Konzept & Begriffe

Die Terminreservierung das eine Vereinbarung zur Inanspruchnahme einer bestimmten Dienstleistung / Ressource zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort darstellt. Die Hauptelemente einer Reservierung sind: Ressourcentyp, Ressourcen, Service, Zeit und Kunde.

Die Vorreservierung ist eine Reservation, die noch nicht bestätigt ist. Sie wird normalerweise verwendet, um ein bestimmtes Zeitfenster einer bestimmten Ressource zu blockieren. Eine Vorreservierung wird erstellt nach der Auswahl eines Zeitfensters und ist gültig, bis alle Details bestätigt sind oder die Zeit für die Vorreservierung abgelaufen ist.

Ressourcentyp ist ein Kernobjekt, das die Besonderheiten des Unternehmens festlegt und die mit dem Unternehmen verbundenen Einstellungen speichert. Darüber hinaus werden Informationen über zugehörige Dienste und Ressourcen gespeichert. Auf diese Weise können Sie eine Gruppe von Diensten und Ressourcen voneinander unterscheiden. Beispielsweise können Ressourcentypen bestimmte Unternehmen sein, die Sie verwalten („Schönheitssalon“, „Zahnklinik“, „Friseur“), oder Sie können verschiedene Adressen (Lokationen) des Unternehmens als Ressourcentypen zuweisen.

Ressource – ist ein Kernobjekt, das eine Einrichtung oder eine Person darstellt, deren Zeit für die Bereitstellung einer Dienstleistung berücksichtigt wird. In einer Sprachschule kann beispielsweise ein Klassenzimmer oder ein Lehrer als Ressource dienen.

Service – ist ein Kernobjekt, das definiert, was tatsächlich getan werden soll. Dabei kann es sich beispielsweise um eine „Beratung“, eine „Zahnoperation“, einen „klassischen Haarschnitt“, eine „Miete eines Fahrzeugs der Klasse C“ usw. handeln.

Zeit Vorgaben – Zeitbeschränkungen, wann ein Termin vereinbart werden kann. Auf diese Weise können Sie die maximale und minimale Anzahl an Tagen vor dem Termin festlegen sowie den Zeitpunkt, zu dem ein Termin nicht mehr abgesagt oder verschoben werden kann. Die Zeitfenster werden entsprechend den Zeitanforderungen generiert.

Start Rundung– die Regel zum Runden des Beginns von Zeitfenstern, um zu vermeiden, dass eine Startzeit berechnet wird, die nicht ausführbar ist.

Ressourcen- Alias – eine spezielle Art von Ressource, die als Avatar für eine andere Ressource dient. Wird normalerweise verwendet, um dieselbe Einrichtung oder denselben Mitarbeiter für verschiedene Arten von Arbeit (Ressourcentyp) einzusetzen. Verfügt nicht über eigene Kalendereinstellungen und Verantwortlichkeiten und greift stattdessen auf den Kalender und die Details der Hauptressource zurück (siehe Ressourcen verwalten).

Verantwortlich – der Benutzer, der Termine einer bestimmten Ressource verwaltet und kontrolliert wird im Feld Verantwortlich der zugehörigen Ressource ausgewählt. Beispielsweise ist Mitchell Admin ein Verantwortlicher Benutzer der Ressource Hotel 5 Stars. Wenn ein Mitarbeiter eine Ressource darstellt, dann ist der Benutzer des zugehörigen Mitarbeiters auch ein verantwortlicher Benutzer. Beispielsweise ist unsere Zahnärztin Anita Oliver sowohl die Ressource als auch die verantwortliche Person.

Arbeitskalender – ein Arbeitszeitmuster, das den Mitarbeitern zugewiesen wird. Stellt ein Mitarbeiter eine Ressource dar, so wird seine Arbeitszeit zur Generierung verfügbarer Zeitfenster verwendet.

Kalender – ein Standard-OpenBiz-Kalender, der zum Planen Terminen (geschäftlich oder privat) in der Organisation verwendet wird.

OpenBiz Events – ein Termin, der über den OpenBiz - Eventkalender registriert wird und bei entsprechender Konfiguration bestimmte Zeiten für die Generierung von Zeitfenstern nicht verfügbar macht.

Globale Abwesenheiten – die Zeit, in der das Unternehmen nicht arbeitet.

Persönliche Freizeit – die Zeit, zu der ein Mitarbeiter Urlaub/Urlaub/Freitag nimmt.

Ressourcenauswahl – die Terminverteilung zwischen den Ressourcen basierend auf der gewählten Ressourcenzuteilungsmethode.

Ressourcenzuteilungsmethode – die Art und Weise/der Algorithmus zur Verteilung der Termine auf Ressourcen. Die Verteilungsmethode wird in Fällen angewendet, in denen die automatische Ressourcenauswahl gewählt wird. Oder wenn der Kunde nicht zwischen den Ressourcen wählen kann und mehrere oder alle auswählt. Sie können Ressourcen nach Arbeitslast, Terminnummer und Reihenfolge konfigurieren und verteilen.

Extra Ressourcen notwendig – die zusätzlichen Ressourcen zur Bereitstellung des Dienstes. Bei der Buchung (sowohl im Backend als auch im Portal) berücksichtigt das System nicht nur Kalender der Hauptressource, sondern auch der Zusatzressourcen. Damit das Zeitfenster buchbar ist, sollten sowohl die Haupt- als auch die Zusatzressourcen frei sein.

Extra-Service-Kalender – ein Kalender, der die Tage und die Uhrzeit angibt, an denen ein Service verfügbar ist. Der Service wird an der Schnittstelle zwischen Ressourcen- und Servicekalender buchbar sein.

