TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung und Check-in als Benutzer]
Hallo, in diesem Video geht es um Anwesenheiten. Als erstes schauen wir uns die Sicht des Benutzers an. Wir sind als Benutzer in OpenBiz angemeldet und wenn wir auf das Menü Anwesenheiten gehen, sehen wir dieses Check-in-Fenster. Es ist sehr einfach aufgebaut. Am Morgen wird man willkommen geheissen, man klickt auf Anmelden und der Benutzer wird eingeloggt. Hier steht entsprechend der Benutzername. Nun ist man eingeloggt und der Zähler fängt an zu laufen.
Wenn man das Menü verlässt und wieder zurückkehrt, sieht man, wie lange man eingeloggt ist, und kann sich mit einem Klick wieder ausloggen. Wir haben den Zähler nun eine Weile laufen lassen. Nach 28 Minuten machen wir einen Check-out, also zum Beispiel für die Mittagspause. Danach wird kurz angezeigt, wie viele Arbeitsstunden erfasst wurden.
[01:42 – Backend-Ansicht für Administratoren]
Nun schauen wir, was im Backend passiert ist. Als Administrator des Anwesenheitsmoduls sehen wir im Anwesenheitsmenü, dass der Mitarbeiter Demo OpenBiz eingecheckt und nach 28 Minuten wieder ausgecheckt hat. Die normalen Arbeitszeiten sehen üblicherweise so aus: 7 Stunden 24 Minuten und so weiter. Jeder Check-in und Check-out wird entsprechend aufgezeichnet.
[02:18 – Kiosk-Modus]
Es gibt ausserdem den Kiosk-Modus. Dieser ist dafür gedacht, dass man ein Terminal in der Firma aufstellen kann, an dem man sich per Barcode oder PIN-Code einloggen kann.
Die Konfiguration erfolgt folgendermassen: Zuerst geht man in die Konfiguration und stellt den Mitarbeiter-PIN ein. Hier befinden sich auch die Einstellungen für Überstunden, ab wann das Jahr gezählt wird und welche Toleranzzeiten zugunsten des Unternehmens und des Mitarbeitenden gelten.
Bevor man sich mit einem PIN einloggen kann, muss dieser zunächst erstellt werden. Unter Personal kann man die Benutzer filtern und dann über Bearbeiten einen PIN festlegen. Als Beispiel habe ich den PIN 7667 hinterlegt. Zusätzlich kann man mit einem Knopfdruck eine Ausweisnummer generieren, die als Barcodesequenz erstellt wird. Danach kann man diesen Ausweis als PDF drucken. Das wäre quasi eine Mitarbeiterzugangskarte mit Barcode.
[03:48 – Kiosk-Modus im Frontend]
Im Frontend sieht das dann folgendermassen aus: Als Mitarbeiter geht man in den Kiosk-Modus. Falls kein Ausweis vorhanden ist, wählt man die manuelle Identifikation, sucht sich selbst heraus und gibt den bekannten PIN-Code ein, in diesem Fall 7667, und loggt sich damit ein. Das Ausloggen funktioniert auf die gleiche Weise.
[04:39 – Verwaltung der Anwesenheitsliste]
Als Administrator, also mit den entsprechenden Administrationsrechten für Anwesenheiten, sieht man die vollständige Liste aller Check-ins und Check-outs. Der Administrator kann fehlerhafte Einträge löschen oder korrigieren. Falls ein Mitarbeiter vergessen hat, sich am Abend auszuloggen, kann er das am nächsten Tag melden. Der Administrator kann dann den Check-out-Zeitpunkt manuell anpassen und das System entsprechend korrigieren.
Das System zeigt dabei auch Fehlermeldungen an. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel noch eingecheckt ist, kann der entsprechende Eintrag nicht gleichzeitig geändert werden. Nach dem Ausloggen des Mitarbeiters kann der Administrator die Zeiten nach Bedarf anpassen.
[05:58 – Listenansicht und Filter]
Wie in anderen Bereichen von OpenBiz kann man auch diese Liste konfigurieren. Eine Gruppierung nach Mitarbeiter ergibt zum Beispiel sehr viel Sinn, da dann die Gesamtarbeitszeiten übersichtlich angezeigt werden. Ausserdem stehen zeitliche Filter zur Verfügung, etwa nach Quartal, Monat oder Jahr, womit sich die Daten gezielt strukturieren lassen.
[06:30 – Berichtswesen]
Weiter gibt es das Berichtswesen. Dort sind die Daten zusammengefasst und entweder grafisch oder numerisch dargestellt. Die Grafiken basieren auf Echtzeitdaten.
