Zahlungen verwalten
In OpenBiz kannst du Zahlungen entweder direkt mit einer Rechnung verknüpfen oder als eigenständige Buchung erfassen. Hier erfährst du, wie du Zahlungen effizient verwaltest.
Zahlungsmethoden einrichten
- Gehe zu Buchhaltung → Konfiguration → Journale und wähle das Bank-Journal
- Im Tab Eingehende Zahlungen oder Ausgehende Zahlungen klicke auf Position hinzufügen
- Wähle die gewünschte Zahlungsmethode (z.B. Manuell, Scheck, SEPA)
- Speichere das Journal
Bevorzugte Zahlungsmethode pro Kontakt
- Gehe zu Buchhaltung → Kunden → Kunden (oder Lieferanten)
- Öffne den gewünschten Kontakt
- Im Tab Verkauf & Einkauf wähle die bevorzugte Zahlungsmethode
- Diese wird bei neuen Zahlungen automatisch vorausgewählt
Zahlung über eine Rechnung erfassen
- Öffne eine Kundenrechnung oder Lieferantenrechnung
- Klicke auf Bezahlen
- Wähle das Journal und das Zahlungsdatum
- Passe bei Bedarf den Betrag und die Referenz an
- Klicke auf Zahlung erstellen
- Die Rechnung wird als In Zahlung markiert, bis sie mit einer Banktransaktion abgeglichen wird
Zahlung ohne Rechnungsbezug erfassen
- Gehe zu Buchhaltung → Kunden → Zahlungen (oder Lieferanten → Zahlungen)
- Klicke auf Neu
- Fülle die Zahlungsdetails aus (Partner, Betrag, Journal, Datum)
- Klicke auf Bestätigen
- Die Zahlung kann später manuell mit einer Rechnung abgeglichen werden
Zahlungen abgleichen
- Gehe zu Buchhaltung → Buchhaltung → Abstimmen
- Wähle die offenen Buchungszeilen aus
- Klicke auf Abstimmen, um Zahlungen mit Rechnungen zu verknüpfen
- Alternativ nutze die Funktion Automatisch abstimmen für den automatischen Abgleich
Gruppenzahlungen für mehrere Rechnungen
- Gehe zu Buchhaltung → Kunden → Rechnungen (oder Lieferanten → Rechnungen)
- Gruppiere die Ansicht nach Zahlungsmethode
- Wähle die gewünschten Rechnungen aus und klicke auf Bezahlen
- Aktiviere Zahlungen gruppieren, um alle Zahlungen desselben Kontakts zusammenzufassen
- Klicke auf Zahlung erstellen
Teilzahlung erfassen
- Klicke auf der Rechnung auf Bezahlen
- Gib im Feld Betrag den Teilbetrag ein
- Wähle Offen lassen, um die Rechnung mit dem Restbetrag offen zu behalten
- Oder wähle Als vollständig bezahlt markieren und buche die Differenz auf ein Konto
Bankabstimmung
- Nach der Zahlungserfassung hat die Rechnung den Status In Zahlung
- Gleiche die zugehörige Banktransaktion mit der Zahlung ab
- Die Rechnung wird dann als Bezahlt markiert
Tipps
- Setze bevorzugte Zahlungsmethoden pro Kontakt, um die Erfassung zu beschleunigen
- Nutze Stapelzahlungen (Batch Payments) für mehrere Schecks oder SEPA-Überweisungen
- Bei Scheckzahlungen: Trage die Schecknummer als Referenz ein
- Verwende die automatische Abstimmung, um viele Zahlungen auf einmal abzugleichen
- Prüfe regelmässig offene Zahlungen unter Buchhaltung → Buchhaltung → Abstimmen