Online-Terminbuchung mit OpenBiz
Termintypen für Dienstleistungen
Backend — Termintypen verwalten
Verschiedene Funktionen direkt bei den Termintypen
Online Terminreservation
Was Deine Kunden sehen — der Buchungsablauf
Synchronisation mit dem Kalender
Mobile Ansichten
Mobile Nutzung
Typische Einsatzszenarien
Tipps für den Alltag
Einrichtung und Konfiguration im Detail
Die folgenden Abschnitte zeigen Schritt für Schritt, wie Du die Terminbuchung einrichtest: von den Einstellungen über die Termintypen bis zur Einbindung auf der Webseite. Am Schluss findest Du eine Liste mit häufigen Problemen und ihrer Lösung.
Die Bausteine im Überblick:
- Termintypen: was gebucht werden kann (Dauer, Kalender, zuständige Mitarbeiterin oder Ressource).
- Verfügbarkeiten: wann gebucht werden kann (Arbeitszeiten, Puffer, Sperrzeiten).
- Buchungsformular: was Deine Kunden ausfüllen (Name, E-Mail, Fragen, Adresse).
- Kalendereintrag: was nach der Buchung im Kalender entsteht.
- Bestätigung und Erinnerung: E-Mail und/oder SMS an Kunde und Mitarbeitende.
1. Grundeinstellungen
Einstellungen → Abschnitt «Appointments» (Terminbuchung). Hier schaltest Du die Funktionen ein, die für das ganze System gelten.
Erweiterung: Dubletten-Check, Login-Pflicht, Mehrfachbuchung, Vor- und Nachlaufzeiten sowie die Adresspflicht gehören zu einer Erweiterung der Terminbuchung. Sie ist nicht überall aktiv. Sprich uns an, wenn Du sie nutzen möchtest.
Buchungs-Zugang
Dubletten-Check aktivieren: Bei einer Buchung ohne Anmeldung prüft OpenBiz, ob die eingegebene E-Mail-Adresse schon bekannt ist.
- Gehört die Adresse zu einem Benutzer mit Login, muss sich die Person anmelden. Das Formular zeigt eine Warnung und den Knopf «Einloggen». So kann niemand unter fremdem Namen buchen.
- Gehört sie nur zu einem Kontakt ohne Login, verwendet OpenBiz diesen Kontakt still weiter. Fehlende Angaben (Name, Telefon, Adresse) werden aus dem Formular ergänzt, bereits ausgefüllte Felder nie überschrieben.
- Firmen sowie Rechnungs- und Lieferadressen werden dabei nicht berücksichtigt.
- Ist zusätzlich die freie Registrierung offen, erscheint nach der Buchung der Hinweis «Jetzt registrieren».
- Ist der Dubletten-Check aus, legt jede Buchung einen neuen Kontakt an, auch bei gleicher E-Mail-Adresse.
Terminbuchung nur für eingeloggte Benutzer: Sperrt die Buchungsseiten für Besucher ohne Anmeldung. Sie werden auf die Login-Seite geleitet und kommen nach dem Anmelden direkt zur Buchung zurück. Diese Option lässt sich nur einschalten, wenn die freie Registrierung offen ist (siehe unten). Sonst ist sie ausgegraut.
Mehrfachbuchung und Puffer
- Multi-Booking: Kunden können mehrere Termintypen in einer Buchung kombinieren.
- Vorlaufzeit: Minuten vor dem Termin, zum Beispiel für die Vorbereitung.
- Nachlaufzeit: Minuten nach dem Termin, zum Beispiel zum Aufräumen.
Hier schaltest Du die Funktionen nur ein. Wie viele Minuten es sind, legst Du pro Termintyp fest.
Freie Registrierung
Für die Login-Pflicht und den Registrierungs-Hinweis muss die freie Registrierung offen sein: Einstellungen → Allgemein → Berechtigungen → Kundenkonto → «Freie Anmeldung».
2. Termintypen anlegen
Termine → Konfiguration → Termintypen. Ein Termintyp ist die kleinste buchbare Einheit, zum Beispiel «Erstberatung 30 Minuten» oder «Kurzhaarschnitt 45 Minuten».
Die wichtigsten Felder
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung intern und auf der Webseite |
| Dauer | Länge des Termins in Stunden (0.5 = 30 Minuten) |
| Verfügbarkeit nach | Mitarbeitende oder Ressourcen (Räume, Geräte, Tische) |
| Zuweisungsmethode | Ob der Kunde zuerst die Person oder zuerst die Zeit wählt |
| Standort | Adresse oder online, erscheint auf der Buchungsseite und in der Bestätigung |
| Zeitzone | In welcher Zeitzone die freien Zeiten angezeigt werden |
Verfügbarkeit festlegen
Es gibt zwei Wege:
- Arbeitszeit: OpenBiz nimmt den Arbeitszeitplan der Mitarbeitenden.