Servicedauer – die Zeit, die für die Bereitstellung eines bestimmten Dienstes erforderlich ist. Kann in Stunden und Tagen definiert werden.

Manuelle Dauer – die Zeit für die Bereitstellung des Dienstes, die während des Planungsprozesses sowohl im Backend als auch im Frontend manuell ausgewählt wird.

Slots Stufe – der Schritt, mit dem die Zeitfenster generiert werden, ermöglicht eine flexible Buchung der Zeit.

Checkout-Zeitraum – die Zeit, die zum Abschluss der Reservierung erforderlich ist, ohne dass der Kunde daran teilnehmen muss. Mit dieser Einstellung können Sie dem Kunden anzeigen, wann er mit der Inanspruchnahme der Dienstleistung fertig sein sollte. Gleichzeitig wird die Ressource für die gesamte ausgewählte Zeit gesperrt.

Start Rundung – die Regel zum Runden des Beginns von Zeitfenstern, um zu vermeiden, dass ein Start berechnet wird, der Ihnen nicht gefällt.

Neuplanung – ist der Prozess der Änderung der Details des bestehenden Termins. Es ist möglich, einen anderen Ressourcentyp, eine andere Ressource, einen anderen Service und ein anderes Zeitfenster auszuwählen.

Nummerierung von Terminen – die Nummerierungslogik (Suffix, Präfix, Schritt usw.) von Terminen.

Interner Benutzer – ein Benutzer, der Zugriff auf das OpenBiz - Backend und seine funktionalen Apps hat. Um auf die Termine zugreifen zu können, muss dem Benutzer auch eine der zugehörigen Rollen zugewiesen sein.

Portalbenutzer  – ein registrierter Benutzer, der Zugriff auf das OpenBiz-Portal hat, aber nicht auf das OpenBiz-Backend zugreifen kann. Kann auf die Website-Terminbuchungsseite zugreifen, sofern konfiguriert. Sieht nur veröffentlichte Ressourcentypen, Ressourcen und Dienste.

Öffentlicher Benutzer – jeder Website-Besucher, der sich nicht bei OpenBiz angemeldet hat. Kann auf die Website-Terminbuchungsseite zugreifen, sofern konfiguriert. Sieht nur veröffentlichte Ressourcentypen, Ressourcen und Dienste.

Backend – die Verwaltung, die für interne Benutzer eingeführt wurde, denen eine der Terminrollen zugewiesen ist, um die Termine anzuzeigen und zu verwalten und die Elemente des Planungsprozesses zu konfigurieren.

Website  – Webseite für Portal- und öffentliche Benutzer zur bequemen Terminvereinbarung.

Portalseite – Die Portalbenutzer können geplante Termine einsehen und verwalten sowie mit den Unternehmensvertretern Kontakt aufnehmen.

Terminalarme – Pop-ups, E-Mails und SMS-Benachrichtigungen, die ausgewählte Benutzergruppen an den bevorstehenden Termin erinnern.

Bestätigungs-E-Mail – die E-Mail, die den Termin bestätigt und die Details dazu enthält. Es wird gesendet, wenn ein Manager/ein Kunde einen Termin bucht und wenn ein Termin verschoben wird.

Bewertungs-E-Mail – eine E-Mail, um Feedback vom Kunden anzufordern. Der Versand erfolgt automatisch, sobald der Termin als erledigt markiert ist.

Follower – Benutzer, die auf dem Laufenden bleiben und bestimmte Arten von Benachrichtigungen über einen bestimmten Termin oder alle Termine eines bestimmten Objekts erhalten möchten.

Externe Follower – Follower, die keinen Zugriff auf das OpenBiz-Backend haben. Zum Beispiel unsere Kunden.

Interne Follower – Benutzer, die Zugriff auf das OpenBiz-Backend und seine funktionalen Apps haben und als Follower zu einem Termin hinzugefügt werden. Zum Beispiel Abigail Peterson, unsere Terminmanagerin.

Website-Reservierung – der Planungsprozess über den Assistenten auf der Website-Seite für Termine. Der Planungsprozess ähnelt dem im Backend.

Vorreservierungs-Timer – ein Timer, der erscheint, sobald das Zeitfenster ausgewählt wird. Es ermöglicht die Erstellung einer Vorreservierung für ein bestimmtes Zeitfenster, sodass niemand anderes es reservieren kann, bis die Zeit abgelaufen ist oder der Kunde die Reservierung bestätigt .

Checkout-Zeitraum – ein Timer, der so konfiguriert werden kann, dass er erscheint, sobald die Reservierung bestätigt wurde. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Kunde eine echte E-Mail/Telefonnummer verwendet, um eine Reservierung zu buchen (siehe 6. Bestätigung der Reservierung).

Verkaufsauftrag – ist ein vom Verkäufer erstelltes Dokument, in dem die Einzelheiten des Termins und optional einige vom Kunden bestellte ergänzende Produkte aufgeführt sind (siehe Universelle Termine: Verkäufe).

Preismethode – ist die Art und Weise, wie der Preis für Termine berechnet werden kann. Es wird pro Ressourcentyp angegeben. Die möglichen Optionen sind: für die geplante Dauer, die verfolgte Dauer und pro Einheit (siehe Konfigurieren von Preismethoden).

Preisliste – ist ein Objekt, das Regeln enthält, nach denen die Unternehmenspreise angepasst werden. Es kann einen Rabatt oder eine Regel enthalten, den Preis in einer anderen Währung anzuzeigen. Preislisten können Portalbenutzern zugewiesen werden (siehe Preise & Preislisten).

Ergänzende Produkte – sind Produkte im Zusammenhang mit einer bestimmten Dienstleistung, die den Kunden ebenfalls interessieren könnten.