[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einleitung Verkauf Basisfunktionen]
Hallo zu einem weiteren Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um die App Verkauf und ihre Basisfunktionen.
[00:20 – Übersicht und Filter]
Wir sind in der App Verkauf und sehen als Erstes die Liste unserer Angebote oder Aufträge. In der Mitte können wir filtern. Ich kann zum Beispiel sagen: zeig mir alle Angebote oder zeig mir alle Verkaufsaufträge. Der oberste Filter ist "Meine". Wenn ich den entferne, sehe ich auch Angebote und Aufträge von meinen Mitarbeitern. Klicke ich wieder auf Verkauf, sind als Grundeinstellung meine Angebote als Filter gesetzt.
Ich kann auch weitere Filter wie zeitliche Filter setzen: Quartal, letzter Monat und so weiter. Oder ich kann benutzerdefiniert ein beliebiges Feld mit bestimmten Konditionen filtern lassen. Wie immer können diese Filter als aktuelle Suche privat abgespeichert und im Schnellzugriff erreicht werden.
[01:31 – Gruppierung und Ansichten]
Dann kann ich gruppieren. Gruppierungsmöglichkeiten sind zum Beispiel per Kunde, per Verkäufer, zeitlich oder über Datenbankfelder. Neben der Listenansicht habe ich verschiedene Ansichten: die Kanban-Kachelansicht, die Terminansicht und die Kreuztabelle, wo ich Informationen ein- und ausblenden kann. Dann gibt es die Reportansicht mit verschiedenen Grafikmöglichkeiten. Diese Daten sind wie immer in Echtzeit verfügbar. Ausserdem gibt es die Aktivitätenansicht.
[02:27 – Aktivitäten planen]
Wenn ich bei einem Eintrag in der Liste eine Aktivität plane, zum Beispiel einen Anruf oder ein Upselling ("Bitte versuche ein Upselling für Produkt X"), kann ich das einem Mitarbeiter zuweisen mit einer Frist, zum Beispiel bis am 16. August. Diese Aktivitäten sind dann gesammelt abrufbar. Ich kann auch kalendermässig durchgehen, wer was macht. Das ist ein gutes Tool für den Verkaufsmanager, der After-Sales-Aktionen plant oder auch während eines Verkaufs Aktionen steuert.
[03:40 – Listenansicht anpassen]
In der Listenansicht kann ich zusätzlich weitere Informationen einblenden. Wenn ich einen grossen Bildschirm habe, lohnt es sich, mehr Informationen anzuzeigen. Das ist je nach Bildschirmgrösse abhängig und lässt sich beliebig einstellen.
[04:22 – Angebot erstellen]
Nun erstellen wir ein Angebot und gehen den Workflow durch. Mit "Anlegen" mache ich ein Angebot und wähle den Kunden aus. Dann werden automatisch Rechnungsadresse und Lieferadresse eingestellt, je nachdem was beim Kunden hinterlegt ist. Woher weiss das System das? Wenn wir beim Kunden nachschauen, sehen wir: Es ist ein Unternehmen mit Adresse, und es gibt zwei Adressrollen, eine Lieferadresse und eine Rechnungsadresse. Genau deswegen werden sie automatisch geladen.
Ich kann aber trotzdem eine beliebige Adresse als Rechnungs- oder Lieferadresse aus meiner Kontaktdatenbank anwählen. So bin ich völlig frei, wohin ich etwas schicke oder wo es abgerechnet wird.
[05:36 – Angebotsdetails konfigurieren]
Wichtig ist die Gültigkeit der Offerte. Die ist individuell, zum Beispiel bis Oktober. Zahlungsbedingungen sind ebenfalls individuell und können angewählt oder eigene angelegt werden. Wenn ich zum Beispiel 15 Tage wähle, wird die Fälligkeit automatisch dazugerechnet. Das Gleiche passiert bei den Rechnungen.
Dann füge ich ein Produkt hinzu, zum Beispiel Produkt A zu 10 Einheiten. Automatisch werden die Informationen geladen, die hinter dem Produkt stehen: Steuern, Abrechnungsart und so weiter.