- Wöchentliche Zeitfenster: Du legst ein festes Raster fest, zum Beispiel Montag, Mittwoch und Freitag von 9 bis 12 Uhr.
Fragen an den Kunden
Im Reiter Fragen legst Du fest, was Deine Kunden bei der Buchung beantworten. Möglich sind Textfelder (kurz oder lang), Auswahlfelder und Kontrollkästchen. Typische Beispiele: «Grund des Termins», «Interne Referenznummer», «Haarlänge». Die Antworten stehen später im Kalendereintrag.
Adresse als Pflichtfeld
Mit dem Häkchen «Adresse Pflicht bei Buchung» im Reiter Optionen müssen Deine Kunden zusätzlich Strasse, PLZ, Ort und Land angeben. Die Adresse landet direkt im Kontakt. Leere Felder werden ergänzt, bestehende Angaben nie überschrieben.
Mehrfachbuchung und Puffer am Termintyp
Nur sichtbar, wenn Multi-Booking in den Einstellungen eingeschaltet ist:
- Mehrfach buchbar: Dieser Termintyp lässt sich mit anderen kombinieren.
- Kompatible Termintypen (optional): nur mit diesen kombinierbar. Leer bedeutet: mit allen.
- Vorlaufzeit: Minuten vor dem Termin. Zählt beim ersten Termintyp einer Mehrfachbuchung.
- Nachlaufzeit: Minuten nach dem Termin. Zählt beim letzten Termintyp.
E-Mail-Vorlagen
- Buchungsmail: geht nach der Buchung an den Kunden.
- E-Mail zur Absage: geht bei einer Absage raus.
Standardvorlagen sind vorbelegt. Pro Termintyp kannst Du eine andere wählen.
Veröffentlichen
Damit ein Termintyp auf der Webseite erscheint, muss er veröffentlicht sein. Den Schalter findest Du oben in der Webseiten-Vorschau des Termintyps. Nicht veröffentlichte Termintypen sehen nur angemeldete Mitarbeitende.
3. Einbindung auf der Webseite
Diese Seiten gibt es automatisch
| Adresse | Zweck |
|---|---|
| /appointment | Übersicht aller veröffentlichten Termintypen |
| /appointment/<id> | Kalender und Zeitwahl für einen Termintyp |
| /appointment/<id>/info | Buchungsformular nach der Zeitwahl |
| /calendar/view/<token> | Bestätigungsseite nach der Buchung |
| /appointment/multi | Mehrfachbuchung (nur wenn eingeschaltet) |
Bausteine im Webseiten-Editor
Beim Bearbeiten einer Webseite findest Du unter den Bausteinen:
- Online-Termin: Knopf «Termin buchen», der auf einen Termintyp führt.
- Termintypen-Übersicht: Kacheln aller veröffentlichten Termintypen.
- Termin-Baustein für die Startseite: freie Zeiten kompakt direkt auf einer Seite.
Im Webseiten-Menü verlinken
Lege in der Menü-Verwaltung der Webseite einen Eintrag mit der Adresse /appointment an.
4. Buchung aus Sicht Deiner Kunden
- Auf /appointment einen Termintyp wählen.
- Im Kalender einen Tag anklicken, die freien Uhrzeiten erscheinen.
- Eine Uhrzeit wählen, das Formular öffnet sich.
- Name, E-Mail und Telefon eintragen, je nach Termintyp auch Adresse und Fragen.
- Auf «Termin bestätigen» klicken.
- Die Bestätigungsseite zeigt alle Termindaten, Links zum Eintragen in Outlook oder Google Kalender und bei Bedarf den Registrierungs-Hinweis.
E-Mail-Bestätigung
Der Kunde erhält eine E-Mail mit Zeit und Dauer, Ort oder Videolink und einem Link zum Absagen. Absagen ist bis zur Frist möglich, die Du am Termintyp unter «Absage zulassen» einstellst. Die zuständige Person bekommt eine eigene Bestätigung.
Termin verwalten
Über den Link in der Bestätigung kann der Kunde die Termindaten ansehen, den Termin innerhalb der Frist absagen und Gäste hinzufügen, falls das am Termintyp erlaubt ist.
5. Erweiterte Funktionen
Dubletten-Check in der Praxis
Ist eine E-Mail-Adresse schon einem Benutzer mit Login zugeordnet, verlangt das Formular die Anmeldung. Nach einer Buchung ohne Konto erscheint der Tipp, ein Konto zu erstellen.
Mehrfachbuchung
Ist Multi-Booking eingeschaltet, wählen Deine Kunden auf /appointment/multi mehrere Termintypen aus:
- Auswahl: mehrere Termintypen ankreuzen. Sichtbar sind nur die, die für Mehrfachbuchung freigegeben sind.
- Zeitwahl: Der Kalender zeigt Zeiten für die gesamte Dauer, inklusive Vor- und Nachlaufzeit.
