[TRANSKRIPT]
[00:00 – Einführung in die App Kontakte]
Hallo, in diesem Video geht es um die App Kontakte.
Wie immer können wir die Darstellung der Oberfläche über die Prozenteinstellungen anpassen – also die Ansicht vergrössern oder verkleinern. Ich belasse es bei 100 Prozent.
Wir werden mit der Standardansicht begrüsst, der sogenannten Karten- oder Registerkartenansicht. Daneben gibt es die Listenansicht sowie die Aktivitätenansicht.
[00:43 – Übersicht und Filter]
In dieser Übersicht sehen wir verschiedene Partner. Ein Partner in OpenBiz ist entweder ein Einzelkontakt oder ein Firmenkontakt – er kann aber auch eine Rolle tragen, zum Beispiel Kunde oder Lieferant.
Entsprechende Filter stehen zur Verfügung: Du kannst zum Beispiel nur Einzelpersonen anzeigen lassen, nur Unternehmen, Partner mit Ausgangsrechnungen oder Partner in der Rolle Lieferant. Zusätzlich gibt es einen Filter für archivierte Partner sowie weitere Filter im Bereich Rechnungsinformationen.
[01:57 – Darstellung der Kontaktkarten]
In der Kartenansicht sieht man, dass manche Partner ein Bild hinterlegt haben. Unterhalb des Kontakts wird zudem eine Verknüpfung zu einem Unternehmen angezeigt – zum Beispiel gehören hier zwei Kontakte zur Firma Azure.
Hat ein Kontakt kein Bild hinterlegt, erscheint für Einzelpersonen ein Standard-Icon für Personen, für Firmen ein Standard-Firmensymbol. Firmen können jedoch auch ein Logo hinterlegen.
Ausserdem sind Tags sichtbar – ein Kontakt kann zum Beispiel die Tags «Kunde» und «Newsletter» tragen. Geplante Aktivitäten werden farblich dargestellt: grün für zukünftige, orange für heutige und rot für überfällige Aktivitäten.
Bei Firmenkontakten werden auch verknüpfte Aktionen angezeigt, etwa eine CRM-Chance oder eine Verkaufsbestellung. Ein Klick darauf öffnet den entsprechenden Vorgang direkt.
[03:29 – 360-Grad-Rundumsicht]
Bei jedem Kontakt steht die 360-Grad-Rundumsicht zur Verfügung: Alle verbundenen Vorgänge sind auf einen Blick sichtbar. Über «Mehr» lassen sich weitere Vorgänge einblenden. Ein Klick auf einen Verkauf öffnet zum Beispiel das entsprechende Angebot direkt. Über den Link oben gelangt man jederzeit zurück zur Kontaktübersicht – das gilt für alle Apps.
[04:07 – Suche und Suchfunktionen]
Die Suchfunktion zeigt beim Eintippen bereits Vorschläge an, in welchen Feldern gesucht werden kann – zum Beispiel in der Telefonnummer, der E-Mail-Adresse, bei verknüpften Verkäufen oder beim verbundenen Unternehmen.
Gibt man einen Namen ein, genügen bereits drei bis vier Buchstaben. Das System liefert sowohl Treffer für Firmen als auch für die zugehörigen Kontakte. Öffnet man eine Firma, werden die verbundenen Kontakte angezeigt. Öffnet man einen Einzelkontakt, sieht man die verknüpfte Firma – zum Beispiel «Gemini Furniture».
[05:30 – Erweiterte Suche und benutzerdefinierte Filter]
Für eine gezielte Datenbanksuche öffnet man einen Kontakt und wechselt in den Bearbeitungsmodus. Es lässt sich in allen verfügbaren Feldern suchen, auch in Unterfeldern wie Notizen.
Über «Benutzerdefiniert» in der Suchleiste kann man komplexe Suchen erstellen – zum Beispiel: Land enthält «China». Dieses Suchergebnis lässt sich unter Favoriten speichern. Man vergibt einen Namen, zum Beispiel «Suche China», und kann die Suche optional als Standard setzen oder mit anderen Benutzern teilen.
Wird die Suche als Standard gespeichert, wird sie automatisch bei jedem Aufruf der App angewendet. Gespeicherte Suchen lassen sich jederzeit kombinieren – etwa durch einen zusätzlichen Filter nach Postleitzahl. So können beliebige Suchlisten erstellt und als Favoriten abgelegt werden.
[08:00 – Gruppierungen]
Für die Strukturierung der Kontakte stehen vordefinierte Gruppierungen zur Verfügung. Man kann zum Beispiel nach Land gruppieren oder nach Stichwörtern. In der Listenansicht lassen sich Gruppen auf- und zuklappen.
[09:08 – Massenaktionen und E-Mail-Versand]
Möchte man einer Gruppe eine E-Mail oder SMS schicken, wählt man die entsprechenden Kontakte aus – entweder einzeln oder gruppenweise. Anschliessend erscheint das Menü «Aktion», über das man eine E-Mail oder SMS an alle selektierten Kontakte versenden kann.