[06:27 – Verkaufsteams und Optionen]
Dann stehen Informationen drin, wer verkauft und welches Verkaufsteam zuständig ist. Ich kann Teams anlegen, einen Teamleiter zuweisen und Mitglieder hinzufügen. Weiter kann ich bei einem Angebot eine Online-Unterschrift oder sogar eine Online-Zahlung erlauben. Dafür muss ein Payment-Provider-Vertrag bestehen und ein Payment-Modul installiert sein.
Zusätzlich können Kundenreferenznummern, Stichwörter und erwartete Liefertermine angegeben werden. Es gibt Steuerzuordnungen, zum Beispiel für internationale Export-Steuerregeln, bei denen etwa eine IT-Dienstleistung steuerfrei ist. Kostenstellen können angegeben werden, und es gibt Campaign Management, das in einem anderen Video erklärt wird.
[08:11 – Angebot speichern und drucken]
Wenn wir speichern, bekommen wir direkt eine Angebotsnummer. Das ist die SO-Nummer, international gehalten. Wir können direkt eine Voransicht aufrufen und das Angebot ausdrucken. Je nach eingestelltem Layout erscheint das Angebot mit allen Informationen und dem Logo.
Bei unterschiedlichen Rechnungs- und Lieferadressen wird das entsprechend dargestellt. Wenn keine unterschiedlichen Adressen nötig sind, bleibt der entsprechende Block leer. Der Ausdruck passt sich also automatisch an.
[09:42 – Angebot versenden]
Im Status "Angebot" sehe ich, dass es noch nicht verschickt wurde, weil der Knopf "Per E-Mail versenden" noch aktiv und grün ist. Das System zeigt also den nächsten Schritt an. Wenn ich per E-Mail versende, wird der Kunde automatisch geladen. Ich kann auch weiteren Personen dieser Firma das Angebot schicken. Es kommt der Standardtext für das Angebot, den Du natürlich überschreiben kannst. Wenn Du immer einen komplett anderen Text möchtest, können wir den für Dich eintragen, da hier Variablen enthalten sind. Das Angebot wird als PDF angehängt und mit Senden verschickt.
[11:05 – Kundenbestätigung und Online-Angebot]
Jetzt haben sich die Knöpfe geändert, der Status ist "Angebot gesendet". Nun besteht die Möglichkeit, manuell zu bestätigen, oder der Kunde bekommt das Angebot zugeschickt und kann es mit einem Button in der E-Mail quittieren. Die Information kommt dann zurück, und ich sehe, dass das Angebot vom Kunden bestätigt wurde. Im Log ist dokumentiert, wer was gemacht hat: wer das Angebot erstellt hat, wann es verschickt wurde und so weiter.
Der Kunde sieht auch ein Online-Angebot. Über den Knopf "Kundenansicht" kann ich als Administrator die Ansicht des Kunden einsehen, sofern der Kunde als Portal-Benutzer freigeschaltet ist. Ein Portal-Benutzer ist ein Kontakt, den Du angelegt und als Portal-Benutzer eingeladen hast, damit er das Kundenportal von OpenBiz sehen kann.
Der Kunde sieht das Angebot, kann Fragen stellen, zum Beispiel: "Ist die Garantie zwei Jahre?" Diese Nachricht wird zugestellt, und die gesamte Kommunikation wird aufgezeichnet. Der Kunde kann das Angebot auch unterschreiben und akzeptieren, danach folgt die Zahlung.
[13:43 – Vom Auftrag zur Rechnung]
Wenn der Kunde akzeptiert, haben wir die Bestätigung und sehen auch die Unterschrift mit Zeitstempel, alles rechtsgültig. Dann haben wir einen Auftrag. Aus diesem Auftrag wird, je nach Produkttyp, entweder erst die Dienstleistung erbracht und dann verrechnet, oder direkt eine Rechnung erstellt.
Ich kann eine reguläre Rechnung erstellen, eine Anzahlung in Prozent oder einen festen Anzahlungsbetrag. Im Rechnungsentwurf kann ich nochmals prüfen, zusätzliche Informationen hinzufügen, ein manuelles Rechnungsdatum setzen oder die Fälligkeit anpassen. Wenn ich zum Beispiel 15 Tage vereinbart habe, wird das Datum automatisch ausgerechnet.
