Kontakte verwalten
In OpenBiz speicherst du alle Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten zentral in der Kontakte-App. So erstellst und pflegst du deine Kontakte.
Neuen Kontakt erstellen
- Gehe zur Kontakte-App und klicke auf Neu
- Wähle den Kontakttyp: Einzelperson oder Unternehmen
- Gib den Namen ein (Pflichtfeld)
- Fülle die Adresse aus
- Ergänze weitere Felder nach Bedarf:
- Berufsbezeichnung (nur bei Einzelpersonen)
- Steuer-ID
- Webseite
- Sprache – für automatische Übersetzung von E-Mails und Dokumenten
- Tags – zum Kategorisieren und Filtern
Einzelperson mit Unternehmen verknüpfen
- Wähle beim Erstellen Einzelperson
- Im Feld Unternehmensname wähle oder erstelle das zugehörige Unternehmen
- Die Person wird automatisch mit dem Unternehmen verknüpft
Kontakte und Adressen hinzufügen
- Öffne einen Kontakt und gehe zum Tab Kontakte & Adressen
- Klicke auf Hinzufügen
- Wähle den Adresstyp:
- Kontakt – zusätzliche Kontaktperson
- Rechnungsadresse
- Lieferadresse
- Mahnadresse
- Andere Adresse
- Fülle die Kontaktdaten aus und klicke auf Speichern & Schliessen
Verkauf & Einkauf konfigurieren
Im Tab Verkauf & Einkauf kannst du folgende Einstellungen pro Kontakt vornehmen:
- Verkäufer – zuständiger Vertriebsmitarbeiter
- Zahlungsbedingungen
- Zahlungsmethode
- Preisliste
- Liefermethode
- Steuerposition
Buchhaltungs-Tab
Im Tab Buchhaltung (bei installierter Buchhaltungs-App) kannst du:
- Bankkonten des Kontakts hinterlegen
- Standard-Buchhaltungskonten festlegen
Smart Buttons
Am oberen Rand des Kontaktformulars findest du Smart Buttons, die dir schnellen Zugriff auf verknüpfte Daten geben:
- Verkaufschancen, Verkäufe, POS-Bestellungen
- Meetings, Aufgaben, Helpdesk-Tickets
- Rechnungen, Lieferantenrechnungen, Partner-Saldenliste
Kontakt archivieren
- Öffne den Kontakt
- Klicke auf Aktion → Archivieren
- Bestätige die Archivierung
- Archivierte Kontakte findest du mit dem Filter Archiviert
- Zum Wiederherstellen: Aktion → Dearchivieren
Tipps
- Nutze Tags, um Kontakte zu kategorisieren und schnell zu filtern
- Hinterlege die bevorzugte Sprache, damit Dokumente automatisch übersetzt werden
- Verwende verschiedene Adresstypen für separate Rechnungs- und Lieferadressen
- Nutze die Smart Buttons, um alle Aktivitäten eines Kontakts im Blick zu behalten