TRANSKRIPT
[00:00 – Einführung in E-Mail-Vorlagen]
Hallo zu diesem Video von OpenBiz. In diesem Video geht es um E-Mail-Vorlagen.
Wie wir bereits im Video zum Massenversand gesehen haben, gibt es E-Mail-Vorlagen, die unter anderem bei Kontakten verwendet werden können.
[00:31 – E-Mail-Editor und Vorlagen aufrufen]
Öffnen wir jetzt einen Kontakt und gehen zu Nachrichten. Mit diesem Knopf öffne ich den Vollkomposer, also den Editor für E-Mail-Nachrichten. In diesem Editor haben wir die Möglichkeit, durch Eingabe eines Schrägstrichs vordefinierte Überschriftenformate und strukturierte Designvorlagen für Textelemente abzurufen. Wir können ausserdem einen Trenner, eine Tabelle oder Zitate einfügen. Unter anderem lässt sich auch ein Button erstellen, der auf ein Angebot, eine Webseite oder einen Shop verlinkt.
Jetzt möchten wir uns den gespeicherten Vorlagen widmen. Unter dem Bereich Vorlagen sind alle E-Mail-Vorlagen abgelegt, die bereits erstellt wurden. Das heisst, ich habe dort eine Gestaltung oder auch einfachen Text erstellt und diesen mit dem Knopf als neue Vorlage gespeichert. Aus all diesen Einträgen wird die Liste aufgebaut.
[02:03 – Aufbau und Benennung von Vorlagen]
Der Name einer Vorlage entspricht immer dem Betreff. Das heisst, wenn ich einen Betreff eingebe und die Nachricht als Vorlage speichere, erscheint dieser Betreff als Titel in der Liste. Deshalb ist es wichtig, beim Erstellen einer Vorlage einen aussagekräftigen Titel zu wählen, damit auch die Mitarbeitenden sofort verstehen, worum es bei dieser Vorlage geht.
Als Beispiel öffne ich jetzt die Vorlage Sommeraktion Prima One. Hier sehen wir eine strukturierte Nachricht mit einem Action-Button.
[02:56 – Vorlagen in verschiedenen Apps verwenden]
Diese Vorlagen können überall verwendet werden: in einer einzelnen Kontaktnachricht genauso wie beim Massenversand. Wenn ich im Bereich Verkauf ein Angebot öffne, stehen mir dort ebenfalls die Knöpfe E-Mail versenden und Nachricht senden zur Verfügung.
Was ist der Unterschied? Der Knopf E-Mail versenden greift auf eine strukturierte Vorlage mit Variablen zurück. So wurde beispielsweise automatisch die Angebotsnummer in die Betreffzeile eingefügt und das Angebot inklusive Betrag in den Nachrichtentext übernommen. Das sind systemseitig hinterlegte E-Mail-Vorlagen, bei denen auch konfiguriert ist, dass ein PDF des Angebots erzeugt und dem E-Mail angehängt wird. Zusätzlich kann manuell eine weitere Datei angehängt werden.
[04:19 – Systemvorlagen und Administratorzugang]
Die Vorlage, die bei diesem Knopf automatisch verwendet wird, heisst Kundenauftrag per E-Mail senden. Als Administrator siehst du hier einen Knopf, der direkt zur entsprechenden E-Mail-Vorlage führt.
Wenn du diese Vorlage öffnest, gelangst du in einen sensiblen Bereich. Du siehst dort Variablen, und wenn du eine davon versehentlich löschst, funktioniert die Vorlage nicht mehr korrekt, da diese Variablen für die automatische Befüllung notwendig sind.
Konkret bedeutet das: Den Titel darfst du anpassen, das ist unbedenklich. Die blauen Bereiche und alle sichtbaren Variablen solltest du jedoch nicht verändern, da sonst keine Daten mehr geladen werden können. Sollte trotzdem etwas unbeabsichtigt verändert worden sein und beim nächsten Aufruf eine Fehlermeldung erscheinen, kannst du uns kontaktieren. Wir stellen die Ursprungsvorlage technisch wieder her. Wenn du spezielle textliche Anpassungen wünschst, kannst du diese per Support-Ticket bei uns melden und wir implementieren deinen gewünschten Text neben den funktionalen Variablen.
[06:18 – Anwendungsbeispiel: Follow-up zu einem Angebot]
Schauen wir uns nun eine praktische Anwendungsmöglichkeit für E-Mail-Vorlagen an. Neben dem standardmässigen Versand des Angebots-E-Mails möchte ich beispielsweise eine oder zwei Wochen später ein Follow-up senden. Dazu gehe ich auf Nachricht senden, öffne den Editor, wähle eine passende Vorlage aus, zum Beispiel Angebot für Schnellentscheider, und der Inhalt wird direkt übernommen.
Ich kann die Nachricht noch individuell anpassen, etwa mit dem Namen der Person oder einer persönlichen Anrede. Oder ich lasse sie so und versende sie direkt. Der Empfänger erhält dann das Angebot mit einem Anreiz für eine schnelle Entscheidung. Das ist eine typische Anwendung, wie E-Mail-Vorlagen sinnvoll eingesetzt werden können.
[08:00 – Weitere Anwendungsfälle und Fazit]
Das Gleiche gilt natürlich, wenn regelmässig ähnliche Anfragen über Kontakte eingehen, beispielsweise zu Lieferterminen, Lieferbedingungen oder Vertragsunterlagen. Für solche wiederkehrenden Situationen legt man eine Vorlage an, lädt diese bei Bedarf und verschickt sie, ohne jedes Mal das E-Mail neu erstellen zu müssen.
Dasselbe Prinzip gilt in anderen Apps: Im Bereich Verkauf können Vorlagen für Angebotserinnerungen oder Early-Bird-Aktionen erstellt werden. Im Bereich Abrechnung eignen sich Vorlagen für Zahlungsaufforderungen oder Dankesschreiben. Und auch im Bereich Einkauf lassen sich wiederkehrende E-Mails an Lieferanten als Vorlagen anlegen, um Informationen schnell und einheitlich zustellen zu können.
Zusammenfassend haben wir gesehen: Vorlagen für E-Mails können mit dem Editor erstellt, in verschiedensten Apps eingesetzt werden und helfen dabei, die Arbeitsgeschwindigkeit deutlich zu steigern und den täglichen Aufwand zu reduzieren.
Danke und bis zum nächsten Video.