Online-Terminbuchung mit OpenBiz
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Mit dem Modul Termine kannst Du Deine Kunden direkt auf Deiner Webseite Termine buchen lassen — ohne Hin- und Her per E-Mail. OpenBiz prüft live Deinen Kalender, zeigt nur freie Slots an und legt den Termin nach der Buchung automatisch im Kalender aller beteiligten Mitarbeiter an. Bestätigung und Online-Meeting-Link gehen per E-Mail raus.
Dieser Artikel zeigt Dir, wie der Buchungsablauf für Deine Kunden aussieht und wie Du im Backend Termintypen anlegst und verwaltest.
Termintypen für Dienstleistungen
Backend — Termintypen verwalten
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Übersicht aller Termintypen
Im Backend findest Du das Modul unter "Termine" im Hauptmenü. Die Startseite zeigt alle angelegten Termintypen in einer Karten- oder Listenansicht. Auf jeder Karte siehst Du auf einen Blick:
- den Namen des Termintyps
- die Standarddauer
- die zugewiesenen Mitarbeiter
- wie viele Meetings anstehen und wie viele insgesamt schon stattgefunden haben
- ob der Typ veröffentlicht ist (grüne "VERÖFFENTLICHT"-Banderole oben rechts)
Verschiedene Funktionen direkt bei den Termintypen
Aktionen pro Termintyp
Über das Zahnrad-Symbol "Aktion" auf jeder Karte rufst Du die wichtigsten Funktionen direkt auf:
- Bearbeiten — öffnet das Formular zum Anpassen aller Einstellungen (Dauer, Mitarbeiter, Slots, Fragen, ...)
- Vorschau — zeigt den Termintyp so, wie ihn der Kunde im Frontend sieht
- Teilen — generiert einen Direktlink, den Du z.B. in eine E-Mail-Signatur einbauen kannst
- Löschen — entfernt den Termintyp (nur wenn keine zukünftigen Buchungen daran hängen)
Online Terminreservation
Was Deine Kunden sehen — der Buchungsablauf
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1. Übersicht der buchbaren Termine
Auf der öffentlichen Seite (z.B. /appointment oder verlinkt aus dem Hauptmenü) sehen Deine Kunden alle Terminarten, die Du veröffentlicht hast. Jede Karte zeigt eine Vorschau mit Bild, Dauer, Art (Online/vor Ort) und Kurzbeschreibung.
Service Auswahl
2. Ansprechpartner auswählen
Nach dem Klick auf einen Termintyp wählt der Kunde aus, mit wem er sich treffen möchte. Hier erscheinen alle Mitarbeiter, die für diesen Termintyp hinterlegt sind, jeweils mit Foto und Rolle. Wer keine Präferenz hat, klickt auf "Alle Verfügbarkeiten anzeigen" — dann übernimmt OpenBiz die Mitarbeiterzuweisung automatisch nach Verfügbarkeit.
3. Datum und Uhrzeit wählen
Im nächsten Schritt sieht der Kunde einen Monatskalender. Verfügbare Tage sind orange hervorgehoben, gesperrte Tage (Wochenende, Feiertage, ausgebuchte Tage) sind ausgegraut. Rechts daneben werden die freien Zeitslots des angeklickten Tages angezeigt.
Die Zeitzone lässt sich umstellen — das ist wichtig für internationale Kunden. Darunter steht die ausführliche Beschreibung des Termintyps. Rechts in der Seitenleiste sieht der Kunde jederzeit, mit wem er sich vernetzt, wie lange der Termin dauert und ob es ein Online- oder Präsenztermin ist.
4. Kontaktdaten erfassen und bestätigen
Im letzten Schritt trägt der Kunde Name, E-Mail und Telefonnummer ein. Falls Du beim Termintyp Benutzerdefinierte Fragen hinterlegt hast (z.B. "Worum geht's konkret?", "Wie viele Mitarbeiter habt Ihr?"), werden diese ebenfalls hier abgefragt. Auch zusätzliche Gäste lassen sich hinzufügen — die bekommen die Einladung dann automatisch zugeschickt.