- Person: Angezeigt wird nur, wer für alle gewählten Termintypen zuständig ist.
- Formular: wie bei einer Einzelbuchung. Die Fragen aller gewählten Termintypen erscheinen zusammen.
- Kalender: Es entsteht ein Kalendereintrag mit allen gewählten Termintypen. Vor- und Nachlaufzeit werden als eigene Blocker eingetragen.
Adresse bei der Buchung
Mit aktivierter Adresspflicht zeigt das Formular zusätzlich Strasse, PLZ, Ort und Land als Pflichtfelder.
Gäste
Ist «Gäste zulassen» aktiv, kann die buchende Person weitere E-Mail-Adressen angeben. Diese werden als Teilnehmende eingetragen und bekommen dieselben E-Mails.
Ressourcen statt Personen
Neben Mitarbeitenden kannst Du auch Ressourcen buchen lassen, etwa Räume, Geräte oder Tische. Eine Ressource kann mehrfach belegbar sein, bis ihre Kapazität erreicht ist.
6. Kalender, SMS, Zahlung und Leads
- Google Kalender und Google Meet: Hat die zuständige Person ihr Google-Konto verknüpft, erzeugt OpenBiz bei jeder Buchung einen Meet-Link und schreibt ihn in die Bestätigung.
- Microsoft-Kalender und Teams: funktioniert gleich wie Google, mit verknüpftem Microsoft-Konto. Als Zusatzmodul auf Anfrage.
- Reservieren mit Google: bindet Deine Termintypen in die Google-Suche und Google Maps ein. Voraussetzung ist ein Google-Unternehmensprofil mit freigeschalteter Reservierungsfunktion; die Freischaltung durch Google dauert erfahrungsgemäss Wochen. Als Zusatzmodul auf Anfrage.
- SMS-Erinnerung: am Termintyp unter «Erinnerungen» einstellen, zum Beispiel 24 Stunden vorher. Dafür braucht es einen hinterlegten SMS-Anbieter.
- Vorauszahlung: Mit «Vorauszahlung» am Termintyp geht der Kunde nach dem Formular zur Zahlung. Bestätigt ist der Termin erst nach erfolgreicher Zahlung. Voraussetzung ist ein eingerichteter Zahlungsanbieter, zum Beispiel Stripe oder TWINT. Der Preis kommt vom hinterlegten Produkt.
- Verkaufschance erstellen: Ist das am Termintyp aktiv, entsteht bei jeder Buchung automatisch ein Lead im CRM. Sinnvoll für Erstberatungen oder Demo-Anfragen.
7. Übersicht und Auswertung
- Kalender: alle Buchungen in der Wochen- oder Monatsansicht.
- Termine: Liste aller gebuchten Termine, filterbar nach Termintyp, Person und Status.
- Abgesagte Termine werden nicht gelöscht, sondern archiviert.
8. Häufige Probleme und Lösungen
| Problem | Ursache und Lösung |
|---|---|
| «Diese E-Mail-Adresse ist bereits bei uns registriert» | Zu dieser Adresse gibt es schon einen Benutzer. Der Kunde meldet sich an oder setzt sein Passwort über die Login-Seite zurück. |
| «Ein anderer Benutzer ist bereits registriert» bei der Registrierung | Gleiche Ursache. Lösung: Passwort über die Login-Seite zurücksetzen. |
| Termintyp erscheint nicht auf der Webseite | Ist er veröffentlicht? Ist die zuständige Person aktiv? Gibt es in den nächsten Wochen überhaupt freie Zeiten? Ist der Termintyp auf bestimmte Länder eingeschränkt? |
| Registrierungs-Hinweis erscheint nach der Buchung nicht | Prüfen: Dubletten-Check an, «Freie Anmeldung» aktiv, Kunde nicht eingeloggt. Hat der Kontakt schon ein Login, erscheint bewusst kein Hinweis. |
| Option «nur für eingeloggte Benutzer» ist ausgegraut | Die freie Registrierung ist nicht aktiv. Unter Einstellungen → Allgemein → Kundenkonto «Freie Anmeldung» wählen, speichern und die Einstellungen der Terminbuchung neu laden. |
| Mehrfachbuchung ist nicht sichtbar | Ist Multi-Booking in den Einstellungen an? Sind mindestens zwei Termintypen für Mehrfachbuchung freigegeben? |
| Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an | Ist ein Postausgangsserver eingerichtet? Ist der Kontakt vom E-Mail-Versand ausgeschlossen? Spam-Ordner des Empfängers prüfen lassen. |
| Google-Meet-Link fehlt | Ist am Termintyp Google Meet als Videokonferenz gewählt? Hat die zuständige Person ihr Google-Konto verknüpft? |
| Uhrzeiten stimmen nicht | Zeitzone am Termintyp und im Benutzerprofil der Person prüfen. Die Zeitzone des Besuchers übernimmt OpenBiz automatisch aus dem Browser. |