Besonders übersichtlich ist die Tabellenansicht mit einer Kreuztabelle. Dort kann man gezielt einstellen, was man sehen möchte, zum Beispiel die geleisteten Stunden oder nur die Überstunden. Wie aus anderen OpenBiz-Apps bekannt, lassen sich hier die Grundeinstellungen flexibel anpassen. Man kann die anzuzeigenden Felder frei wählen, Achsen tauschen und die Tabelle nach eigenen Wünschen gestalten. Ausserdem besteht jederzeit die Möglichkeit, mit einem Klick einen Excel-Export zu erhalten.
[07:51 – Abschluss]
Das war die Übersicht über die App Anwesenheiten. Danke und bis zum nächsten Video.
Anwesenheiten verwalten
Die Anwesenheits-App von OpenBiz funktioniert als digitale Stempeluhr. Mitarbeitende können sich über ein Kiosk-Gerät oder direkt in der Datenbank ein- und auschecken. Manager sehen in Echtzeit, wer verfügbar ist, und können Berichte über Arbeitszeiten erstellen.
Zugriffsrechte
Jeder Benutzer in der Datenbank kann sich direkt ein- und auschecken, ohne Zugriff auf die Anwesenheits-App zu benötigen. Der Zugriff auf die App selbst wird über die Zugriffsrechte gesteuert.
- Gehe zu Einstellungen → Benutzer & Firmen → Benutzer
- Wähle einen Benutzer aus
- Im Tab Zugriffsrechte scrolle zum Bereich Personal
- Setze das Feld Anwesenheiten auf Administrator für vollen Zugriff, oder lasse es leer
Genehmiger festlegen
Ein Genehmiger kann die Anwesenheitsdaten bestimmter Mitarbeitender einsehen und bearbeiten.
- Gehe zu Mitarbeiter und wähle den gewünschten Mitarbeiter
- Öffne den Tab Arbeitsinformationen
- Im Bereich Genehmiger setze das Feld Anwesenheit auf die zuständige Person
Konfiguration
Gehe zu Anwesenheiten → Konfiguration für folgende Einstellungen:
- Anwesenheit vom Backend: Ermöglicht das Ein-/Auschecken direkt in OpenBiz (ohne Kiosk)
- Automatisches Auschecken: Checkt Mitarbeitende nach Ablauf der Arbeitszeit plus Toleranzzeit automatisch aus
- Abwesenheitsverwaltung: Erfasst Abwesenheiten, die nicht mit einem Abwesenheitsantrag verknüpft sind
Überstunden konfigurieren
- Toleranzzeit zugunsten der Firma: Minuten, die nach Arbeitsende nicht als Überstunden gezählt werden
- Toleranzzeit zugunsten des Mitarbeitenden: Minuten, die ein Mitarbeitender weniger arbeiten darf, ohne dass es negativ erfasst wird
- Überstunden-Validierung: Wähle zwischen automatischer Genehmigung oder Genehmigung durch den Manager
- Überstunden anzeigen: Zeigt die Überstunden beim Auschecken an
Übersichts-Dashboard
Beim Öffnen der Anwesenheits-App siehst du das Übersichts-Dashboard mit allen Ein- und Auscheckvorgängen. Du kannst zwischen Gantt- und Listenansicht wechseln und den Analysezeitraum auswählen.
Filter und Gruppierungen
Nutze die Suchleiste, um Datensätze gezielt zu filtern und zu gruppieren:
- Bei der Arbeit: Zeigt aktuell eingecheckte Mitarbeitende
- Fehler: Zeigt fehlerhafte Einträge zur Korrektur
- Automatisch ausgecheckt: Identifiziert Mitarbeitende, die das Auschecken vergessen
- Nach Mitarbeiter/Abteilung/Manager gruppieren: Für gezielte Analysen
Anwesenheitsfehler beheben
Fehlerhafte Einträge erscheinen rot im Dashboard. Ein Fehler tritt auf, wenn ein Mitarbeitender innerhalb von 24 Stunden nicht ausgecheckt hat oder eine Eincheckperiode 16 Stunden überschreitet.
- Klicke auf den fehlerhaften Eintrag
- Passe Einchecken und/oder Auschecken im Popup an
- Klicke auf Speichern & Schliessen
- Oder klicke auf Löschen, um den Eintrag zu entfernen
Tipps
- Überprüfe fehlerhafte Einträge regelmässig vor der Lohnabrechnung
- Nutze das automatische Auschecken mit einer sinnvollen Toleranzzeit
- Genehmigte Überstunden können von genehmigten Abwesenheitsanträgen abgezogen werden
- Nutze die Gruppierung nach Abteilung, um die Arbeitsbelastung einzelner Teams zu vergleichen