Mit Klick auf "Termin bestätigen" ist die Buchung verbindlich. Der Kunde erhält sofort eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Details, einer Kalenderdatei (.ics) und — bei Online-Terminen — dem Link zum virtuellen Meetingraum.
Synchronisation mit dem Kalender
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Das Herzstück ist die automatische Verfügbarkeitsprüfung: Jeder Termin, der im Kalender eines beteiligten Mitarbeiters steht — egal ob über das Portal gebucht, manuell angelegt oder per Google/Microsoft Calendar synchronisiert — blockiert die entsprechenden Zeitslots für die Online-Buchung.
Das bedeutet konkret: Sobald Du in Deinem Kalender einen normalen Termin einträgst, verschwindet dieser Slot automatisch aus den buchbaren Zeiten im Frontend. Doppelbuchungen sind damit ausgeschlossen.
[Bild einfügen: Screenshot - 2026-05-12T105859.399.png — Kalenderansicht mit Hinweis zur automatischen Blockierung]
Termin manuell anlegen
Du kannst Termine selbstverständlich auch manuell anlegen — z.B. für Telefonate, die über einen anderen Weg vereinbart wurden. Klick im Kalender auf einen freien Slot oder oben links auf "Neu". Im Dialog trägst Du Titel, Start- und Endzeit, Teilnehmer und optional einen Videoanruf-Link ein.
Mobile Ansichten
Mobile Nutzung
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Sowohl der Kalender als auch das Termin-Modul sind für mobile Nutzung optimiert. Auf dem Smartphone erreichst Du beide über das Apps-Menü (Hamburger-Icon oben links).
Die mobile Wochenansicht zeigt Dir alle Termine kompakt; Du kannst zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln und Verfügbarkeiten direkt unterwegs teilen.
Typische Einsatzszenarien
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- Beratungstermine — Interessenten buchen ein Erstgespräch selbstständig, Du sparst Dir die Terminkoordination per E-Mail.
- Demotermine — verschiedene Produkte oder Branchen bekommen je einen eigenen Termintyp mit angepasstem Bild, Beschreibung und Mitarbeitern.
- Schulungen — wiederkehrende Schulungsslots werden zentral angeboten, Kunden wählen selbst den passenden Tag.
- Servicetermine vor Ort — mit Ressourcen-Verwaltung (Räume, Fahrzeuge, Geräte) lassen sich auch Termine für physische Ressourcen buchen.
Tipps für den Alltag
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- Hinterlege für jeden Termintyp ein aussagekräftiges Bild — das erhöht die Klickrate auf der Übersichtsseite deutlich.
- Nutze benutzerdefinierte Fragen, um schon vor dem Gespräch die wichtigsten Infos abzufragen. Das spart in der Beratung wertvolle Zeit.
- Pflege Deinen Kalender konsequent — jeder reale Termin (auch private Blocker) sollte als Eintrag erscheinen, damit das Frontend korrekt sperrt.
- Mit dem Teilen-Link kannst Du gezielte Direktbuchungen anbieten, z.B. für einen bestimmten Kunden ohne Umweg über die Übersichtsseite.
Weiterführende Module
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Das Basis-Modul lässt sich um zahlreiche Zusatzfunktionen erweitern:
- SMS-Erinnerungen — automatische SMS vor dem Termin
- Google Calendar / Microsoft Calendar — bidirektionale Synchronisation mit externen Kalendern
- CRM-Anbindung — automatische Lead-Erstellung bei jeder Buchung
- HR/Recruiting — Bewerbungsgespräche direkt über das Karriereportal buchen lassen
- Online-Bezahlung — kostenpflichtige Termine direkt im Buchungsprozess bezahlen
Sprich uns an, wenn Du eines dieser Erweiterungen aktivieren oder anpassen möchtest.