[15:37 – Rechnung bestätigen und Buchhaltung]
Im Entwurfsmodus hat die Rechnung noch keine Rechnungsnummer. Ich könnte alle Rechnungen vorbereiten und zum Beispiel Ende Monat alle aktivieren. Wenn ich bestätige, wird gebucht: Im Hintergrund werden automatisch die Buchungen für die Buchhaltung erstellt. Wir sehen die Buchungen auf dem Erlöskonto, dem Steuerkonto und dem Forderungskonto mit dem Debitor. Weitere Informationen wie Verkäufer, Team und die Bankverbindung werden automatisch angezeigt. Diese Einstellungen sind einmal gemacht und müssen nicht bei jeder Rechnung wiederholt werden.
[17:12 – Rechnung drucken und versenden]
Wir haben nun den Rechnungsdruck mit den gleichen Informationen wie im Angebot, aber als Rechnungsdarstellung. Man kann Rechnungen ohne Zahlung für den internen Gebrauch erstellen oder die Buchhaltungseinträge anschauen.
Wenn wir die Rechnung dem Kunden zustellen möchten, geht das mit einem Klick. Bei einer Schweizer Adresse als Empfänger wird automatisch die QR-Rechnung angehängt. Ich kann wählen, ob ich nur per E-Mail sende, zugleich drucke, oder beides. Die QR-Rechnung erfordert eine IBAN-Nummer und ist nur für Schweizer Kunden mit Schweizer Adresse möglich.
[18:47 – Workflow abgeschlossen]
Vom Ablauf her ist der Workflow von Angebot über Auftrag bis Rechnung damit erledigt. In der Übersicht sehe ich, dass das Angebot jetzt ein Verkaufsauftrag ist und als abgerechnet markiert wurde.
[19:11 – Weitere Funktionen]
Es gibt viele Zwischenstufen und Automatisierungsmöglichkeiten. Ich kann jederzeit ein Angebot duplizieren, exportieren oder Massenaktionen durchführen, indem ich mehrere Einträge selektiere. Wenn ich eine Kopie möchte, öffne ich das Angebot oder den Auftrag und sage "Duplizieren". Damit bekomme ich eine Kopie, kann einen anderen Kunden anwählen, und die Offertpositionen bleiben gleich. So lassen sich ganz schnell mehrere Offerten erstellen. Solange das Angebot blau ist, also nur ein Angebot und kein Auftrag, kann es jederzeit gelöscht werden.
[20:13 – Menüs und Berichtswesen]
Oben gibt es verschiedene Menüs: alle Angebote, alle Aufträge, Verkaufsteams und Kunden. Ich kann mir alles zur Abrechnung anzeigen lassen oder alles mit Upselling-Potential.
Die Produkteverknüpfung ist wichtig: Was für Produkte habe ich und wie verhalten sie sich im Verkauf? Das wird in einem separaten Video "Produkte anlegen" erklärt. Ebenso gibt es separate Videos zu Preislisten.
[21:01 – Berichtswesen und Kreuztabelle]
Im Berichtswesen gibt es grafische Ansichten mit Filtern. Du kannst einstellen, welche Werte Du sehen möchtest, zum Beispiel bestellte Mengen, Positionen und so weiter.
Besonders interessant ist die Kreuztabelle. Hier kann ich sagen: Zeig mir die bestellten Mengen, die Gesamtbeträge, den Nettobetrag und Rabatte, und den unbesteuerten Rechnungsbetrag. Das kann ich abrufen und zusätzlich die Struktur bestimmen, zum Beispiel den Kunden anzeigen oder die Achsen tauschen. Ich kann auch einblenden, um welches Produkt es sich handelt. Wenn ich mit meinen Informationen zufrieden bin, kann ich per Klick ein Excel exportieren, in dem alle Daten enthalten sind. Du hast also das komplette Berichtswesen mit allen Informationen, um Deine Statistiken zu erstellen.
[23:01 – Abschluss]
Das wäre in der Übersicht ein einfacher Verkaufsablauf mit den Grundfunktionalitäten. Es gibt natürlich noch viel mehr, zum Beispiel automatisierte Rechnungen für Kunden mit einem Vertrag, die monatlich automatische Rechnungen bekommen, oder Verkäufe mit Dienstleistung und Zeiterfassung. Das alles ist möglich und wird in den nachfolgenden Videos gezeigt. Danke und bis zum nächsten Video.