopf klicken.
Ich erstelle also ein neues Modell. Als erstes einen Button für Bankgebühren vom Typ Schaltfläche. Als Buchung wähle ich das Konto für Bankspesen, der Text lautet Bankgebühren, und die Regel soll immer ausgeführt werden. Dieses Modell speichere ich.
Als nächstes erstelle ich ein Modell für Unterzahlungen, ebenfalls vom Typ Schaltfläche. Dieses wird auf das Konto für Abzüge bei Verkäufen gebucht.
Dann erstelle ich ein drittes Modell für Überzahlungen, das auf das Konto 1600 für sonstige Einnahmen gebucht wird.
Ich habe nun also drei Schaltflächen erstellt.
[05:55 – Bankdatei importieren]
Ich habe jetzt eine Demo-Bankdatei vorbereitet. Diese wird die Debitoren-Rechnungen sowie die Kreditoren-Rechnungen suchen. Es gibt jedoch keinen Eintrag für Bankgebühren, und ich weiss, dass eine der Rechnungen nicht sauber übereinstimmen wird.
Ich gehe zu Bankdatei-Import, lade die CAMT-Datei hoch und importiere sie. Das System liest die Datei, und ich vergebe dem Bankjournal direkt einen aussagekräftigen Namen, damit ich die Datei später leicht wiederfinde.
[06:55 – Ergebnisse des Imports]
Ich sehe nun eine Bankgebührzahlung, die von der Postbank belastet wurde. In den Zeilendetails sind alle relevanten Angaben vorhanden: Transaktionsdatum, Nummer und der Text Preis für Kontoführung.
Nach dem Import hat das System automatisch versucht, alle Buchungen auszugleichen. Ich sehe, dass die Lieferantenrechnungen keine offenen Posten mehr aufweisen, also wurden alle Zahlungen über die Abstimmungsmodelle gefunden und zugeordnet.
Das System sucht dabei nach der Rechnungsnummer, dem Partner, dem Betrag und dem Datum und versucht anhand dieser Parameter auszugleichen.
[08:20 – Nicht zugeordnete Posten behandeln]
Es gibt jedoch noch zwei offene Posten, die nicht automatisch geklärt werden konnten. Einer davon ist der Bankgebühreintrag, der andere ist eine Rechnung mit einer Abweichung. Konkret wurde eine Zahlung von 6'462 Franken empfangen, aber die ursprüngliche Rechnung lautete auf einen tieferen Betrag. Es liegt also eine Überzahlung vor.
[09:23 – Ausgleich mit den Schaltflächen durchführen]
Ich öffne zuerst den Bankgebühren-Eintrag. Dort sehe ich nun die drei Schaltflächen, die ich zuvor erstellt habe: Überzahlung, Unterzahlung und Bankgebühren. Ich klicke auf Bankgebühren, die entsprechende Regel wird geladen, und ich kann direkt validieren.
Dann öffne ich die Zahlung mit der Überzahlung. Meine Rechnung war auf einen tieferen Betrag ausgestellt, aber es sind 6'462 Franken eingegangen. Ich klicke auf Überzahlung, die Differenz wird auf das Konto für sonstige Einnahmen gebucht, und ich bestätige mit dem grünen Validieren-Knopf. Alles ist erledigt.
[10:09 – Kontrolle der Journalbuchungen]
Ich überprüfe nun in den Journalbuchungen, was gebucht wurde, indem ich nach dem Bankjournal filtere. Ich sehe die Bankgebühren-Buchung, die korrekt auf das entsprechende Konto gebucht wurde. Die Rechnung mit der Überzahlung wurde ebenfalls korrekt beglichen, und die Differenz wurde auf das Konto 3600 für sonstige Einnahmen gebucht.
Wenn ich die Rechnung direkt öffne, sehe ich, dass sie als bezahlt markiert ist, die Zahlung korrekt zugeordnet wurde und die Überzahlung sauber auf ein separates Konto ausgebucht wurde. Alles ist in Ordnung.
[11:20 – Fazit und Anwendungsempfehlung]
Mit diesen Schaltflächen und Abstimmungsmodellen lässt sich die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich steigern. Man kann für verschiedenste wiederkehrende Vorgänge eigene Knöpfe erstellen. Wenn zum Beispiel immer eine bestimmte Zahlung anfällt, klickt man einmal und die Buchung ist erledigt.
Wichtig dabei ist: Für reguläre Lieferantenrechnungen, zum Beispiel von der AHV-Ausgleichskasse, vom Stromanbieter oder für die Miete, erstellt man nach wie vor echte Rechnungen und bucht diese ordentlich. Ausgleichsmodelle verwendet man nur für Sonderfälle wie Unterzahlungen, Überzahlungen oder Bankgebühren, also für Posten, für die keine offizielle Rechnung vorliegt.
So bleibt die Buchhaltung korrekt und diese Vorgänge können schnell und fehlerfrei abgewickelt werden. Von diesen Modellen kann man beliebig viele erstellen und so den Prozess optimal auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden.
Das war das Video zu Ausgleichsmodellen. Vielen Dank und bis zum nächsten Video.