[10:06 – Aktionen und Export]
Das Menü «Aktion» wird sichtbar, sobald Partner ausgewählt sind. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
- Exportieren: Man wählt die gewünschten Felder aus, überführt sie per Klick auf «+» in die Exportliste und lädt die Daten als Excel- oder CSV-Datei herunter. Die Auswahl lässt sich als Exportvorlage speichern.
- Archivieren / Dearchivieren
- Löschen
- Zusammenführen: Wird in einem separaten Video behandelt – dient zur Zusammenführung von Duplikaten.
- E-Mail senden
- SMS versenden (sofern ein SMS-Konto eingerichtet ist)
- Portalzugriff gewähren: Details dazu sind im Video «Kundenportal» zu finden. Kurz gesagt: Kontakte ohne Portalzugriff sind einfache Datenbankeinträge; Kontakte mit Portalzugriff erhalten Zugang zum Kundenportal.
[11:57 – Anzahl der angezeigten Einträge]
Die Anzahl der angezeigten Einträge lässt sich individuell einstellen – zum Beispiel auf 20, 80, 200 oder 500 Einträge pro Seite. Das ist besonders nützlich, wenn man bei grossen Datenmengen viele Kontakte auf einmal selektieren und bearbeiten möchte. Standardmässig werden 80 Einträge angezeigt.
[12:58 – Nachrichten versenden und Aktivitäten planen]
Möchte man einem Kontakt eine Nachricht schicken, öffnet man den Kontakt und klickt auf «Nachricht senden». Die E-Mail-Adresse wird automatisch geladen. Man verfasst den Text, fügt optional Emojis hinzu und sendet die Nachricht ab.
Ein rotes Symbol zeigt an, dass die Nachricht nicht korrekt versendet wurde – zum Beispiel weil kein E-Mail-Server angebunden ist. Ein graues Symbol bedeutet, dass die Nachricht erfolgreich verschickt wurde. Je nach Einstellung sieht man auch, ob die Nachricht gelesen wurde.
Nach dem Versand einer Nachricht lässt sich direkt eine Aktivität planen, damit nichts vergessen wird – zum Beispiel: Aktivitätstyp «Termin», Betreff «Angebotsbesprechung», zugewiesen an sich selbst oder eine andere Person, mit einem Fälligkeitsdatum in zwei Tagen.
Nach dem Planen erscheint ein grünes Symbol beim Kontakt. In der Kontaktübersicht kann man die offenen Aktivitäten unter «Zu erledigen» einsehen.
[15:33 – Detailansicht eines Kontakts]
Im Bearbeitungsmodus eines Kontakts sieht man alle verfügbaren Felder. Diese lassen sich mit Daten befüllen. Tags können auch mit Farben versehen werden. Das ist weitgehend selbsterklärend. Auch direkt aus der Detailansicht lassen sich Aktivitäten planen.
[16:11 – Interne vs. externe Nachrichten]
Es gibt zwei Arten von Nachrichten:
- Externe Nachrichten (über «Nachricht senden»): Diese werden an den Kontakt verschickt und sind nach aussen sichtbar.
- Interne Notizen: Diese sind nur intern sichtbar und werden nicht nach aussen verschickt.
In der Kommunikationshistorie eines Kontakts werden beide Typen unterschiedlich dargestellt – externe Nachrichten mit einem Versandsymbol, interne Notizen entsprechend markiert, geplante Aktivitäten ebenfalls separat ausgewiesen. So entsteht eine vollständige Protokollierung aller Vorgänge.
[17:28 – Dateianhänge und Dokumentenverwaltung]
Jedem Kontakt können Dateien angehängt werden – zum Beispiel Bilder, Logos, PDFs oder Verträge. Die Dateien lassen sich direkt hochladen und anschliessend wieder aufrufen und ansehen. Das System bietet damit eine einfache Dokumentenverwaltung pro Kontakt.
[18:12 – Beobachter und Abonnements]
In der Detailansicht sieht man, wer den Kontakt beobachtet – also wer über neue Aktivitäten informiert wird. Standardmässig sind das die Person, die den Kontakt angelegt hat, sowie der Kontakt selbst.
Weitere Personen aus dem eigenen Unternehmen können als Beobachter hinzugefügt werden. Dazu klickt man auf «Abonnement hinzufügen», wählt eine Person aus der Liste aus und kann ihr optional eine individuelle Begrüssungsnachricht mitgeben. Beobachter lassen sich auf demselben Weg auch wieder entfernen.
[19:22 – Abschluss]
Das waren die wichtigsten Funktionen der App Kontakte. Weitere Funktionen, die auf Kontakten aufbauen – wie Verkauf, Portalzugang und mehr – werden in den jeweiligen separaten Videos behandelt.
Danke und bis zum nächsten Video.